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L’AdV DETTAGLIANTE - L’ASPETTO GIURIDICO - LA RESPONSABILITÀ DELL’AGENZIA

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L’AdV DETTAGLIANTE - L’ASPETTO GIURIDICO - LA RESPONSABILITÀ DELL’AGENZIA

L’AdV DETTAGLIANTE

È un’agenzia che svolge attività di intermediazione. Infatti, i TO e gli alberghi usano per la vendita dei loro prodotti o servizi il canale lungo, ovvero il tramite dell’agenzia. Oggi, però, in alcuni casi, ci sono anche forme di vendita diretta, perché il TO fa parte di gruppi aziendali con all’interno agenzie intermediarie.

L’AdV non vende  solo pacchetti viaggio dei TO, ma anche biglietteria ferroviaria, aerea, marittima, servizi di autonoleggio, biglietti di concerti (a volte).

L’AdV può anche svolgere un’attività di produzione, diventando così un Tour Organizer. Produce viaggi su domanda della clientela; in questo modo non avrà il rischio dell’invenduto. Il TO, invece, prepara pacchetti per clienti-tipo. A parità di servizi, il prezzo di un pacchetto viaggio a domanda è più alto rispetto ad un pacchetto realizzato dai TO. Questo perché il TO acquista grandi quantità di camere, posti su aerei per un certo periodo di tempo, il cosiddetto “vuoto per pieno”. Il TO dovrà poi riuscire a riempire tutti i posti e le camere da lui acquistati. Sono i cosiddetti contratti pesanti, che permettono ai TO di acquistare dei servizi in blocco a prezzi inferiori rispetto alla vendita di singoli servizi, e questo determinerà poi il minor prezzo del pacchetto. L’AdV invece acquista di volta in volta dei prodotti singoli.



L’AdV svolge quindi attività di:

-  INTERMEDIAZIONE (vendita per conto altrui)

- PRODUZIONE DI PACCHETTI VIAGGIO o di SERVIZI DI ACCESSO E ACCOGLIENZA (quando si hanno rapporti di collaborazione reciproci con altre agenzie consorelle o corrispondenti per organizzare transfer o soggiorni nelle località d’arrivo dei turisti)

Agenzie consorelle – fanno parte dello stesso gruppo aziendale = gruppo di aziende collegate perché tutte controllate da un’azienda madre/capogruppo (Holding). Tutte le aziende sono SpA e l’azienda madre detiene il 51% per cento delle azioni di ognuna. Queste risultano quindi essere consorelle e possono collaborare.

Agenzie corrispondenti – quando un’agenzia stipula contratti di corrispondenza con altre agenzie indicando i termini di collaborazione.

L’AdV dettagliante agisce con un MANDATO (atto per dare l’incarico di poter agire con o senza rappresentanza).

Se è un Tour Organizer l’autorizzazione vale un anno e poi è tacitamente rinnovabile con il versamento di una tassa. Inoltre l’AdV deve versare obbligatoriamente un deposito cauzionale in titoli di stato (p. 30)

L’ASPETTO GIURIDICO

Per aprire un’AdV bisogna chiedere l’autorizzazione alla Provincia, che deve accertare la presenza dei requisiti necessari:

- ci dev’essere un direttore tecnico (lo si diventa con un esame della Regione) che vale solo per un’agenzia

- il locale dev’essere dichiarato idoneo

- la persona che fa domanda di apertura AdV deve aver la fedina penale pulita

Ci si rivolge alla Provincia perché in materia turistica la Regione ha delegato il compito alla Provincia. Quindi ora decide la Provincia per le autorizzazioni delle agenzie, delle guide turistiche, ecc

L’AdV opera in maniera diversa a seconda del servizio che offre.

Quando vende SERVIZI ALBERGHIERI o BIGLIETTERIA, ecc

-  il viaggiatore chiede la prenotazione di un servizio alberghiero, soggiorno, ecc

- l’AdV emette un voucher, in questo caso a forfait

- il viaggiatore paga l’importo prestabilito all’AdV

- il viaggiatore presenta il voucher in albergo e ha diritto a ricevere un determinato servizio

- al termine del soggiorno l’albergo presenta il conto al viaggiatore, che però non paga, in quanto aveva già pagato tutto all’AdV (paga solo gli extra)

- poi l’albergo chiede all’AdV con un estratto conto di versargli quanto incassato per suo conto

- l’AdV emette una fattura provvigione e invia il saldo all’albergo (quanto incassato dal viaggiatore), trattenendo però la provvigione

L’AdV emette 1 voucher e 1 fattura provvigione (perché svolge un servizio per conto dell’albergo)

Fattura provvigione emessa da AdV su albergo. A favore dell’AdV, a carico dell’albergo.

