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ACCESS - IL DATABASE

informatica




ACCESS


A differenza di altri programmi, come per esempio Winword o Excel, Access richiede una preparazione di base per poter utilizzare il programma stesso. La preparazione necessaria è quella che riguarda la teoria dei database, cioè si dovrebbe sapere cosa sono i database, cos'è un DBMS, cosa sono le query, le relazioni, cosa si intende per progettazione di un archivio. Tutti questi argomenti non riguardano direttamente Access, ma i database in generale.

Access è più facile rispetto alle altre applicazioni per creare e gestire basi di dati, ma solo se si conosce la parte teorica.

Gli argomenti che si devono conoscere per affrontare il manuale sono:


  1. Aprire e chiudere un programma, task, applicazione o finestra in Windows;
  2. Aprire e salvare un file;
  3. Passare da una finestra ad un'altra (barra delle applicazioni);
  4. Ingrandire e rimpicciolire le finestre, portare a tutto schermo una finestra;
  5. Ridurre ad icona e chiudere una finestra;
  6. Utilizzo del puntatore del mouse e dei menu;
  7. Utilizzo della tastiera;
  8. Utilizzo di Esplora Risorse, Gestione Risorse o Risorse del computer: copiare o spostare un file, cambiare nome ad un file, creare cartelle;
  9. Utilizzo di COPIA - INCOLLA, TAGLIA - INCOLLA o trascinamento;
  10. Utilizzo del tasto destro del mouse.



IL DATABASE

Un database è una raccolta di informazioni gestite da un computer. Le informazioni si possono dividere in due categorie: i dati e i metadati.


I METADATI sono lo schema della base di dati. Comprendono una raccolta di definizioni che descrivono la struttura dei dati, le restrizioni sui valori ammissibili dei dati (VINCOLI DI INTEGRITà), le relazioni esistenti fra gli insiemi e alcune operazioni eseguibili sui dati. In termini più semplici possiamo dire che i metadati sono la struttura "fisica" dell'archivio, nella quale si stabilisce quali informazioni siamo interessati a memorizzare, come sono memorizzate le informazioni (per esempio si possono utilizzare dei moduli da compilare), se e come è possibile cancellare i dati, come fare le ricerche sui dati e tutto ciò che riguarda la gestione della base di dati stessa.

Lo schema va definito prima di creare i dati ed è indipendente dalle applicazioni che usano il database, quindi la progettazione dello schema non dipende da Access.

Le seguenti informazioni contraddistinguono i metadati:


  1. Il fatto che esistono due collezioni di interesse (tabelle): Studenti e Esami superati;
  2. La struttura degli elementi di queste due collezioni: ogni studente ha una matricola ch 616j97g e lo contraddistingue, un nome, un cognome, un anno di nascita, una città di residenza; ogni esame ha una materia, la matricola dello studente, la data e il voto;
  3. Il fatto che ad ogni esame corrisponde uno studente con la matricola specificata, e ad ogni studente corrispondono uno, nessuno, o più esami;

I DATI sono le informazioni memorizzate sull'archivio. La base di dati è costruita proprio per inserire, memorizzare, ordinare, cancellare e gestire i dati. Le caratteristiche principali dei dati, che più li contraddistinguono, sono:

.Organizzati in insiemi omogenei, fra i quali sono definite delle relazioni, che in Access sono chiamate tabelle;

.Sono molti, in assoluto e rispetto ai metadati, e non possono essere gestiti tutti contemporaneamente in memoria temporanea (RAM), cioè la struttura dell'archivio occupa una piccola quantità di memoria, mentre i dati possono arrivare a centinaia, migliaia di megabyte, e oltre;

.Sono permanenti: una volta creati continuano ad esistere finché non sono esplicitamente rimossi, cioè una volta compilato il modulo per l'inserimento dei dati, questi continuano a rimanere nell'archivio finché l'utente non utilizza un apposito comando, pulsante, per cancellare il modulo compilato.

I dati sono le righe delle tabelle.


DBMS

DBMS è l'acronimo di DATABASE MANAGEMENT SYSTEM (sistema per la gestione di database).

