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MICROSOFT WORD

informatica


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MICROSOFT  WORD



Organizzazione schermata WORD dall'alto in basso:

- BARRA TITOLO

BARRA MENU'

BARRE STRUMENTI

RIGHELLO

AREA LAVORO

BARRE SCORRIMENTO




PULSANTI VISUALIZZAZIONE

BARRA DI STATO


Ogni volta che si scrive una parola errata WORD la scrive automaticamente in rosso: cliccando col tasto destro del mouse appare un menù per poter correggere la parola, ignorare la segnalazione d'errore, aggiungere la parola al vocabolario. Per decidere le opzioni di questa funzione cliccare su STRUMENTI CORREZIONE AUTOMATICA e/o STRUMENTI OPZIONI. Per conoscere il numero delle parole che compongono il nostro documento scegliere STRUMENTI CONTEGGIO PAROLE. Per sovrascrivere ad una porzione di testo basta premere INS e controllare che il led della tastiera sia spento.

Se dovessi trovarmi a lavorare con più documenti sfruttare il comando FINESTRA DISPONI TUTTO per visualizzarli contemporaneamente.

Per SELEZIONARE:

TESTO CONTIGUO. Cliccare col tasto sinistro del mouse all'inizio del testo che ci interessa, trascinare fino alla fine e rilasciare; altro modo è cliccare all'inizio, premere MAIUSC e contemporaneamente cliccare alla fine.

PAROLA. Fare doppio clic sulla parola.

FRASE. Premere CTRL e cliccare in un punto a caso della frase.

RIGA SINGOLA. Spostare il puntatore all'estrema sinistra dello schermo finché non diventa una freccia, quindi cliccare.

RIGHE CONSECUTIVE. Come sopra solo che dopo il clic bisogna trascinare fino all'ultima riga interessata e rilasciare.

PARAGRAFO. Come riga singola solo che si deve fare doppio clic; in alternativa fare triplo clic in un punto qualsiasi del paragrafo.

PIU' PARAGRAFI. Vedi righe consecutive.

TUTTO DOCUMENTO. Portarsi all'estrema sinistra dell'area di lavoro finché il puntatore non diventa una freccia, quindi fare triplo clic, oppure premere CTRL e cliccare contemporaneamente.

AREA VERTICALE. Tenere premuto ALT e trascinare il puntatore.


Si può scegliere di aprire un file nella maniera convenzionale, aprirlo in sola lettura (senza salvare le modifiche a meno che non si cambi il nome del file) o nella modalità "come copia" per far sì che appena si apre un certo file il programma ne crea una copia sull'hard disk. Di solito avvicinando il puntatore del mouse al file che si vuole aprire vendono visualizzate una serie di informazioni relative ad esso: per decidere che dati mostrare andare su FILE PROPRIETA' RIEPILOGO. Nel caso in cui, agendo su FILE APRI, la modalità di visualizzazione non ci soddisfi, premere il tasto VISUALIZZA  e vagliare le varie opzioni offerte. Per proteggere un documento scegliere STRUMENTI PROTEGGI DOCUMENTO. Per cambiare la directory di default sulla quale si salvano i documenti usare STRUMENTI OPZIONI DIRECTORY.

Quando si aprono i menù a tendina vengono visualizzati solo i comandi usati più di frequente e aprendo tutto il menù essi saranno visualizzati in rilievo per meglio distinguerli dagli altri. Per decidere in che modo debbano essere visualizzati i menù agire sulle opzioni di STRUMENTI PERSONALIZZA OPZIONI. Se nelle barre strumenti non sono presenti dei comandi che invece a noi servono basta cliccare col tasto destro su uno dei pulsanti della barra e selezionare una delle voci che appaiono: sono tutte le barre strumenti secondarie che è possibile far apparire a richiesta. Per modificare una barra strumenti basta renderla fluttuante trascinandola e cliccare il tasto a triangolo posto all'estrema sinistra della barra. Per creare ex-novo una barra strumenti:

andare su STRUMENTI PERSONALIZZA BARRE STRUMENTI

nominare la barra

stabilire se renderla attiva solo per il documento corrente o per tutti i documenti futuri

decidere che tasti inserire

una volta creata ricordarsi che per eventuali modifiche basta cliccare col destro su uno dei pulsanti e fare le sostituzioni opportune.