Voucher a forfait – L’AdV incassa l’intero importo del soggiorno

Voucher a deposito -  l’AdV incassa solo un acconto

Si concorda con il cliente il tipo di voucher da emettere

Quando vende PACCHETTI VIAGGIO dei TO

-  il viaggiatore chiede un pacchetto viaggio

- l’AdV entra in contatto con il TO

- il TO vende il pacchetto ed emette una fattura sul viaggiatore (vedi D. Lgs. 111/95)

- il viaggiatore paga tutto all’AdV prima di partire

- il TO dovrebbe chiedere all’AdV quanto incassato per suo conto. Per accelerare i tempi il TO fa tutto sa sé, senza aspettare la fattura provvigione

- il TO emette un’autofattura per provvigione

Autofattura emessa da TO su AdV. A carico del TO. Chiede poi il pagamento per bonifico.

LA RESPONSABILITÀ DELL’AGENZIA   p. 40

L’AdV è responsabile solo per ciò che fa:

- per le attività di sua competenza

- per aver fatto bene la prenotazione, aver compilato correttamente tutti i documenti necessari, ecc

La clientela può presentare il proprio reclamo presso l’AdV. Poi bisogna vedere di chi è la colpa.

L’AdV è obbligata in solido, ovvero risponde per i risarcimenti; ma se la colpa non è sua può rivalersi nei confronti del TO, che può a sua volta rivalersi nei confronti del fornitore.

LA FORMA GIURIDICA E LA STRUTTURA OPERATIVA   p. 40

Di solito l’AdV dettagliante è di piccole dimensioni (società di persone, aziende individuali, SpA di un gruppo). È divisa in varie aree:

-  AREA TECNICA = attività di intermediazione

- AREA AMMINISTRATIVA = contabilità (ci si può appoggiare anche a de gli uffici commercialisti esterni)

- AREA COMMERCIALE E MARKETING = rapporto con i clienti. In un’AdV dettagliante di piccole dimensioni è quasi inesistente

ASPETTO ECONOMICO, FINANZIARIO, PATRIMONIALE DELLE AdV

SCHEMA GENERALE

STATO PATRIMONIALE   (descrive l’azienda)                                                CONTO ECONOMICO

IMMOBILIZZAZIONI (investimenti) – edificio, arredamento, terreno, oggetti (elementi che durano nel temo)

ATTIVO CIRCOLANTE – beni non durevoli

                                   - disponibilità liquide = soldi

                                   - crediti  = soldi avanzati dai clienti (fatture provvigioni)

                                   - rimanenze = merce non ancora venduta

Nelle AdV NON il servizio che fa (non può immagazzinare i servizi  d’intermediazione), perché sono servi e non merci

AdV


Fattura per provvigione

CLIENTI

FORNITORI


Si rilascia la fattura di vendita                            si riceve una fattura d’acquisto

ALBERGO, TO, VETTORI                             FORNITORI DELLE SPESE GENERALI

                                                                (elettricità, tasse, ecc)

Se l’AdV vuole rivendere un pacchetto del TO per sua volontà, lo acquista dal TO.

Quindi il TO diventa il Fornitore e il pubblico il Cliente

Crediti – fatture provvigioni

Debiti -  somme riscosse dai viaggiatori, poi trasmesse ad albergo/TO/vettore. Il denaro non è dell’AdV , ma lei cercherà di trattenerlo il più possibile  e di protrarre i versamenti in modo da avere una grossa disponibilità

STATO PATRIMONIALE (descrizione azienda con le sue proprietà)              CONTO ECONOMICO

          cauzioni

Gestione finanziaria

Prospetti consultabili da chi vuole entrare in contatto con l’azienda (sono pubblici per SpA). Si ricava:

- la gestione finanziaria (denaro)

- la gestione patrimoniale (beni che si possiedono)

GESTIONE ECONOMICA

COSTI – cancelleria, bollette, spese pubblicitarie, personale, costi d’agenzia, affitto (+ costo acquisto pacchetto)

