diagramma di flusso: punto di vista dinamico, le relazioni e le dipendenze sono indicate da simboli precisi

Entità: componenti di base

Attributi: caratteristiche delle en 222j97c tità

Relazioni: rapporti tra entità

Tutte le entità di un certo tipo hanno gli stessi attributi.

La scomposizione in fasi elementari di un processo è alla base dell'informatizzazione; i software sono formati da sequenze di operazioni semplici, e per applicarli a processi reali è necessario riconoscere tutte le fasi più elementari che formano il procedimento.

BASI DATI - dati statici e pressoché omogenei

BANCHE DATI - dati dinamici

2) Descrizione archivistica e applicazione dell'informatica

ISAD(G)

Storia e caratteristiche

ISAD(G) significa General International Standard Archival Description, è uno standard redatto dal CIA (Consiglio Internazionale degli Archivi), e più specificatamente da una sua commissione ad hoc (ICA/CDS).

Una prima bozza di regole generali fu elaborata nel 1990, fu poi discussa, rivista e modificata fino ad essere approvata nel gennaio 1992 alla sessione della Commissione svoltasi a Madrid. L'elaborato fu quindi tradotto nelle varie lingue e quindi sottoposto nuovamente a verifica alla luce delle critiche e delle osservazioni pervenute da tutto il mondo.

Il documento fu dunque edito nel 1994, con la scelta da parte della commissione di sottoporlo a revisione ogni cinque anni.

La seconda edizione di ISAD(G) è del 1999, dopo un lungo lavoro di revisione culminato nell'approvazione dell'elaborato alla terza riunione plenaria del Comitato per gli standard di descrizione a Stoccolma, in Svezia.

La creazione di ISAD(G) è dovuta alla volontà di assicurare l'elaborazione di descrizioni omogenee, precise ed esaustive, di facilitare la ricerca delle informazioni sulla documentazione archivistica e di permettere la creazione di un sistema informativo unificato agevolando così l'integrazione di descrizioni provenienti da differenti istituzioni.

Uno dei criteri vincenti di ISAD(G) è la descrizione a più livelli, ovvero la rappresentazione gerarchica del fondo e delle sue suddivisioni dal generale al particolare; è necessario fornire solo le informazioni che siano appropriate al livello che viene descritto, evitando la ripetizione a livello inferiore delle informazioni già fornite nel livello superiore.

Area 1:  Identificazione

segnatura archivistica o altri codici identificativi dell'unità descritta

denominazione

data della documentazione conservata

livello dell'unità in questione (es. fondo, serie, unità archivistica.)

consistenza dell'unità in questione

Area 2: Informazioni sul contesto

denominazione del soggetto/i produttore/i

storia istituzionale o nota biografica del soggetto produttore

storia archivistica dell'unità in questione(passaggi di proprietà, riordinamenti)

modalità d'acquisizione (il soggetto che ha versato o donato)

Area 3: Informazioni sul contenuto e la struttura

3.1 ambiti e contenuto

3.2 procedure, tempi e criteri di valutazione e scarto

3.3 incrementi previsti

3.4 criteri di ordinamento

Area 4: Informazioni sulle condizioni di accesso e utilizzazione

condizioni che regolano l'accesso (condizione giuridica, accordi particolari, etc.)

condizioni che regolano la riproduzione

lingua/scrittura della documentazione

caratteristiche materiali e requisiti tecnici

strumenti di ricerca

Area 5: Informazioni relative a documentazione collegata

esistenza e localizzazione degli originali

esistenza e localizzazione di copie

unità di descrizione collegate

bibliografia sull'unità di descrizione

Area 6: Note

Area 7: Controllo della descrizione

nota dell'archivista

norme o convenzioni

data della descrizione

ISAAR(CPF)

Storia e caratteristiche

Una prima bozza di uno standard di chiavi d'accesso nella descrizione archivistica fu elaborato nel 1993 da una commissione ad hoc del CIA, poi ridiscussa e rivista fino alla pubblicazione del 1995, dopo l'ultima analisi tenutasi durante la sessione plenaria della Commissione a Parigi.

Accanto ad ISAD(G), che permette di gestire le informazioni di contesto in maniera unitaria, ISAAR(CPF) permette una loro gestione anche separatamente dal contesto, e una loro identificazione e utilizzazione anche a prescindere dall'insieme nel quale sono contenute.

ISAAR(CPF) ha preso molti spunti dalle descrizioni di record d'autorità biblioteconomici, e ha lo scopo principale di dare regole generali stabilire record d'autorità archivistici che descrivano enti, persone, famiglie che possano essere identificati come soggetti produttori nelle descrizioni di documentazione archivistica.