Per scoprire a cosa serve un pulsante basta portarsi sopra esso col puntatore del mouse e attendere che appaia la scritta con la descrizione.

Per impostare opzioni riguardanti il layout di pagina (dimensioni, orientamento testo, dimensioni bordi, inserimento intestazioni) andare su FILE IMPOSTA PAGINA; tenere presente quando si progetta la struttura di un documento che WORD non fa differenza tra margine e spazio per le intestazioni. Altre opzioni di questo menù riguardano il modo in cui appare il testo (normale, centrato, giustificato) e il comando INIZIO SEZIONE. Quest'ultimo è utile in caso di documenti molto lunghi che prevedono divisione in sezioni del testo: con tale comando posso decidere, ad esempio, che ogni sezione inizi in una pagina pari o dispari a seconda delle necessità e posso controllare ed eventualmente cambiare il modo in cui avviene la numerazione delle righe.

Agendo sul comando FORMATO BORDI E SFONDO posso scegliere se aggiungere una cornice alla pagina, di che tipo e di che spessore farla e su che lato/i inserirla; posso anche decidere di dare un particolare sfondo a tutto o solo ad una specifica parte del testo.

Per le impostazioni relative al singolo paragrafo agire su FORMATO PARAGRAFO. Da qui possiamo decidere con estrema precisione l'entità dei rientri/sporgenze del testo (addirittura immettendo le misure in centimetri), stabilire se il testo debba essere allineato a sinistra, destra o giustificato (allineato in modo corretto sia a destra che a sinistra). Posso stabilire la spaziatura delle righe all'interno del paragrafo e quella che separa i vari paragrafi; posso evitare che la prima (orfana) o l'ultima (vedova) riga di un paragrafo rimangano da sole in una pagina mentre il resto si trova in un'altra pagina (CONTROLLA RIGHE ISOLATE). Posso stabilire che un paragrafo stia tutto in una pagina (MANTIENI ASSIEME RIGHE) o che per alcuni paragrafi importanti vi sia una pagina bianca che li separi dal precedente (ANTEPONI INTERRUZIONE) e che una volta scritto un nuovo titolo almeno una parte del paragrafo rimanga in quella pagina per dare continuità al testo che si sta scrivendo (MANTIENI CON IL SUCCESSIVO).

Per spostare una porzione di testo lo si seleziona, si preme il pulsante TAGLIA e si preme il tasto INCOLLA non prima di esserci spostati nel nuovo punto in cui lo desideriamo collocare; per copiarlo seguire lo stesso procedimento ma al posto di TAGLIA premere COPIA. Anche in WORD come in Excel esiste la cartella APPUNTI che conserva tutte le porzioni di testo copiate di recente: per visualizzarla scegliere VISUALIZZA BARRA STRUMENTI APPUNTI. Per sostituire una parola/frase o con nulla o con un'altra parola/frase usare il comando MODIFICA SOSTITUISCI e agire sulle opzioni; dallo stesso menù, premendo il tasto SPECIALE posso ricercare ed eventualmente sostituire caratteri speciali tipo interruzioni, paragrafi, commenti e simili.

Le TABULAZIONI sono delle posizioni fisse lungo la riga molto utili per gestire i rientri di testo per costruire elenchi ordinati e tabelle; per impostarle andare su FORMATO TABULAZIONI e gestire le opzioni. Per passare da una tabulazione all'altra premere il tasto TAB.

Anche per i singoli caratteri le impostazioni sono innumerevoli.

Dal menù FORMATO CARATTERE posso impostare il tipo di carattere, lo stile (normale/grassetto/corsivo), la dimensione, il colore, l'eventuale sottolineatura; posso far sì che una parola venga compressa o allargata senza modificare la dimensione del carattere, stabilire quanto spazio interporre tra un carattere e l'altro, spostare il testo ad apice o pedice. Per inserire un CAPOLETTERA posizionarsi prima della lettera prescelta scegliere FORMATO CAPOLETTERA e agire sulle opzioni.