RICAVI – provvigioni, vendita spazi pubblicitari (+ benefici d’agenzia)

SERVIZI D’AGENZIA – servizi resi tra agenzie (transfer, accoglienza, accesso) = Prezzi confidenziali

GESTIONE PATRIMONIALE

IMMOBILIZZAZIONI = beni immobili che durano nel tempo (edificio, PC, mobili, telefono, cauzioni)

p. 51 Cauzione – si versa una volta sola alla Regione al momento dell’apertura, ai vettori aerei (IATA) e FS. È obbligatoria e necessaria

ATTIVO CIRCOLANTE:

- RIMANENZE = merce non venduta (cataloghi, depliant, materiale pubblicitario, cancelleria, documenti di viaggio in bianco/voucher)

L’AdV vende un servizio di intermediazione (immateriale)che non può immagazzinare, perché viene utilizzato nel momento in cui viene prodotto

GESTIONE FINANZIARIA (debiti/crediti – disponibilità liquide)

Il denaro che entra non è dell’agenzia, la quale però cerca di trattenerlo il più possibile per i suoi investimenti ed avere gli interessi o per pagare i fornitori. Ha quindi elevatissime disponibilità liquide di denaro non suo tra il momento in cui lo riceve e quello in cui lo versa.

DISPONIBILITÀ LIQUIDE per:      - investimenti

- pagamento debiti a breve termine (pagamento dei fornitori = bollette, tasse, affitto  -  per il funzionamento dell’attività)

CREDITI = verso i clienti e consistono nelle fatture provvigioni (sono a carico dei clienti = TO, albergo, vettore), o talvolta nelle spese d’agenzia

DEBITI MEDIO/LUNGO TERMINE = mutui

DEBITI BREVE TERMNI = servizi venduti in proprio (acquistati e poi rivenduti per conto della stessa AdV)

VENDITA DI SERVIZI A PREZZI NETTI (Confidential Tariff)

L’AdV acquista un pachetto-viaggio dal TO (diventa acquirente) con un prezzo confidenziale, noto solo all’AdV e al TO, e che quindi non viene posto a conoscenza del pubblico. L’AdV rivende poi il pacchetto al viaggiatore al prezzo confidenziale + un beneficio d’agenzia. In questo caso il prezzo che applica può essere più basso di quello del TO, e il beneficio d’agenzia può risultare essere minore della provvigione che l’AdV avrebbe ricevuto se avesse svolto solo un servizio di intermediazione e non di vendita in proprio.

                        Acquista                         Vende

TO                       AdV                     Viaggiatore

                   Confidential                    Confidential Tariff

                    Tariff                      + Beneficio Agenzia

Fattura d’acquisto     Fattura di vendita




                    Debito                       Credito

La fattura d’acquisto ricevuta dal TO è un DEBITO

La fattura di vendita rilasciata al viaggiatore è un CREDITO

IVAgrava esclusivamente sul consumatore finale

                               Acquista                               Vende

    PRODUTTORE                                     GROSSISTA                           DETTAGLIANTI                       CONSUMATORI

                              Fattura                                  Fattura

Merce       100 €

IVA              20 €

Totale       120 €

Merce       110 €

IVA               22 €

Totale        132 €


COSTO                                                                                               RICAVO

IVA  a credito                                                                                    IVA a debito

L’ha già pagata                                                                                           La deve ancora

allo stato                                                                                           versare allo Stato (si versa ogni

comprando la                                                                                              1 o 3 mesi)

Per le tariffe confidenziali, l’IVA è già inclusa, quindi si fa lo SCORPORO DELL’IVA.

Bisogna tenere registri per fatture d’acquisto e di vendita

merce                                     Utile = 10 x 20% = 2 €

LIQUIDAZIONE IVA                               meccanismo di DEDUZIONE

     IVA  a debito                     22 €                 DA IMPOSTA A IMPOSTA

-   IVA a credito                      20 €

                                                           lg 633/72 = Legge IVA

= IVA da versare           2 €

ASPETTO ECONOMICO, FINANZIARIO, PATRIMONIALE DEI TO  p. 111

TO – produce prodotti chiamati “pacchetti viaggio” per il mercato. Ha un rischio imprenditoriale maggiore di un impresa commerciale perché non può immagazzinare il prodotto, che vende.

