Individuare i punti critici del piano d'azione

Gli aspetti critici sono i punti cruciali del piano, determinanti ai fini del conseguimento dell'obiettivo, ai quali prestare particolare attenzione nel prevedere i problemi potenziali (ostacoli al conseguimento dell'obbiettivo).

Predisporre dei flussi d'informazione

Data la mutevolezza delle varie situazioni, i piani d'azione vanno tenuti sotto controllo tramite dei flussi d'informazione che intervengano per riportarsi in rotta.

Gli strumenti utilizzati sono:

La Raccolta Dati

Nell'impostare una Raccolta Dati, occorre preoccuparsi di:

1. chiarire che cosa si desidera sapere: questo significa avere chiara idea degli obiettivi e porsi le domande giuste in funzione di ciò che serve conoscere.

2. valutare se i dati esistenti sono significativi: se la situazione antecedente a cui essi si riferiscono è effettivamente analoga a quella in esame sarebbe un inutile dispendio di risorse raccoglierne di nuovi.

Fig. 1: Esempio di un foglio di raccolta dati.

Esempio 1

Un fabbricante di elettrodomestici ha ricevuto negli ultimi mesi molti reclami dei rivenditori sulle scheggiature dello smalto di un particolare tipo di cucina. Con l'obiettivo di migliorare la situazione, al fabbricante occorre conoscere anzitutto la localizzazione e l'entità del difetto. Per ottenere quest'informazione, chiede ai rivenditori di riportare su un disegno di sviluppo della superficie della cucina il numero e la posizione delle scheggiature rilevate ("mappature": stratificazione per posizione). Il posizionamento prevalente delle scheggiature permette poi di proteggere più adeguatamente le cucine durante il trasporto, prevenendo l'inconveniente.

Gli aspetti critici della Raccolta Dati sono:

Parzialità ovvero mancanza di dati su una certa parte del processo

Influenza possibilità che i dati vengano modificati (influenzati) dal processo di raccolta (es. dalla persona che li raccoglie magari indotta in errore dalle caratteristiche del modulo)

Inosservanza la procedura per la raccolta dei dati non viene seguita correttamente

Confidenza un campione, scarsamente significativo può portare a informazioni fuorvianti

Percezione coloro che effettuano la raccolta possono interpretare con soggettività eccessiva i dati, così da rappresentarli in modo inesatto

Adeguamento le eventuali serie incomplete di dati vengono integrate con indicazioni estrapolate dai dati precedenti o successivi.

Per diminuire queste criticità, va fatta opportuna opera di prevenzione in fase di impostazione e realizzazione della raccolta, e controllare periodicamente l'osservanza delle procedure (Check).

Il diagramma di flusso

Qualunque attività può essere intesa come un insieme, una sequenza di fasi (cioè di azioni e di decisioni) volte a trasformare un "INPUT" in un "OUTPUT" aggiungendovi valore. Tale sequenza si definisce classicamente "PROCESSO".

Il Diagramma di Flusso è una rappresentazione simbolica che descrive la sequenza delle fasi di un processo.

Sviluppato negli anni '60 per la programmazione dei computer, ha poi trovato utile applicazione nei campi dell'organizzazione e dell'ottimizzazione operativa.

Fig. 2: Esempio di diagramma di flusso

In sintesi il diagramma di flusso può essere impiegato:

In fase di analisi, per agevolare l'identificazione dei problemi e delle opportunità riflettendo o discutendo sul processo.

In fase di diagnosi, per agevolare l'identificazione delle possibili cause di un problema (fattori di criticità).

In fase decisionale, per potere rappresentare lungo il processo le possibili azioni di miglioramento, oppure per descrivere una possibile soluzione procedurale.

In fase di pianificazione, come strumento di programmazione.

Diagramma di Pareto

Diagramma che consente di presentare graficamente i dati raccolti, suddividendoli per categoria e ponendoli in ordine di importanza, evidenziando gli elementi principali e aiutando a determinare le priorità.

Diagramma di Causa-Effetto

L'output di un processo è la risultante di una moltitudine di fattori, e fra essi e l'output si possono individuare delle relazioni "Causa-Effetto".

