Associazione Credit Managers Italia - Credit Manager - Principali cause di difficoltà dell'impresa

Il C.M. esercita i poteri derivanti dal contenuto della funzione attraverso una procura specifica con le seguenti caratteristiche :

- riscuotere i crediti vantati dal mandante nei confronti di chiunque

- pattuire interessi

- partecipare alle votazioni e ai comitati dei creditori

- costituire ed accettare tutte le forme di garanzia a favore della mandante

- far elevare protesti ed esercitare l'azione cambiaria

- stipulare contratti per cedere crediti costituiti da fatture

- rappresentare la società e promuovere cause in tutti i gradi di giurisdizione allo scopo di

ottenere il pagamento di crediti

- depositare domande di ammissione al passivo di fallimenti

A meno che non si operi nel dettaglio, le vendite a credito sono inevitabili. Il ruolo della concorrenza, la generosità dei termini di pagamento correlata al margine lordo del profitto determinano l'ammontare del credito commerciale.

Principali cause di difficoltà dell'impresa :

1 - Difficoltà dei clienti che non pagano il dovuto 18%

2 - Scorte elevate   10%

3 - Soppressione del credito bancario 10%

4 - Decesso o malattia dell'imprenditore 9%

5 - Cattiva contabilità o non conoscenza dei costi    8%

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Panorama internazionale dei pagamenti

Giorni di credito totali Giorni di ritardo

Norvegia 27 Norvegia 6

Finlandia  29 Spagna 6

Svezia   32 Svezia 7

Danimarca   34 Danimarca 7

Germania 34 Austria 8

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ITALIA 93 ITALIA 22

Portogallo    91 Portogallo 41

Grecia   94

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Media Europa 53 Media Europa 14

Il C.M. è crocevia di varie attività interne ed esterne all'azienda.

Rapporti Interni  Rapporti Esterni

Direzione generale Clienti

Direzione e linea Commerciale Agenti

Direzione e linea Finanziaria   Istituti di credito

Direzione e linea Amministrativa  Consulenti

Centro Elaborazione Dati  Enti Pubblici

Servizi Legali e Fiscali Giudici, Curatori, Commissari Giudiziali

Servizi Organizzazione e Personale  Società di Assicurazione/Factoring

Organizzazione

Il C.M. decide l'assetto organizzativo del propri servizio, valuta e propone il fabbisogno di personale, mezzi e strumenti, stabilisce criteri, parametri e metodologie tecniche di applicazione, in armonia ed interrelazione con le altre unità organizzative dell'azienda.

Il C.M. assicura lo studio, la stesura e la periodica revisione di norme e regole aziendali nella materia di competenza, e partecipa in modo determinante al relativo processo di informatizzazione.

Controlla continuamente la situazione creditoria globale e analitica della società, l'applicazione ed esecuzione degli accordi con i clienti ed il rispetto delle norme e procedure interne, evidenziando i comportamenti difformi e disponendo i necessari correttivi.

La gestione delle attività commerciali

Selezione e affidamento  Reporting

Autorizzazione ordini   Sollecito e recupero

Presupposti

I. Il Credit Manager deve avere un sistema informativo valido

II.   Contrattualistica e modulistica

III.Procedura ordini snella

IV.Sistema pagamenti efficiente

I.    Il sistema informativo

Ordini (anche "remote") : non saranno più tramite fax o telefono, ma via Internet

Magazzini on line : ci sono solo più quasi magazzini esterni

Fatture : c'è l'invio telematico

Il sistema SAP è quello più all'avanguardia nel mondo : non esiste però ancora nesusun vincolo tra il sistema di credito e l'attività di ordini

II. Contrattualistica e modulistica

Moduli d'ordine, contratti, ecc...

Condizioni generali di vendita

- la merce viaggia a rischio del cliente

- se non si paga, si applica l'interesse di mora e il fornitore può rescindere il contratto

- trasferimento di proprietà

- clausole di risoluzione

Il patto di riservato dominio stabilisce che la proprietà è del cliente solo quando il bene è stato completamente pagato.

Per ogni contratto e per ogni tipo di vendita ci sono clausole diverse.

III. Procedura ordini

Inserimento ordine cliente Accantonamento merce

Verifica condizioni commerciali se OK, segnalazione a credito

Verifica condizioni credito se OK, stampa ordine a magazzino

Preparazione merce consegna

IV. Sistema pagamenti efficiente

Pagamenti elettronici

Collegamento elettronico con sistema bancario

Registrazioni automatiche

- risparmio man-power

- tempestività

Futuro della Funzione del Credit Manager

Competenze orizzontali e gestionali (commerciale/finanziario)

Sviluppo degli strumenti finanziari di supporto alla vendita

Outsourcing

La prevenzione

La stipulazione di un contratto di vendita con un cliente che prevede il pagamento posticipato rispetto alla consegna della merce, costituisce l'insorgenza di un rischio corrispondente al debito del cliente e al tempo di dilazione del pagamento.