Per l’apertura deve chiedere l’autorizzazione alla Regione.

È un’azienda vera e propria, di grandi dimensioni e spesso parte di un gruppo aziendale

CLIENTI

TO

FORNITORI

            COSTI                                                                                                               RICAVI

                                   Fattura d’acquisto                             fattura di vendita

- vettori                                                                                                                 - viaggiatore finale

- alberghi                                                                                                              - AdV (quando acquista

- servizi turistici (accesso, accoglienza)                                                                              un pacchetto per sé

- spese generali                                                                                                                   per venderlo a gruppi)

- AdV (servizio intermediazione con fattura provvigione)

STATO PATRIMONIALE

IMMOBILIZZAZIONI – edificio/struttura, arredamento, materiale d’ufficio, mezzi di produzione di cui è proprietario (albergo, aeromobile, villaggio), cauzioni

ATTIVO CIRCOLANTErimanenze (cancelleria, cataloghi), disponibilità liquide, crediti

TO – accordo con i fornitori – vendita di pacchetti (ENTRATE) – viaggio – pagamento fornitori (USCITE)

Il pagamento dei fornitori avviene dopo aver incassato i soldi dal viaggiatore

ECCEZIONI:

- con i contratti pesanti (allottment) – il fornitore chiede un pagamento anticipato ( il TO però in questo modo ottiene dei prezzi vantaggiosi e l’albergo ha un ricavo anche se non riempie tutte le stanze e scarica il rischio imprenditoriale sul TO. Guadagna un po’ meno , perché vende a prezzo inferiore, ma il ricavo è comunque sicuro.

Possibilità di recesso solo se il TO non riempie tutti i posti entro una certa data.

Vedi free booking e  free sale a pag 94

- se TO di piccole dimensioni – si deve ancora affermare e per questo i fornitori non si fidano  e chiedono il pagamento anticipato

 - rapporti con aziende che pagano solo a date prestabilite. Così il TO anticipa i soldi del pacchetto al TO e poi questi vengono rimborsati dal cliente

DISPONIBILITÀ LIQUIDE – nella situazione ideale sono alte perché il TO prima incassa e poi versa ai fornitori. Le usa per pagare i debiti a breve termine. Si riducono nel caso di contratti pesanti o delle altre eccezioni di cui sopra, ovvero nei casi in cui il TO deve anticipare i soldi ai fornitori.

DEBITI – in confronto dei fornitori. Di solito paga dopo l’incasso

CREDITI – verso clienti (viaggiatori) o verso AdV per vendita di pacchetti alle AdV

GESTIONE ECONOMICA

COSTI – spese generali (personale, affitto), pubblicità, ricerche marketing, pagamento fornitori, provvigioni

RICAVI – prezzo di vendita dei viaggi, servizio di collaborazione con altre agenzie, diritti d’agenzia

IL CONTRATTO DI INTERMEDIAZIONE (CIV)    p. 239

CIV – tra il viaggiatore con l’AdV intermediaria, e assomiglia al mandato con rappresentanza

Ha: - effetti obbligatori perché nasce un’obbligazione (debitore/creditore)

       - effetti reali perché modifica degli atti reali

Fa nascere un primo rapporto tra le parti (viaggiatore e AdV)

AdV è l’intermediario = creditore di una prestazione (svolgere un’attività intermediaria). Compie un contratto in veste di rappresentante del viaggiatore

Il cliente è così in contatto e legato alle parti ricettive e ai vettori. Le sue lamentele sono rivolte agli alberghi e vettori infatti. Sono per l’AdV solo se questa non ha svolto adeguatamente l’attività di intermediazione.

DOPPIA RAPPRESENTANZA – quando l’AdV ha un rapporto preesistente con i  fornitori e quindi agisce anche in nome  e per conto dei fornitori (es: accordi con catena alberghiera per mandargli turisti)

Se l’AdV vende un prodotto no suo e non lo rende presente al turista, quando questo ha dei reclami l’AdV viene considerata come organizzatore del viaggio, anche se non ha organizzato niente.