Vi sono due casi in cui si crea una sezione: alla fine di un testo o al suo interno e in tal caso bisogna innanzitutto portarsi all'inizio della posizione di testo da comprendere nella sezione. Poi dopo aver scelto INSERISCI INTERRUZIONE, concentrarsi sulla seconda parte del menù che appare:

PAGINA SUCCESSIVA fa sì che la nuova sezione inizi a pagina nuova

CONTINUA fa iniziare la nuova sezione di seguito



PAGINA PARI/DISPARI imposta che la nuova sezione inizi in una pagina con numero pari/dispari.

La fine della sezione è segnalata dal carattere "¶" e per eliminare una sezione basta cancellarlo. Per creare un riassunto del nostro documento scegliere STRUMENTI SUNTO AUTOMATICO.

Se volgiamo che il nostro testo sia scritto in due/tre colonne anziché su una sola basta selezionare il testo, andare su FORMATO COLONNE e agire sulle opzioni.

La schermata di lavoro WORD può essere visualizzata in modalità normale, layout web dove non si vedono le interruzioni di pagina perché il documento viene trattato come se fosse tutto su una sola pagina, layout di stampa. La visualizzazione più complessa e quella detta struttura che ci consente di vedere meglio l'organizzazione gerarchica del documento, sottolineando l'importanza dei vari titoli. E' possibile anche spostare e riorganizzare i vari paragrafi e assegnare loro un determinato stile andando su FORMATO STILE PARAGRAFO. Altra modalità di visualizzazione è la mappa documento (VISUALIZZA MAPPA DOCUMENTO) grazie alla quale, sulla sinistra dello schermo, appare l'elenco dei paragrafi/sezioni in cui è diviso il testo: è quindi possibile selezionarne uno o più di uno e gestire le opzioni riguardanti il layout. Non è comunque detto che quest'ultima modalità sia la più precisa poiché WORD, per creare l'elenco, si basa solo sullo stile del testo e su eventuali rientri/sporgenze. Nel caso in cui mi trovi in modalità normale posso far apparire a sinistra dello schermo l'area di stile, una specie di elenco degli stili applicati al testo visualizzato in quel momento sul monitor: per impostarla andare su STRUMENTI OPZIONI VISUALIZZA. Per spostarsi in una pagina qualsiasi di un documento molto lungo usare MODIFICA VAI A. Per andare direttamente a fine riga premere FINE, per tornare all'inizio premere HOME. Per spostarsi da una parola all'altra premere CTRL + o CTRL + , per andare da paragrafo a paragrafo premere CTRL + ↑ o CTRL + ↓, per portarsi a inizio documento premere CTRL+HOME e per vederne la fine CTRL+FINE. Per inserire i numeri delle righe usare FILE IMPOSTA PAGINA LAYOUT.

Per ingrandire/ridurre le dimensioni di un testo mentre ci stiamo lavorando usare il comando VISUALIZZA ZOOM.

WORD prevede una serie di stili predefiniti e per esaminare l'elenco basta scorrere il primo menù a tendina sulla BARRA FORMATTAZIONE. Per creare un nuovo STILE:

scegliere FORMATO STILE NUOVO

nominare lo stile e specificare se si tratta di un paragrafo o un carattere

scegliere lo stile di base da cui partire come spunto

cliccare FORMATO  e agire sulle opzioni

stabilire una sequenza di tasti da premere per richiamare lo stile (facoltativo)

Per modificare uno stile scegliere FORMATO STILE MODIFICA FORMATO e agire sulle opzioni. Per eliminare uno stile scegliere FORMATO STILE, selezionare lo stile da eliminare e cliccare su elimina. Per vedere l'elenco di tutti gli stili memorizzati agire su FORMATO TEMA RACCOLTA STILI. Per applicare uno stile di un certo documento a quello su cui lavoriamo al momento scegliere STRUMENTI MODELLI E AGGIUNTE APPLICA, poi scegliere il documento che contiene gli stili che ci interessano e cliccare su APRI e poi su AGGIORNA. Altro metodo:

selezionare FORMATO STILE LIBRERIA

aprire il menù STILI

selezionare dalla parte sinistra il file con gli stili che ci servono

assicurarsi che nella parte destra ci sia il nostro file

copiare ciò che ci interessa e chiudere

Operazioni effettuabili dal menù STRUMENTI OPZIONI ORTOGRAFIA E GRAMMATICA:

- impostare se si vuole o meno il controllo ortografico e grammaticale automatico durante la

digitazione del testo. Per gestire le opzioni specifiche di tali comandi andare su

STRUMENTI CORREZIONE AUTOMATICA

- scegliere se WORD si basi solo sul suo dizionario predefinito o meno per la correzione del

testo

- creare e in seguito modificare un dizionario

- impostare uno stile letterario particolare in un documento (giornalistico, romanzesco,                                 

fiabesco, ecc...)