Le caratteristiche dei database descritte nel paragrafo precedente sono garantite da un sistema per la gestione di basi di dati, che ha il controllo dei dati e li rende accessibili agli utenti. In parole più semplici, possiamo affermare che un DBMS è un programma che consente:


a)      di definire schemi di archivi,

b)      di scegliere le strutture per la memorizzazione e l'accesso ai dati,

c)      di memorizzare, recuperare e modificare i dati, rispettando i vincoli definiti nello schema.


Un DBMS è un programma che consente di creare la base di dati e, una volta creata, di utilizzarla per la gestione delle informazioni, cioè per inserimento, ordinamento, ricerche e per ogni altra operazione necessaria.


ACCESS 2000

Access è un DATABASE MANAGEMENT SYSTEM, cioè un programma che consente di creare e gestire gli archivi, non è un database. La difficoltà di utilizzare Access rispetto ad altri programmi come per esempio Winword ed Excel, deriva proprio da questo. Essendo un DBMS, non si deve imparare ad utilizzare una base di dati, ma si utilizza Access per creare il database stesso, cioè si parte da zero, senza niente. In Word si parte da un foglio di carta su cui si scrive il documento, in Excel si parte da un foglio di lavoro su cui si creano le tabelle, in Access non c'è niente di partenza: si devono creare le tabelle, le relazioni tra le tabelle e si deve creare qualsiasi altro strumento sia necessario per la vita dell'archivio. Per esempio oltre alle tabelle servono dei "moduli" da compilare per inserire i dati, si devono creare, servono delle "finestre" per cercare i dati, si devono creare, servono le stampe delle informazioni, si devono creare.

Per essere più precisi, Access è un RDBMS, cioè un RELATIONAL DATABASE MANAGEMENT SYSTEM, ossia un sistema di gestione di database relazionali. I database creati con Access sono chiamati relazionali: gli insiemi di dati (tabelle) sono in relazione tra loro (si vedrà più avanti cosa significa esattamente relazione tra tabelle).

Si deve sapere che esistono altri "modelli" di database, tra i quali ci sono quello gerarchico, quello ad oggetti, quello reticolare, quello relazionale e quello relazionale ad oggetti.

Un modello può essere visto come un modo diverso di pensare l'archivio, un punto di vista diverso. Attraverso modelli differenti, lo stesso database può assumere una struttura, metadati, leggermente diversa.

Un database di Access 2000 è composto dai seguenti oggetti, che verranno analizzati dettagliatamente in seguito:


  • Tabelle: insiemi omogenei di dati;
  • Query: interrogazioni sui dati, per ricerche;
  • Maschere: moduli per inserire, cercare e modificare i dati, costituiti da finestre di dialogo di Windows;
  • Pagine: maschere che possono essere utilizzate in Internet;
  • Report: moduli per stampare i dati su carta;
  • Macro: insieme di comandi di Access;
  • Moduli: funzioni scritte nel linguaggio di programmazione VBA, Visual Basic for Application, non indispensabili per archivi di medio piccole dimensioni.

Le principali funzioni di Access riguardano:


  • ORGANIZZAZIONE DEI DATI: creazione e gestione di tabelle.
  • COLLEGAMENTO DI TABELLE, ESTRAZIONE DI DATI: collegare le tabelle secondo relazioni stabilite tra i dati, estrazione dei dati tramite le query.
  • IMMISSIONE E AGGIORNAMENTO DEI DATI: tramite le maschere.
  • PRESENTAZIONE DEI DATI: creare report per la stampa.


LE TABELLE

Ad ogni tabella si deve assegnare un nome, che, per convenzione, è al plurale, per esempio Studenti, Libri o Clienti.

Ogni COLONNA della tabella memorizza i "campi di interesse", cioè le informazioni utili per la base di dati.

Ad ogni colonna si assegna un nome, chiamato CAMPO, diverso da quelli delle altre colonne.

Per ogni campo si devono poi stabilire le PROPRIETà, cioè le caratteristiche e i vincoli dei dati che verranno inseriti nella colonna.

I dati memorizzati in una riga, che rappresentano un elemento della tabella, si chiamano RECORD.

La CHIAVE PRIMARIA è un campo della tabella, scelto dal realizzatore, che identifica in modo univoco ogni record della tabella stessa.

In una tabella ci possono essere più campi candidati ad essere la chiave primaria: chiavi candidate.

Ogni campo deve contenere un solo valore: PRIMA FORMA NORMALE, chiamata anche FORMA ATOMICA.