AdV CON PRODUZIONE PACCHETTI TURISTICI (Tour Operator e Tour Organizer)    p. 242

TO – vende pacchetti tramite AdV intermediarie

TOUR ORGANIZER – vende direttamente ai turisti

CONTRATTO DI ORGANIZZAZIONE DI VIAGGIO     p. 243  

(sul libro e vedi diritto)

BREAK-EVEN POINT

Il TO vende per una clientela ipotetica e deve capire quali sono i suoi gusti. Per questo compie delle ricerche di mercato e opera strategie di marketing.

Deve cercare il n° minimo di viaggi che deve vendere per non operare in una situazione di non-perdita (né utile, né perdita = pareggio)

CT = CR                       costi totali  = ricavi totali       B.E.P.

CT = CF + CV  costi totali = costi fissi + costi variabili

CF = è un costo da sostenere anche a produzione zero (spese generali)

CV = variano a seconda del numero di viaggi che si vende (guida, trasporto, albergo)

RT = P · q         Ricavo totale = Prezzo per quantità

Se vende 300 viaggi à  CT = 900   RT = 800 

                                   CT > RT à perdita

Se vende 1800 viaggi àCT < RT à utile

Costi totali                                                     RT

                                               bep     utile     CT

       RT   3200    ------------------------

       CF     900                             I

                        perdita                           I

                                                  I

                  0

                                               1000                 viaggi

I viaggi che avanza dopo aver superato il bep, può venderli ad altri TO o come last minute a prezzi più bassi, basta che il prezzo vada a coprire il costo variabile di quei viaggi, dato che i costi fissi sono già stati coperti e tutto quello in più rispetto ai costi variabile è guadagno, che va poi ad incrementare l’utile finale.

VERIFICA UGUAGLIANZA

CT = 25000 + 35 · 81.96 = 27867

                                           =

RT = 340 · 81.96            = 37867

CT = 25000 + 35 · 98    = 28430

RT = 340 · 98                = 33320

                                   -------------

                                        4890   UTILE




CALCOLO DEL BREAK-EVEN POINT

CT = RT

CT = CF + CV

CF = K

CV = mx          (costo unitario per n° viaggi)

RT = px             (prezzo per n° viaggi)

RT = 340x

CF = 20000 + 3000 = 23000

CV = 35x

CT = RT            25000 + 35x = 340x

                        25000 = 305x

                        x = 25000 = 81.96

                                305

DECRETO LEGISLATIVO 111/95 PER VIAGGI, VACANZE TUTTO COMPRESO (pacchetti viaggio)

Serve per tutelare il viaggiatore. È entrato in vigore il 14/10/95 e recepisce la direttiva comunitaria 314/90.

ELEMENTI ESSENZIALI

- Definizione pacchetto turistico o servizio tutto compreso (deve risultare da almeno 2 dei servizi turistici essenziali)

- Il pacchetto deve essere venduto ad un prezzo forfettario e la sua durata deve essere di almeno una notte

- Il venditore è colui che vende servizi tutto compreso proposti dall’organizzatore

- L’organizzatore è colui che organizza in modo non occasionale servizi tutto compreso

- Obbligo della forma scritta del contratto di vendita dei pacchetti turistici

- Obbligo del rilascio al consumatore di una copia del contratto

- Definizione degli elementi del contenuto e dei contenuti degli opuscoli

- Obbligo di fornire al cliente informazioni scritte prima dell’inizio del viaggio (foglio notizie)

- Gli obblighi in materia di revisione prezzi, modifiche contrattuali, recesso, annullamento, mancato o parziale adempimento dell’organizzatore o venditore

- Definizione responsabilità per i danni a persone o cose

- Costituzione di un fondo di garanzia per insolvenza o fallimento dell’organizzatore o venditore

I VIAGGI A DOMANDA                       (es: per viaggi di gruppo, scolastici, …)

L’AdV può:

1 – vendere viaggi predisposti dal TO. Ha solo funzione di intermediazione. Al cliente viene consegnato il contratto sottoscritto dal TO. TO e AdV sono solidalmente responsabili con i fornitori dei servizi per ogni danno causato al consumatore

2 – costruire viaggi sommando servizi isolati (l’AdV è solo intermediaria)

3 – costruire pacchetti “ex-novo” (anche a richiesta) à TOUR ORGANIZER

VIAGGI ORGANIZZATI            (Servizi complessi)

SERVIZI COMPLESSI (o viaggi)             SERVIZI DI TRASPORTO

DEVONO COMPRENDERE                               SERVIZI DI RICETTIVITÁ

ALMENO                                             SERVIZI D’AGENZIA (accoglienza e/o accesso)

                        A DOMANDA

VIAGGI                        PRECONFEZIONATI

                        SOGGIORNI A FORFAIT  (comprende diversi servizi a prezzo unico)

1 – VIAGGI A DOMANDA

È preponderante la volontà del viaggiatore. L’operatore ha funzione di assistente.