Area 1:  Controllo di autorità

codice identificativo

tipo di record (ente, persona, famiglia.)

intestazione d'autorità (forma normalizzata della denominazione)

intestazione parallela

termine/i non prescelto/i

intestazioni correlate

Area 2: Informazioni

Area 3: Note

3.1 Nota dell'archivista

3.2 Regole o convenzioni utilizzate

3.3 Data

Laura Corti

"Beni culturali: standards di rappresentazione, descrizione e vocabolario"

Gli standard sono delle norme atte a strutturare l'informazione, a compilarla nel rispetto di una grammatica e sintassi interna ad ogni elemento, a selezionare i termini appropriati e i protocolli di comunicazione. Tale insieme di regole ha lo scopo ultimo della comunicazione.

Gli Stati Uniti hanno per primi promosso la creazione di sistemi informativi per beni culturali. Il primo è stato nel 1968, definito a catalogo unico (la periferia compilava i dati secondo un modello, e quindi li inviava al centro, che li elaborava e classificava).

L'evoluzione di sistemi informativi ha incontrato diversi problemi nella sua evoluzione: la "traduzione" dei dati per gli utenti meno tecnici, l'oggettività dei dati, la compilazione che avveniva in maniere disomogenee, anche a causa della diversità di applicativi utilizzati a livello nazionale o anche locale; in due parole, la mancanza di uno standard unico ed esaustivo.

Nel predisporre un sistema informativo efficiente è importante analizzare gli scopi, l'utenza, le finti dalle quali si ricavano le informazioni, il livello informativo, gli standard a cui attenersi, stilare dei manuali dello stesso sistema informativo e scegliere un hardware ed un software appropriati (dev'essere l'informatica a fornire la soluzione, e non i dati ad essere sacrificati, e la flessibilità va saputa selezionare.).

Tra gli standard di rappresentazione delle informazioni, il più utilizzato è l'americano MARC (machine readable records catalogue) e tutte le sue successive evoluzioni. In Italia abbiamo anche lo standard di descrizione ICCD (Istituto Centrale per il Catalogo e la Documentazione).

Altri tipi di standard sono gli standard di contenuto o vocabolari controllati, insiemi di termini prescelti in quanto d'uso attestato da una o più fonti (authorities), raccolti ed ordinati logicamente tra di loro. Problema base dei vocabolari controllati sono i valori di precisione e recupero dell'informazione, dovuti anche alla scelta di una corretta e coerente terminologia (strumenti di aiuto in questo senso sono i dizionari terminologici). Quando i termini sono organizzati tra loro in relazioni gerarchiche ed associative, oltre a rispettare una struttura sintetica, l'insieme assume il nome di thesaurus.

3) Problematiche generali relative agli Archivi in formazione e all'applicazione dell'Informatica

DPR 513/1997

"Regolamento contenente i criteri e le modalità per la formazione, l'ar-chiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici"

Il documento informatico, l'archiviazione su supporto informatico, la trasmissione con strumenti telematici e la copia di documenti su supporto informatico sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge.

La certificazione è garantita dal sistema di coppia di chiavi asimmetriche di cifratura; una di esse deve essere resa pubblica. Le chiavi devono essere custodite per un periodo non inferiore a dieci anni a cura del certificatore.

Le pubbliche amministrazioni provvedono autonomamente alla generazione, conservazione, certificazione ed utilizzo delle chiavi pubbliche di competenza; entro 5 anni devono realizzare o revisionare sistemi informativi finalizzati alla totale automazione delle fasi di gestione dei propri dati e atti, nonché alla gestione del protocollo.

DPR 428/1998

"Regolamento per la tenuta del protocollo amministrativo con procedura informatica"

Il sistema di protocollo informatico deve garantire la sicurezza dei dati, la corretta registrazione dei documenti in entrata e in uscita, la corretta organizzazione dei documenti nel sistema di classificazione utilizzato; inoltre, deve consentire il facile reperimento delle informazioni.

Il protocollo informatico deve ovviamente fornire le stesse garanzie di un registro cartaceo.

L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica soluzione.

Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella base dati.

La segnatura è composta da un progressivo di protocollo (numero di sette cifre che viene azzerato all'inizio di ogni anno solare), la data, l'identificazione dell'area organizzativa.

La ricerca di informazioni nel sistema  è effettuata medianti motori di ricerca con stringhe e operatori logici.

L'accesso alle informazioni è stabilito dai criteri di abilitazioni posti dal responsabile al protocollo.

Nelle pubbliche amministrazioni, il sistema di protocollo deve avere un responsabile ben individuato, che provvede anche al salvataggio dei dati. Ogni 5 anni i dati vanno trasferiti su nuovi supporti informatici, a causa della rapida obsolescenza di essi.

In casi di emergenza, è possibile il ritorno ad un registro cartaceo per massimo una settimana.

Il sistema di protocollo informatico deve essere inserito in un più grande sistema di workflow e document-flow, capace di legare ad ogni documento il proprio iter formativo.