Se la tabella non contiene chiavi candidate, si deve aggiungere un nuovo campo, che di solito prende il nome di ID, che sta per IDENTIFICATORE.


LE RELAZIONI

I database creati con Access sono chiamati RELAZIONALI, le tabelle definite non sono completamente separate una dall'altra, ma si dice che sono in RELAZIONE.

Due tabelle, per poter essere in relazione, devono condividere dei valori, cioè devono avere un campo "uguale".

Ci sono quattro tipi di relazioni: uno a molti, molti a uno, molti a molti e uno a uno.


LA NORMALIZZAZIONE

La teoria della normalizzazione ha come scopo quello di fornire metodi per progettare basi di dati senza anomalie. In pratica la normalizzazione consente di verificare se la definizione dello schema corrisponde a dei "canoni standard" di correttezza della base di dati. Dopo aver definito lo schema, si devono seguire alcune regole per rendere le tabelle in quelle che sono chiamate le FORME NORMALI, cioè per fare in modo che lo schema corrisponda ai "canoni standard".





EXCEL


Si può paragonare un foglio elettronico ad una grande tabella disegnata su un foglio di carta. La tabella è suddivisa in righe e colonne, l'incrocio tra una riga e una colonna forma una cella (una casella della tabella). Nelle celle si possono inserire varie informazioni: numeri, testo, date, percentuali, ecc.

Un foglio di calcolo è un programma che permette di creare le tabelle in modo automatico e semplice: non si deve disegnare la tabella, ma è già pronta sullo schermo. Quello che si deve fare è semplicemente inserire i dati all'interno della tabella.

Un foglio di calcolo non si limita solo a questo: i dati numerici possono essere elaborati utilizzando diverse operazioni (somma, differenza, ecc.) e funzioni (media, massimo, ecc.) al fine di ottenere dei risultati, sempre numerici. Questa è la caratteristica per cui si utilizza un foglio di calcolo anziché un programma per videoscrittura, cioè fare operazioni e ottenere dei risultati.

Queste operazioni sono tali che, una volta create, possono essere utilizzate con dati diversi.


LE CELLE

Ogni foglio di Excel è diviso in righe e colonne (esattamente 256 righe e 65536 colonne). Le righe hanno un nome, che corrisponde al numero della riga sul foglio. Le colonne hanno il nome di una lettera dell'alfabeto (quando sono finite le lettere, si usano due caratteri invece di uno, per esempio BX). I nomi delle righe (1, 2, 3, .) e delle colonne (A, B, C, .) sono dette INTESTAZIONI di riga o di colonna.

L'intersezione tra una riga e una colonna forma una CELLA, che prende il nome della colonna e della riga che la formano, per esempio B23, C12, A2. Ogni cella del foglio, in questo modo, ha un nome univoco: non esistono due celle sul foglio con lo stesso nome.

Per scrivere all'interno di una cella si deve prima renderla attiva. La CELLA ATTIVA è quella nella quale decidiamo di lavorare ed è evidenziata rispetto tutte le altre da un bordo più marcato.

In Excel le operazioni sono chiamate FORMULE.

Per sapere cosa c'è all'interno di una cella, si deve fare clic sulla cella e guardare la barra della formula.


LE FUNZIONI

Excel prevede formule predefinite per fare operazioni predefinite, chiamate FUNZIONI: una funzione è, quindi, una formula predefinita da Excel, che in genere compie operazioni complesse. Esempi di funzioni sono ARROTONDA, MEDIA, SEN, COS, SOMMA AUTOMATICA.

Il completamento automatico è una funzione che aiuta a digitare il testo, quando ci sono parole o frasi che si ripetono spesso. Ogni volta che si inizia a digitare un testo in una cella, il programma cerca sulle celle in alto, della stessa colonna, se esiste già un testo con le stesse iniziali. Se non esiste non succede nulla. Se esiste un'altra parola o frase con le stesse iniziali, Excel propone quella parola o frase, senza doverla riscrivere completamente: per accettare si deve semplicemente premere INVIO, mentre per scrivere un testo diverso si deve semplicemente continuare a digitarlo.


Ci sono due tipi di riferimenti: RELATIVI e ASSOLUTI.