2 – VIAGGI PRECONFEZIONATI

Sono oggetto di pubblicazioni stagionali. Derivanti da studi e ricerche, vengono offerti al pubblico e il cliente non può apportare modifiche. La nuova tendenza è comunque quella di prevedere servizi essenziali e servizi facoltativi.

In questi ultimi anni:

- VIAGGI “INCENTIVE” – sono organizzati su domanda di aziende come premio-gratifica per i dipendenti

- VIAGGI “EDUCATIONAL” – viaggi destinati ai dipendenti AdV ad iniziativa di vettori aerei, TO, enti pubblici stranieri

COME SI PROGETTA UN VIAGGIO A FORFAIT (Tour Organizer)

1 fase – Compilazione “foglio notizie”, dove vengono evidenziati tutti gli elementi utili per il viaggio

2 fase Studio del viaggio

            - Scopo del viaggio

            - Soggetti a cui è riferito

- Periodo di tempo a disposizione

- Scelta delle località da visitare per la costruzione dell’ITINERARIO

- Scelta delle vie di comunicazione e mezzi di trasporto idonei

- Scelta dei servizi ricettivi

- Scelta dei servizi d’agenzia

- Scelta dei servizi accessori

3 fase – Ripartizione del periodo e costituzione itinerario

4 fase – Costruzione preventivo *

5 fase – Presentazione preventivo al cliente

            Viene compilato il “foglio di presentazione” che deve contenere:

            - prezzo totale del viaggio

            - servizi

            - documenti che verranno consegnati

            - i limiti di responsabilità AdV

            Ad esso viene allegato l’itinerario generico e grafico.

Il foglio di presentazione, se il cliente approva il preventivo, viene firmato per accettazione à è un vero e proprio contratto per l’acquisto del viaggio (MOD ATOI). Naturalmente il cliente dovrà versare un anticipo pari al 25 % dell’importo totale (D. Lgs. 111/95)

6 fase - Esecuzione del viaggio

            Approvato il preventivo e incassato l’anticipo si provvede a dare esecuzione al viaggio. Fasi:

            - Prenotazione servizi (trasporto, ricettività, servizi d’agenzia)

            - Emissione titoli definitivi (biglietteria, voucher)

            - Itinerario analitico (viene indicato tutto ciò che il cliente deve fare ora per ora)

            - Consegna della documentazione al cliente. È l’operazione conclusiva: si consegnano al cliente i

            voucher e i biglietti definitivi con l’itinerario analitico

ONERI FIGURATIVI

- INTERESSI DI COMPUTO - interessi che l’imprenditore avrebbe percepito se avesse investito il denaro in maniera diversa (es: banca, titoli di stato, azioni)

- STIPENDIO DIREZIONALE – stipendio del direttore/imprenditore

-FITTI FIGURATIVI – se l’imprenditore usa un suo fabbricato per l’attività che è quindi a disposizione dell’agenzia. Sono i soldi che avrebbe preso se l’avesse dato in affitto ad altri.

IL PREVENTIVO

Il preventivo necessita della compilazione:

- itinerario generico

- piano dei trasporti con relativa tariffazione

- tariffazione servizi ricettivi e turistici

- prospetto riepilogativo per la determinazione del prezzo complessivo del viaggio

Tale determinazione può avvenire:

COSTI NETTI (Full costing) – si sommano i costi dei singoli servizi al NETTO di provvigione, ma comprensivi di IVA. E poi si aggiunge il MARK-UP.

Se il preventivo è a costi netti, l’imponibile lordo ai fini IVA è rappresentato dal Mark-Up.

COSTI LORDI – si sommano le tariffe dei servizi al lordo di provvigione (i servizi indicati al netto vanno maggiorati dal beneficio d’agenzia).

Al totale dei costi lordi si aggiungono le spese operative che gravano in misura % solo sui servizi ricettivi e turistici e non sui trasporti. L’imponibile lordo ai fini IVA è rappresentato dalla somma delle provvigioni + spese operative.