Il rischio può essere :

ECONOMICO-PATRIMONIALE : per il mancato incasso dovuto alla inaffidabilità del cliente

FINANZIARIO : nel caso di forniture ad enti pubblici o di aziende primarie, che danno garanzia di solvibilità, ma in un tempo piuttosto dilazionato.

La prima operazione da fare consiste nell'informarsi sull'affidabilità del cliente che si intende servire. Le fonti sono diverse :

informazioni della forza vendita

informazioni commerciali

informazioni bancarie

associazioni di categoria

esami di bilancio

visite presso il cliente

esperienza pregressa

statistiche interne

In seguito a questa analisi si stabiliscono dei parametri di "affidabilità" dei clienti che si distinguono in parametri di primo, secondo e terzo livello.

A questo punto si stabilisce una linea di credito da concedere alla clientela che differisce a seconda delle informazioni che si sono fin qui assunte.

Il FIDO è il livello massimo di rischio teoricamente accettabile che l'impresa decide di assumersi nei confronti di ogni cliente con cui esiste un rapporto di fornitura che preveda un pagamento dilazionato nel tempo.

Il processo di assegnazione e gestione del fido può essere ripartito in 4 fasi distinte :

ISTRUTTORIA - PROPOSTA - ASSEGNAZIONE - REVISIONE

La gestione

Se rispettate puntualmente, le condizioni di pagamento permettono di ottenere il risultato economico/finanziario previsto nel budget.

Alcuni aspetti che è bene sottolineare sono i seguenti :

Il TERMINE, ovvero la lunghezza del periodo concesso al cliente per effettuare il pagamento

La MODALITA', cioè il mezzo tecnico prescelto per trasferire il pagamento dal cliente all'azienda

La DECORRENZA, cioè la data a partire dalla quale viene conteggiato il termine

La DOMICILIAZIONE della Società, vale a dire il luogo dove si estinguerà l'obbligazione di pagamento del cliente

Lo SCONTO, cioè l'eventuale compenso riconosciuto o da riconoscere al cliente contro effettuazione del pagamento a data convenuta

La DOMICILIAZIONE del cliente nel caso di pagamento a mezzo effetti, cioè la banca presso la quale gli effetti devono essere presentati all'incasso

Il recupero dei crediti

Nonostante sia stato fatto un buon lavoro, si possono sempre verificare degli insoluti.

Le "azioni di sollecito" intervengono ai fini del recupero dei crediti scaduti al fine di contenere gli oneri finanziari provocati dal ritardo o, peggio, dl mancato incasso dei crediti.

Le azioni di sollecito possono essere molteplici : estratto conto, lettere di sollecito, telefonate, fax, telex, telegrammi, incontro diretto

Se i mezzi finanziari del cliente sono insufficienti, è evidente che tutti i solleciti di pagamento e le relative minacce che si possono fare non avranno alcun esito. E' importantissimo quindi cercare di capire quanto lungo sarà il periodo di prevista difficoltà, in modo da tenerne conto nel momento di determinazione di un piano di rientro programmato

Un credito è in contenzioso quando trascorso il termine di scadenza contrattuale, a nulla sono valse le attività di recupero in precedenza analizzate.

Il reporting

Il REPORT può essere definito come l'insieme di informazioni (dati, notizie, risultati d'analisi, ecc...) reperite da una o più fonti e messe insieme al fine di evidenziare sinteticamente, in forma numerica piuttosto che grafica, una specifica situazione.

I reports operativi sono utilizzati dal responsabile della gestione dei crediti commerciali, e servono per meglio gestire la totalità dei crediti o una parte di essi. Devono avere le caratteristiche di chiarezza e inequivocità. Tutti i reports operativi hanno la caratteristica di avere la massima priorità in quanto devono essere analizzati dal responsabile del credito o dai suoi collaboratori e tempestivamente inoltrati ai vari responsabili di vendita.

I reports di controllo sono dei reports elaborati dal responsabile del credito sulla base dei dati evidenziati dai reports operativi.

Il DSO costituisce la misura più nota dell'efficacia nella riscossione dei crediti e rappresenta il tempo di pagamento dei clienti in giorni di vendita. Viene calcolato facendo il rapporto tra i crediti complessivi, a un dato periodo, e le vendite giornaliere a credito effettuate nello stesso periodo.

DSO = CR / ( V / P )  CR : monte crediti verso clienti

V : vendite a credito effettuate nel periodo di osservazione

P : periodo di riferimento per il calcolo