La differenza tra i due tipi di riferimenti è la seguente:


  • I RIFERIMENTI RELATIVI memorizzano la distanza dalla cella della formula, il nome della cella cambia a seconda di dove si copia la formula, sono cioè relativi alla posizione.
  • I RIFERIMENTI ASSOLUTI memorizzano il nome della cella e restano sempre uguali, non cambiano quando si copia la formula in una nuova posizione.

RIFERIMENTI MISTI

$A1 significa che la colonna A è fissa, mentre la riga può cambiare;

A&1    significa che la riga 1 è fissa, mentre la colonna può cambiare;

$C8 significa che la colonna C è fissa, mentre la riga può cambiare;

C&8    significa che la riga 8 è fissa, mentre la colonna può cambiare.


FORMATTAZIONE

La formattazione riguarda caratteristiche del tipo colore dei bordi e colore di sfondo delle celle, tipo di carattere, dimensione del carattere, ecc. In generale per formattazione si intende un insieme di comandi per stabilire come visualizzare e come stampare i dati contenuti nel foglio di lavoro.

Il sistema più veloce per applicare la formattazione ad un intervallo di celle è utilizzare la FORMATTAZIONE AUTOMATICA


PROTEZIONE FOGLIO

Ogni cella del foglio di lavoro ha due caratteristiche: BLOCCATA e NASCOSTA, la prima è attiva, la seconda è inattiva.


ELENCHI O DATABASE

Un database è composto da molti insiemi di oggetti, generalmente chiamati tabelle (non un'unica tabella, ma molte tabelle). Ogni tabella è suddivisa in CAMPI e RECORD, cioè colonne e righe. Le tabelle non sono separate, ma si dice che sono in relazione tra loro.

Mettendo in relazione le tabelle è possibile rispondere alle QUERY, cioè interrogazioni sui dati.

I database prevedono, oltre alle tabelle e relazioni, un insieme di strumenti per inserire, modificare, cancellare e cercare, stampare, analizzare i dati, visualizzare i dati su schermo e qualsiasi altra operazione sia necessaria durante la vita dell'archivio. Il tutto deve essere costruito attraverso un programma per costruire e gestire un database, che permette cioè di creare le tabelle, definire le relazioni, costruire tutti gli strumenti per inserire, cercare, analizzare, modificare ed eliminare i dati: questi programmi si chiamano gestori di basi di dati o, utilizzando un termine più tecnico, DBMS (Data Base Management System). Un DBMS è un sistema centralizzato o distribuito che consente

a) di definire tabelle e relazioni,

b) di scegliere le strutture dati per la memorizzazione e l'accesso ai dati,

c) di memorizzare, recuperare e modificare i dati, interattivamente o da programmi, da utenti autorizzati e rispettando i vincoli definiti nelle tabelle.

Access è un DBMS, cioè permette di costruire e utilizzare database, mentre Excel è un "foglio elettronico", quindi non è un programma per costruire o gestire basi di dati. In Excel manca la possibilità di mettere in relazione le tabelle, quindi non è possibile effettuare QUERY, interrogazioni, sui dati. Anche creando le due tabelle dei clienti e degli ordini, in Excel queste rimarrebbero due oggetti separati, non si avrebbe la possibilità di sapere quanti ordini ha fatto un cliente.


ELENCHI DI EXCEL

I database di Excel sono chiamati elenchi, in realtà non si tratta di vere e proprie basi di dati, ma si deve ridurre il concetto. Un ELENCO è una tabella che rappresenta un oggetto, divisa in righe e colonne. Nella prima riga sono scritti i titoli delle colonne, di solito in grassetto: i CAMPI. Ogni riga contiene un elemento dell'elenco, per esempio una persona, un libro, un CD, ecc. (in realtà contiene i dati dell'elemento): RECORD.


MODULI

Un MODULO è una finestra di dialogo che permette di inserire i dati non nel foglio di lavoro, ma appunto in un modulo, come si fa per i database veri e propri. Per poter utilizzare il modulo si deve partire con un elenco: cioè almeno con le prime due righe, quella dei campi e un primo record. A questo punto Excel riconosce che la tabella è un elenco e mette a disposizione il modulo (insieme ad altri strumenti per gli elenchi).


FILTRI

I filtri sono uno strumento per cercare e selezionare una parte dei dati di un elenco.

I filtri servono per analizzare o cercare i dati, riducendo il lavoro solo su alcune righe dell'elenco, cioè solo sulle righe che interessano.