Per accedere al dizionario dei sinonimi e contrari cliccare su STRUMENTI LINGUA THESAURUS. Per evitare di sprecare spazio quando si va a capo può essere utile la funzione di sillabazione: per attivarla e gestirne le opzioni andare su STRUMENTI LINGUA SILLABAZIONE.

Per copiare un formato (anche da un file all'altro):

selezionare il testo col formato che ci serve

premere il tasto COPIA FORMATO dalla BARRA STRUMENTI

andare all'inizio del testo nuovo, cliccare, trascinare fino alla fine e rilasciare.

Per vedere ed eventualmente modificare le impostazioni della formattazione automatica agire su STRUMENTI CORREZIONE AUTOMATICA FORMATTAZIONE AUTOMATICA.

Per creare in modo veloce degli elenchi (con tutte le caratteristiche grafiche che ciò comporta) si possono usare i tasti CREA ELENCO e RIENTRO dalla BARRA STRUMENTI; per personalizzare e abbellire ciò che abbiamo appena fatto possiamo sfruttare il comando FORMATO ELENCHI PUNTATI E NUMERATI dopo aver evidenziato il testo in cui apportare le modifiche.

Per inserire i numeri a piè di pagina scegliere INSERISCI NUMERI DI PAGINA e agire sulle opzioni: così facendo i numeri vengono aggiornati automaticamente in caso di aggiunta e/o cancellazione del testo e possiamo anche curare in modo preciso il layout dei numeri stessi. E' possibile inserire in qualsiasi punto del documento la data e l'ora istantanea cliccando su INSERISCI DATA E ORA.



WORD ha in memoria una serie di frasi d'uso frequente e comune chiamate VOCI DI GLOSSARIO, da richiamare prontamente all'uso in caso di bisogno; attraverso il menù STRUMENTI CORREZIONA AUOMATICA VOCI DI GLOSSARIO posso inserire nuove frasi e impostare il glossario attivo mentre si scrive. Si consiglia comunque di attivare la BARRA MENU' GLOSSARIO per gestire le opzioni con comodità e vedere l'elenco di frasi presenti. Per inserire un carattere/simbolo non presente sulla tastiera andare su INSERISCI SIMBOLO. Per inserire un commento, utile nel caso il testo debba essere revisionato o modificato da più utenti, basta selezionare la porzione di testo da commentare e scegliere INSERISCI COMMENTO. Il commento appare poi evidenziato, numerato e presenta le iniziali di chi lo ha scritto; per modificare o eliminare un commento basta cliccarci sopra col destro e scegliere il comando desiderato mentre se si vuole stamparlo usare il menù STRUMENTI OPZIONI STAMPA. Per inserire una nota a piè di pagina agire su INSERISCI NOTA A PIE' DI PAGINA. Per inserire un riferimento incrociato (es: vedi tab1 pag3) andare su INSERISCI RIFERIMENTI INCROCIATI.

Quando si inserisci in un testo word un elemento esterno come tabelle, immagini o altro può tornare utile associargli una didascalia. Scegliere INSERISCI DIDASCALIA: da qui si possono fare varie cose come nominare la didascalia, scriverne il testo, scegliere la posizione ed addirittura stabilire che venga creata una didascalia ogni volta che si inseriscono degli elementi extra-word.

Per creare un indice (elenchi di voci ricorrenti nel documento):

selezionare la prima voce da indicizzare

scegliere INSERISCI INDICI E SOMMARIO INDICE

scegliere SEGNA VOCE PAGINA CORRENTE

selezionare SEGNA per riportare solo il riferimento attuale o SEGNA TUTTO per riportare tutte le volte che la nostra voce compare nel documento

ripetere per tutte le voci che servono

portarsi sul punto del testo dove inserire l'indice

premere OK dalla finestra iniziale

per creare un indice degli elementi extra-word seguire lo stesso procedimento, selezionando però INSERISCI INDICI E SOMMARIO INDICE FIGURE

Tenere presente che un indice si può creare anche basandosi sulle sole didascalie o selezionando direttamente gli elementi extra stessi.