Il Diagramma Causa-Effetto, anche detto Diagramma di Ishikawa dal nome del suo ideatore o Diagramma a "lisca di pesce" è uno strumento utile per esprimere semplicemente e sistematicamente le relazioni tra i vari fattori in gioco e l'output.

Fig. 3: Esempio di Diagramma di Causa-Effetto

Definire l'effetto da analizzare, che deve essere già il risultato di un accurato processo di disaggregazione/precisazione.

Enunciare sinteticamente l'effetto (scostamento: oggetto - anomalia) e inserirlo in un rettangolo, tracciando poi una freccia principale, che rappresenta la "linea causale" del diagramma.

Individuare le cause primarie (o categorie di causa) che influenzano l'effetto osservato e inserirle in testa ai "rami primari".

Individuare quindi le cause secondarie (cause delle cause) che influenzano o che danno espressione alle cause primarie e inserirle nel diagramma come "rami" secondari.

Individuare infine eventuali cause terziarie (cause delle cause delle cause) che influenzano a loro volta quelle secondarie.

La soluzione, nel processo di pianificazione, può seguire due cammini possibili a seconda del problema in questione:

1. cammino di soluzione qualsiasi che può essere trovato tramite euristiche che suggeriscono buoni cammini da esplorare per trovare la soluzione.
2. cammino di soluzione migliore che va cercato tramite ricerche più esaustive e non può essere trovato con euristiche che potrebbero mancare di trovare la soluzione.

I tipi di problemi si dividono in:

• con molta conoscenza: che individua una soluzione
• solitari: in cui al calcolatore è dato l'input del problema e si attende il suo output senza interagire con l'utente che non conosce il procedimento seguito.
• Interattivi: in cui vi è comunicazione fra il calcolatore e l'utente che fornisce input aggiuntivi e riceve informazioni intermedie.

Ci sono problemi in cui si richiede di trovare un qualunque cammino che porti alla soluzione:

Esempio 2:

Supponiamo di voler rispondere a domande basate su una base di dati che consiste di semplici fatti, allora, fatta una domanda, ci sono un numero finto di possibili cammini che conducono alla risposta. Poiché è solo la risposta che ci interessa, non ha importanza quale cammino scegliamo, e se scegliamo un cammino che ci porta effettivamente alla risposta, non ha senso tornare indietro per vedere se qualche altro cammino conduce alla soluzione.

Ci sono problemi in cui si richiede di trovare il cammino migliore che porti alla soluzione:

Esempio 3:

Consideriamo il problema del commesso viaggiatore: il nostro obbiettivo e di trovare il percorso più breve che passi da ogni città una e una sola volta. Una volta trovata la soluzione non siamo sicuri che sia la soluzione al nostro problema, a meno di provare tutti i cammini possibili assicurandoci che nessuno sia più breve.

Ci sono problemi la cui soluzione è uno stato e problemi la cui soluzione è data da un cammino che porta ad uno stato:

Esempio 4:

Una frase è composta da più parti, ognuna delle quali ha un significato. Imponendo dei vincoli alle interpretazioni, vogliamo che le varie parti diano una frase coerente. Per determinare l'interpretazione giusta di una frase, bisogna ricercare tra le possibili interpretazioni possibili, quella plausibile, senza tener traccia del procedimento che ci porta ad essa (la soluzione è uno stato). Se consideriamo il problema dei secchi d'acqua in cui dati un certo numero di secchi di capacità diverse, vogliamo che uno di loro contenga dopo un certo numero di passi un determinato numero di litri, allora non è sufficiente risolvere il problema, in questo caso la parte importante della soluzione è proprio il cammino che conduce ad essa (la soluzione è data da un cammino che porta ad uno stato).

Ci sono problemi in cui molta conoscenza aiuta a vincolare la ricerca di una soluzione (il gioco degli scacchi) ed altri in cui molta conoscenza è necessaria per individuare una soluzione:

Esempio 5:

Vogliamo analizzare i quotidiani americani per capire quali fra essi appoggeranno i democratici e quali i repubblicani alle prossime elezioni. In questo caso, la conoscenza richiesta è moltissima in quanto dovremmo essere al corrente di molti elementi specifici.