VIAGGIO A DOMANDA : full costing (costi al netto di provvigione àcosti specifici + mark up)

(costi al lordo di provvigione con recupero spese operative à albergo +     spese operative + trasporto)

VIAGGIO DI GRUPPO : full costing

VIAGGI DI GRUPPO

I viaggi di gruppo sono viaggi effettuati da nuclei di persone con unitarietà di meta e di mezzi di trasporto.

VANTAGGI   – di ordine economico  - sconti su trasporti

                                                           - sconti su alberghi

                                                           - sconti su altri servizi

                    - di ordine spirituale        - nuove amicizie

                                                           - scambio di idee

Viaggi di gruppo àAD OFFERTA = proposta del TO. A partecipazione indeterminata

àA DOMANDA = organizzati su itinerario suggerito dai clienti. La partecipazione è predeterminata perché il numero dei partecipanti è indicato all’atto della richiesta.

L’organizzazione di un viaggio di gruppo a domanda prevede le stesse fasi previste per i viaggi a forfait.

Scopo – soggetti – periodo – scelta località, vie e mezzi di trasporto – scelta servizi ricettivi – scelta servizi d’agenzia – scelta servizi in corso di viaggio.

VIAGGI DI GRUPPO A DOMANDA

Richiede le stesse operazioni necessarie per un viaggio individuale

Preventivo:

I servizi nei viaggi di gruppo sono sempre tariffati “al netto di provvigione” poiché vengono “contrattati” con i fornitori dei servizi (ad es. per gli alberghi il prezzo è “forfait hotelier”).

Il preventivo per tanto deve necessariamente essere a “costi netti” o FULL COSTING.

- trasporto

- ricettività                  costi

- accoglienza             specifici

- altri servizi

                                   +          mark up

                               -------------------

                                   Prezzo viaggio : n° di persone =  QUOTA INDIVIDUALE

Esecuzione viaggio a domanda

- deve essere consegnata la lista partecipanti

- viene compilato l’itinerario analitico

- conferma e prenotazione servizi

- emissione titoli di legittimazione : i biglietti collettivi sono consegnati all’accompagnatore mentre a ciascun partecipante viene di solito consegnata una busta contenente: contromarche, targhette bagagli, ecc

VIAGGI INCENTIVE

A domanda delle aziende, che per incentivare l’attività dei dipendenti o collaboratori offrono dei viaggi gratis come gratifica e premio.



L’azienda ha un obiettivo al suo interno e se questo viene raggiunto si premia chi per esempio supera le vendite di tot prodotti, ecc. Si stabiliscono i termini di vincita del premio e quanta percentuale dell’incremento di utile percepito sarà destinato ai viaggi incentive.

L’organizzazione ha quindi un budget con il quale l’agenzia incaricata dovrà realizzare il pacchetto tutto compreso, con servizi di alta qualità, periodo di media/bassa stagione, per un periodo non superiore ai 10 giorni.

L’AdV è quindi più limitata nelle sue scelte perché anche gli extra sono compresi, quindi deve essere abile a rimanere all’interno del budget a sua disposizione.

Incentive tours

Le aziende commerciali nelle loro attività promozionali o di marketing ricorrono a incentivazioni atte a stimolare i propri dipendenti. La gratificazione è costituita di solito da un bene di difficile conquista o allettante.

Tra questi prodotti incentivanti troviamo il viaggio come premio gratifica o incentive tour.

                                   NUMERO DETERMINATO di vincitori

Ad es: saranno premiati i primi 10 dipendenti o collaboratori che supereranno il

VIAGGIO INCENTIVE    target prefissato.

NUMERO INDETERMINATO di vincitori

Ad es: saranno premiati tutti coloro che supereranno il target prefissato

                                               Aumentare:     - vendite

OBIETTIVI PER L’AZIENDA                                             - produzione

                                               Migliorare il risultato:  - alzare il morale

                                                                                  - azioni promozionali


                        - fissa un budget in termini di vendite

L’AZIENDA       - fissa un budget in termini di spesa per il premio

                        - se il budget di vendita è realizzato viene speso il budget del premio

Cosa bisogna considerare per programmare un viaggio incentive.

- è confezionato “su misura” e non è da “catalogo”

- il suo costo è tutto compreso (trasporti, alloggio, pasti, escursioni, extra)

- il suo costo è determinato dal piano incentive previsto dall’azienda che lo richiede.