Per creare un sommario (elenco di tutti i paragrafi con stile titolo):

posizionarsi nel punto in cui si vuole creare il sommario

selezionare INSERISCI INDICI E SOMMARIO SOMMARIO

agire sulle opzioni

Nel mio documento posso inserire clipart, immagini di altro tipo, forme, wordart, grafici, caselle di testo incorniciate e separate dal testo normale: basta agire sui vari sottomenù del comando INSERISCI. E' necessario precisare che i grafici saranno molto stilizzati e che compariranno in una forma predefinita e con una tabella dati già predisposta: ovviamente posso apportare ogni tipo di variazione ai dati e al grafico ma non con tutte le opzioni offerte ad esempio da excel. Dopo l'inserimento posso ovviamente apportare qualsiasi modifica dell'oggetto inserito; normalmente basta fare un doppio clic sull'oggetto in questione e sfruttare la barra strumenti secondaria che appare. Agendo sul menù INSERISCI FILE posso aggiungere al mio documento una porzione di un altro file purché sia in formato testo e sfruttando INSERISCI OGGETTO posso inserire un elemento extratestuale prelevandolo direttamente da qualsiasi altro file del pc. Precisiamo che i dati possono essere trasferiti o scegliendo INCOLLA COLLEGAMENTO o INCOLLA SPECIALE e la differenza sta nel fatto che solo nel secondo caso posso apportare modifiche significative e strutturali restando in WORD. Nell'altro caso devo sempre aprire il programma di origine dell'oggetto, lavorare a fare di nuovo copia/incolla.

Per creare un segnalibro:

portarsi nel punto desiderato

scegliere INSERISCI SEGNALIBRO

nominare il segnalibro e premere "aggiungi"

per richiamarlo in seguito sfruttare il menù MODIFICA VAI A

Per creare un collegamento ipertestuale a uno o più punti del documento, ad altri documenti, a pagine web, basta agire su INSERISCI COLLEGAMENTO IPERTESTUALE: da li sarà sufficiente nominare il collegamento e impostarlo correttamente. Dal menù appena citato sarà poi possibile sia modificare che eliminare un qualsiasi collegamento.

Una MACRO è un comando che se viene selezionato esegue automaticamente una serie di azioni definite in precedenza dall'utente. Per REGISTRARE una MACRO:

scegliere STRUMENTI MACRO REGISTRA NUOVA MACRO

dare un nome alla macro

definire la sequenza tasti con la quale richiamarla

definire in che cartella la macro avrà effetto

descrivere cosa provoca l'uso della macro e premere OK

definire l'ampiezza (numero di celle) su cui la macro avrà effetto

eseguire tutte le azioni che vogliamo siano incluse nella macro

premere il tasto INTERROMPI REGISTRAZIONE

Ovviamente tutte le opzioni possono essere modificate e si può anche assegnare la sequenza di tasti già presenti in EXCEL ma non attive. Per AGGIUNGERE alla BARRA STRUMENTI un pulsante per eseguire una MACRO:




scegliere STRUMENTI PERSONALIZZA COMANDI

scegliere MACRO PULSANTE PERSONALIZZATO

scegliere MODIFICA SELEZIONE

modificare il tipo di pulsante, il suo nome, assegnarli la macro che preferiamo

premere OK e CHIUDI

Per agire sulle opzioni relative alle MACRO selezionare VISUALIZZA BARRE STRUMENTI VISUAL BASIC. Da qui si può registrare ex-novo una macro, eseguirne una a caso e controllare passo-passo come viene eseguita, modificarne i comandi e/o i riferimenti. Per COPIARE una MACRO:

aprire la cartella sorgente e quella destinazione

scegliere STRUMENTI MACRO VBE

premere CTRL+R e aprire la cartella MODULI

trascinare la macro da una cartella all'altra

se si vuole copiare solo una parte della macro, selezionare ciò che interessa e sfruttare i comandi COPIA/INCOLLA

Per ELIMINARE una macro aprire la cartella che la contiene, premere ALT+F8, selezionare la macro da eliminare e premere ELIMINA