Titulus 97

Renzo Scortegagna "L'organizzazione e l'archivio"

q   Assoluta integrazione tra archivio e protocollo: l'organizzazione è un processo continuo, un insieme di azioni concatenate finalizzate a produrre risultati riconoscibili in servizi o beni materiali, destinati a dar risposta alle esigenze e competenze della stessa organizzazione

q   L'archivio va letto e vissuto dentro l'organizzazione, vive la stessa vita dell'organizzazione, è parte di essa

q   Gli archivisti da soli non possono "fare" l'archivio, perché l'archivio lo "fanno" tutti coloro che trattano documenti; agli archivisti spetta il compito di dare le linee perché le operazioni riguardanti l'archivio avvengano nel modo corretto; è fondamentale che il dibattito intorno agli archivi non si limiti agli archivisti ma si allarghi a tutto il personale, manager e dirigenti compresi

Giorgetta Bonfiglio-Dosio "Una moderna concezione d'archivio"

q   Negli anni '80 si è dimenticato che il sistema archivistico è una forma di organizzazione dell'ente; era necessaria una svolta verso una corretta ed efficiente gestione di essi.

q   Passo decisivo è sicuramente la legge 241/1990, legge sulla trasparenza amministrativa; ogni procedimento della PA deve essere ben individuato, con un responsabile ed un termine ben fissati. E' cristallino che questo processo passa attraverso una presenza di archivi ben organizzati e perfettamente funzionanti. Nemmeno l'informatica migliora la situazione se alla base permangono gli stessi errori.

q   Il decreto legislativo 470/1993 enuncia le esigenze e i criteri di organizzazione delle PA, ribadisce la responsabilità dei dirigenti, afferma la funzione strategica della formazione, ma soprattutto introduce il concetto di lavoro per obiettivi e di ricerca di risultati.

q   Nemmeno l'informatica migliora la situazione se alla base permangono gli stessi errori di gestione e di organizzazione; tuttavia, gran parte della semplificazione può trovare piena realizzazione solo con la telematica.

Augusto Antoniella "Attualità degli strumenti dell'archivio e del protocollo"

q   Protocollo e archivio sono due realtà complementari, interferenti ma distinte.

q   Protocollo come struttura pre-archivistica, accanto a strumenti come il titolario e l'inventario

q   Duplice funzione del protocollo; da un lato registra i documenti singoli, dall'altro li riconduce a pratiche più grandi determinando la struttura dell'archivio

q   Erroneamente si è data sempre più importanza alla registrazione che alla gestione.

Teresa Torricini "Workflow e archivistica"

q   La relazione tra workflow e archivistica nasce con la legge 241/1990.

q   Un sistema di workflow è in grado di dirigere e controllare il flusso delle informazioni tra gruppi di lavoro diversi. Tramite il workflow, il documento in arrivo viene attraverso un protocollo informatizzato, registrato e assegnato automaticamente dal programma ad un determinato iter; mediante la rete che collega tutti gli uffici, viene inviato al funzionario o ai funzionari competenti. Una volta terminato il proprio iter, il documento ritorna all'Ufficio di Proto-collo e viene archiviato.

q   Un protocollo unico e ben organizzato garantisce una rapida e corretta gestione dei documenti.

Gianni Penzo Doria "Il protocollo come servizio integrato"

q   Nono esiste alcuna differenza tra archivio corrente e archivio storico; ciò che muta non è l'archivio, ma l'interesse verso di esso.

q   Per incidere sul cambiamento occorre incidere sulla formazione delle risorse umane.

Stefano Pigliapoco "Dal sistema informativo al sistema informatico"

q   Per un sistema informativo informatizzato occorrono: una infrastruttura di rete veloce ed efficiente, un ambiente applicativo di Groupware, un buon sistema di Imaging e di I.R.S. (Information Retrival System), un sistema di archiviazione ottica, e un buon sistema di workflow.

M. Savoja "La produzione e conservazione di documenti elettronici ; il punto di vista degli archivisti italiani"

q   Nell'innovazione portata dal documento elettronico è particolarmente notevole l'indipendenza del meccanismo di sottoscrizione (firma digitale) dal supporto utilizzato per la registrazione (documento elettronico)

q   Il documento non c'è più? L'informatizzazione comporta variazioni anche grandi sulle modalità di trasmissione (vedi le basi dati al posto dei documenti cartacei), e sulla natura dei documenti; tuttavia la sparizione di vecchie forme documentarie non comporta la sparizione dell'esigenza di documentare. Il fatto che "il documento non ci sia più" dev'essere un segnale di progresso e snellimento, non una constatazione della scomparsa di testimonianze.

q   I sistemi di gestione dei documenti elettronici, devono garantire l'importanza del vincolo archivistico, garantire autenticità e affidabilità ad  essi in ogni ambiente (nel sistema, fuori dal sistema, nell'archivio storico), garantire la conservazione non solo del documento singolo ma anche dell'insieme nel quale ne fa parte.

q   Fondamentale per la conservazione è il problema della conversione e della rapida obsolescenza dei supporti.

q   Ovviamente, alla base deve esserci la formazione degli archivisti.