Esempio

OBIETTIVO :

AUMENTO

VENDITE

DETERMINAZIONE  quota di maggior utile da destinare al piano incentive

SI DIVIDE LA QUOTA PER IL N° PROGRAMMATO DI VINCITORI

N° INDETERMINATO DI VINCITORI

N° DETERMINATO

DI VINCITORI

SI DIVIDE LA QUOTA PER IL N° IPOTETICO DI VINCITORI


- la meta del viaggio è spesso scelta dall’azienda promotrice ma può anche essere suggerita dall’AdV.

- i servizi del viaggio devono essere di prima qualità

- la scelta del periodo di solito in bassa stagione per agevolazioni tariffarie

- durata massima 10 giorni, ma di solito 7  o 8. 3 o 4 per le capitali europee.

- devono offrire una vasta gamma di visite per soddisfare gli interessi dei premiati.

TURISMO CONGRESSUALE

Prevede grossi spostamenti di persone e forme pubblicitarie dirette (mass media) o indirette (passaparola di conoscenti) per la località.

PCO – Personal Congress Organizer = figura professionale specializzata nell’organizzazione di un congresso. Può essere un’AdV specializzata o un’agenzia qualificata

Il PCO costruisce il congresso, intrattiene rapporti con tutte le strutture di cui necessita (centro congressi, alberghi, pubblicità, AdV, agenzie specializzate per attrezzatura audiovisiva)

Si sono affermate due figure:

- Meeting Planner (MP) = figura professionale specializzata

- Professionale Congress Organizer (PCO) = aziende di servizi

I PCO si rivolgono:

- alle AdV per à -  trasporti, transfer

                          - visite

                          - escursioni

                          - pre e post congress tour

- alle aziende specializzate per          àla strumentazione audiovisiva

- ai musei e alle associazioni culturali per à organizzare conferenze

- agli alberghi per à il soggiorno

- ai palazzi dei congressi per à l’uso delle attrezzature

- alle S per à promozione e presentazione

- a interpreti, hostess, dattilografi per à assistenza

Esistono AdV che svolgono attività di PCO e AdV che lavorano in collaborazione con i PCO.

Organizzazione di un congresso

GRUPPO PROMOTORE – è il gruppo che prende l’INIZIATIVA (associazioni, aziende, enti culturali, …)

Crea:   - COMITATO ORGANIZZATORE

            - SEGRETERIA SCIENTIFICA che:            - definisce il tema del congresso

                                                            - modalità di svolgimento

                                                            - persone da invitare

                                                            - relatori

                                                            - ospiti d’onore

                                                            - tiene contatti con il PCO

                                                            - stesura programma definitivo

Il COMITATO ORGANIZZATORE è il REFERENTE del PCO

PCO istituisce

SEGRETERIA TECNICA CONGRESSUALE

Segue le operazioni attinenti al congresso.

Ottenuto il consenso del comitato organizzativo circa la sua proposta:

- riceve il calendario del congresso

- mailing list

- prende contatto con la stampa

- invia l’invito

- al ricevimento delle adesioni compila l’elenco partecipanti

- contatta le hostess congressuali e gli interpreti

- allestimento sala stampa

SEGRETERIA TURISTICA

Cura la prenotazione dei servizi turistici:

- trasporto

- transfer

- assistenza arrivo e partenza

- albergo

- visite, escursioni

- pre e post congress tour

à spesso il PCO è convenzionato con AdV specializzate nell’incoming.


Il PCO deve inoltre:

- predisporre il BUDGET, ovvero il preventivo entrate/uscite

- determinare la quota di partecipazione dei congressisti

USCITE – affitto del locale, pagamento relatori, spese apparecchiature, spese hostess, interpreti … + compenso PCO

ENTRATE – somme versate, sponsor, quote d’iscrizione

Se vi è una differenza contenuta tra entrate e uscite (E < U), servirà per coprire eventuali maggiori costi o per compensare un numero minore di partecipanti.

Se l’iniziativa si conclude con una perdita (E < U), sarà l’associazione promotrice a ripianare il bilancio.

La quota di partecipazione di solito dipende da:

   totale                       compenso      entrate                        n° partecipanti                       quota

   spese                        PCO                sponsor                       ipotizzato                   individuale







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