SUBTOTALI

I subtotali sono uno strumento veloce per analizzare un elenco, permettono di fare i totali degli elementi di un campo della tabella. Prima di eseguire il comando per i subtotali si deve ordinare la tabella in base allo stesso campo.


TABELLE PIVOT

Le tabelle pivot sono strumenti analitici e di reporting per creare tabelle riassuntive, riorganizzare dati tramite trascinamento, filtrare e raggruppare i dati, rappresentare meglio i dati graficamente. Una tabella pivot è uno strumento di organizzazione dei dati, la cui struttura viene determinata dall'utente con la scelta dei campi e degli elementi che devono apparire nella tabella.

Gli impieghi principali sono due: raccogliere dati in gruppi e visualizzare tali gruppi e le loro relazioni reciproche. Sono utili quando si vogliono esaminare diverse categorie di dati in configurazioni diverse.

In parole più semplici, le tabelle pivot sono molto utili per analizzare tabelle di grandi dimensioni. Praticamente sono un "riassunto" di una grande tabella che viene trasformata in una tabella più piccola, nella quale i dati sono raggruppati e sono più facilmente leggibili.

Nelle tabelle pivot non è possibile immettere e modificare i dati, perché sono basate sui valori della tabella iniziale.

Quando si modificano i valori nella tabella iniziale, la tabella pivot non cambia, perché generalmente, le tabelle pivot rappresentano la situazione di un certo istante di tempo (per esempio il bilancio al 31/12, le spese mensili).


GRAFICI

I grafici sono immagini che rappresentano le tabelle, o meglio che rappresentano i dati delle tabelle. In generale, risulta molto più semplice e immediato consultare un grafico che una tabella.

In genere i grafici più utilizzati sono quelli a torta o gli istogrammi, perché sono i più semplici da capire anche senza conoscenze matematiche.

Un grafico è un sistema per rappresentare una tabella in modo semplice e immediato.

Non è Excel che costruisce e gestisce il grafico, ma è un programma che si chiama Microsoft Graph, incluso nel pacchetto Office. Questo programma lavora non solo per Excel, ma anche per tutte le altre applicazioni dell'Office: Winword, Access, Power Point, ecc.

L'AREA DEL GRAFICO è la tabella o parte di tabella in base alla quale si intende creare il grafico. Comprende tutte le celle che servono a Graph per costruire il grafico, quelle che si devono selezionare prima di cominciare.

Una SERIE DI DATI è un insieme di valori che rappresentano lo stesso oggetto (elemento) della tabella.








POWER POINT


PowerPoint è un programma di presentazioni grafiche: un software che aiuta a creare una

presentazione con "proiezione" di diapositive. PowerPoint rende facile generare e

organizzare le idee. Fornisce strumenti utili per creare gli oggetti che rendono efficace una

presentazione: diagrammi, grafici, elenchi puntati e numerati, testo che attrae l'attenzione,

filmati e effetti audio, e altro ancora. PowerPoint inoltre facilita la creazione dei necessari

sussidi per una presentazione, quali stampanti, note per il relatore e lucidi. Una volta pronti, si

può condividere la presentazione con altri, anche se non hanno installato PowerPoint, in

ufficio, o su Internet, dalla fase di pianificazione fino alla presentazione finale. PowerPoint

include anche potenti strumenti per la gestione di "proiezioni" di diapositive, di cui si ha il

completo controllo.



INSERIMENTO DI OGGETTI MULTIMEDIALI

Con il pacchetto software di PowerPoint viene inclusa un'ampia raccolta di oggetti

multimediali, detti clip. Fra questi ci sono immagini ClipArt, figure, filmati e suoni.

ClipArt

Gli oggetti clip art sono immagini realizzate con programmi grafici capaci di creare immagini

vettoriali.

Immagini

Le immagini sono bitmap, ossia matrici di punti.

Suoni

Un suono è un file che produce un suono.

Video

Un video è un file che può essere riprodotto come filmato animato.


OLE

In PowerPoint si può inserire in una presentazione un oggetto creato da un altro

programma con l'uso di una particolare tecnica di integrazione chiamata object Linking

and Embedding, abbreviato in OLE. L'OLE è una funzione cruciale per molti utenti

PowerPoint perché con essa si può creare una presentazione con informazioni di qualsiasi

altro programma che usa la stessa tecnica.











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