TABELLE IN WORD. Per creare una tabella:

cliccare sul pulsante TABELLA dalla BARRA STRUMENTI e definirne le dimensioni

disegnare a mano la tabella dopo aver cliccato sul pulsante TABELLE E BORDI

scrivere tutto il testo della tabella, poi selezionare TABELLA CONVERTI TESTO IN TABELLA, quindi agire sulle opzioni

Da notare la presenza del carattere "☼" alla fine di ogni cella della tabella.

per eliminare una tabella la si seleziona e si sceglie TABELLA ELIMINA

per immettere dati nella tabella cliccare sulla cella e scrivere, per cancellarli selezionare e premere CANC; per modificare il formato usare il solito metodo. Per fare modifiche varie al testo si usino i classici comandi TAGLIA/COPIA/INCOLLA. Sfruttando i comandi presenti sulla barra menù tabella posso modificare l'allineamento del testo e anche il suo orientamento

per spostarsi da una cella all'altra in avanti premere TAB, per tornare indietro premere contemporaneamente MAIUSC e TAB

per selezionare una porzione di tabella andare su TABELLA SELEZIONA e scegliere ciò che c'interessa. Citiamo metodi di selezione rapidi. Per selezionare una cella portarsi sul suo margine sinistro e cliccare quando il puntatore è nero; per selezionare una riga portarsi all'estrema sinistra e cliccare quando il puntatore è bianco. Per selezionare una colonna portarsi sul bordo più alto e cliccare quando il puntatore è nero.

per inserire righe/colonne usare TABELLA INSERISCI e per eliminarle TABELLA ELIMINA

per ridimensionare una colonna posizionarsi sul suo margine destro e trascinare il bordo a piacimento oppure, dopo aver cliccato la tabella usare la funzione FORMATTAZIONE AUTOMATICA TABELLA. Per immettere valori precisi per le dimensioni delle caselle, selezionarle e sfruttare le opzioni su TABELLA PROPRIETA' TABELLA. Selezionando alcune righe/colonne posso renderle tutte della stessa dimensione o additarne la grandezza al testo che contengono. Per unire alcune celle a formarne una intera scegliere TABELLA UNISCI CELLE

sfruttando i comandi del menù tabella posso impostare il layout dei bordi e gli eventuali sfondi per le caselle

per inserire una tabella in mezzo al testo cliccare su TABELLA PROPRIETA'  e agire sulle opzioni

per ordinare la tabella scegliere TABELLA ORDINA. Per inserire una formula, in caso di tabelle numeriche, spostarsi sulla casella che dovrà contenere il risultato, cliccare su TABELLA FORMULA e gestire le opzioni.

per inserire una didascalia usare INSERISCI DIDASCALIA e agire sulle opzioni

per spostare una tabella assicurarsi di essere nella visualizzazione layout di stampa, muoversi fino all'estremità in alto a sinistra, aspettare che il puntatore diventi a quattro frecce, cliccare e muovere a piacimento la tabella

per dividere la tabella su più pagine portarsi sulla prima riga che si vuole vada a pagina nuova e premere CTRL+INVIO; per annullare usare il menù TABELLA PROPRIETà TABELLA RIGA.


STAMPA UNIONE. Funzione molto importante che serve nel caso si debba adattare lo stesso documento (lettera/fax) a più destinatari in maniera veloce; per crearlo aprire il menù STRUMENTI STAMPA UNIONE. La prima cosa da fare è stabilire su che documento si lavora usando il menù DOCUMENTO PRINCIPALE. Poi bisogna inserire i dati delle persone a cui è diretto il nostro documento inserendo prima i campi generali (nome, cognome, indirizzo, ecc..) mediante il menù CREA ORIGINE DATI,  e poi le entry specifiche mediante il menù MODIFICA ORIGINE DATI. Quando poi si andrà a scrivere il documento al momento di inserire i dati non dovrò fare altro che scegliere uno dei campi creati in precedenza elencati nella BARRA MENU' UNIONE. L' ultimo passo è fare un controllo ortografico/grammaticale e stampare. Sfruttando le opzioni presenti nei sottomenù appena elencati e le entry inserite possiamo preparare le etichette con gli indirizzi da attaccare dietro le buste. Per stamparle nel modo corretto servirsi del tasto BUSTE ED ETICHETTE della barra strumenti.









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