MICROSOFT ACCESS - Organizzazione della schermata di lavoro ACCESS

Si consiglia di non usare mai la creazione guidata database in modo da poterne costruire uno secondo le 434i87e nostre esigenze personali.

Per visualizzare BARRE STRUMENTI normalmente non mostrate o per modificare quella che abitualmente vediamo agire su VISUALIZZA BARRE STRUMENTI PERSONALIZZA.

Se elimino porzioni di database, dalle singole entry alle intere tabelle, si cancellano solo le scritte che noi vediamo ma non si libera spazio fisico sull'hard disk. Per far ciò:

chiudere il database

agire su STRUMENTI UTILITA' DATABASE COMPATTA E RIPRISTINA

selezionare il database a cui abbiamo apportato le nostre decurtazioni, fornirgli un nuovo nome provvisorio e salvare

cancellare definitivamente il vecchio database e dare al nuovo il nome originale.

Dalla modalità VISUALIZZAZIONE STRUTTURA posso modificare l'aspetto e la funzionalità di maschere, query e report: premendo il tasto TAB mi sposto nelle varie parti in cui essi vengono divisi per essere elaborati in maniera più efficace. Se l'ordine col quale mi sposto non mi piace lo posso reimpostare agendo su VISUALIZZA ORDINE TABULAZIONE

Per trasformare un foglio di lavoro EXCEL in un database:

scegliere FILE CARICA DATI ESTERNI IMPORTA

definire il tipo di file da cercare e selezionarlo

assicurarsi di non perdere le intestazioni di colonna e spuntare la voce TABELLA NUOVA

stabilire la chiave primaria e controllare che la tabelle s'inserisca nel database giusto.

tabelle Il primo passo per la creazione di un database più o meno complesso è costruire le con gli elenchi dei dati da immagazzinare. Bisogna definire il numero dei campi di ogni tabella, nominarli, stabilire che tipo di dati dovranno accogliere e la lunghezza massima delle entry che inseriremo. Bisogna inoltre indicare quale campo sarà la chiave primaria e ciò accade quando le sue entry saranno tutte diverse, al punto che potranno essere usate come eventuale criterio per un'operazione di ricerca dati. Non è possibile che nella stessa tabella ci siano due campi con lo stesso nome e tali nomi non dovranno contenere i caratteri "." , "!" , "[ ]". Una breve considerazione la meritano i campi che sono adatti a contenere entry particolari: i DATA si spiegano da soli, i MEMO possono ospitare lunghi messaggi tipo promemoria, i COLLEGAMENTI IPERTESTUALI sono ottimi per riferimenti a pagine web. Non sottovalutiamo questi campi perché potrebbero tornare utili se dovessi, ad esempio, progettare una query che visualizzi tutti gli abitanti di una città nati prima/dopo una certa data, oppure ricercare delle entry in base a frammenti di testo contenuti nel MEMO. I campi OLE sono ottimi per l'inserimento di fotografie o immagini varie: se, a inserimento avvenuto presentassero dei difetti di visualizzazione, cliccandoci sopra col tasto destro posso accedere a varie opzioni tra cui quelle relative al ridimensionamento. Molto curiosi sono anche i campi RICERCA GUIDATA, che obbliga l'utente, in fase di inserimento dati, a scegliere tra un elenco di entry predefinite senza possibilità di scrivere quel che vuole. Dopo aver impostato questo tipo di dati per un certo campo mi basta o inserire a mano l'elenco di entry valide o indicare una tabella come riferimento per discriminare tra entry valide o errate.

La finestra per la definizione dei campi è composta da due settori: premere F6 per passare da uno all'altro. Per dare la proprietà di chiave primaria ad un campo premere il tasto CHIAVE PRIMARIA dalla BARRA STRUMENTI dopo aver inserito tutte le informazioni che lo riguardano. Per cancellare un campo cliccare sul corretto selettore di riga e premere CANC; per inserire un campo cliccate sul selettore di riga del campo che volete vada dopo quello nuovo e premete INS. Per inserire dati in una tabella basta aprirla e scrivere. Mentre lo si fa appare una barra sopra a quella DI STATO con dei pulsanti che servono a spostarsi al primo record, a quello precedente rispetto a dove siamo, al successivo, all'ultimo in ordine alfabetico e a inserire un record nuovo.

Dalla visualizzazione struttura posso imporre delle regole che l'utente deve seguire durante l'inserimento dei dati per evitare di trovarmi con entry incompatibili o errate. Per evitare che in qualche riga di un certo campo manchino le entry basta scrivere SI alla voce RICHIESTO. Per specificare un ristretto range di valori da rispettare (soprattutto in caso di entry numeriche), scriverle seguendo le regole del linguaggio logico alla voce VALIDO SE ed eventualmente aggiungere un messaggio d'errore da visualizzare. Per ordinare al programma di inserire un valore in una casella se l'utente se lo dimentica digitare "=valore" alla voce VALORE PREDEFINITO. Per limitare la validità delle entry di un campo, fare come nel caso numerico appena descritto, ricordandosi di scrivere tra virgolette alte i nomi accettati. Per visualizzare tutte le entry in maiuscolo o minuscolo indipendentemente da come l'utente scrive, inserire ">" o "<" alla voce FORMATO.

Nel caso di un database a due tabelle è importante la cosiddetta integrità referenziale che si accerta che le entry del campo in comune siano identiche e non vi siano modifiche/cancellazioni di dati della chiave esterna prima di aver agito sulla chiave primaria. La chiave esterna è il campo della tabella secondaria in comune con quella primaria. Per impostare l'integrità:

cliccare RELAZIONI dalla barra strumenti

specificare le tabelle da porre in relazioni

trascinare col mouse il campo comune dalla tabella secondaria alla primaria

spuntare la voce INTEGRITA' REFERENZIALE e premere CREA.

notare che ora, portandosi in modalità visualizzazione struttura, posso vedere in un'unica schermata entrambe le tabelle con un semplice clic sull'apposito pulsante all'estrema sinistra della schermata.

Per modificare la dimensione massima di dati inseribili in un campo basta agire sulla casella adatta della tabella in modalità visualizzazione struttura. Per cancellare un record selezionate il suo selettore di riga e premete CANC. Se si presentasse la necessità di creare un campo che contenga come entry il risultato, riga per riga, della somma dei valori presenti in altri due campi, dovrei portarmi sulla parte bassa della finestra query, cliccare col destro alla voce CAMPO scegliere ZOOM e digitare:

NOME CAMPO : [CAMPO1] segno operazione [campo2]

Ecco quello che si definisce un campo calcolato.

ACCESS supporta anche funzioni statistiche e consente di applicarle in maniera combinata ad un criterio selettivo: in pratica, grazie ad esempio alla funzione DOVE, posso eseguire un'operazione o un calcolo solo se i record hanno certe caratteristiche. La funzione RAGGRUPPAMENTO consente invece di creare dei sottogruppi di record basandosi su una loro caratteristica comune.

Esiste la possibilità di creare INDICI del database che ci mostrano in quali e quanti record appaiono le voci di un certo campo. Per creare un indice a campo singolo portarsi all'interno di una tabella in modalità visualizzazione struttura e scegliere SI DUPLICATI AMMESSI alla voce INDICIZZATO. Per creare indici multicampo:

premere il pulsante INDICI

nominare l'indice

inserire il campo principale di ricerca e specificarne il tipo

ripetere le operazioni con altri campi, a seconda del bisogno.

Per stampare la tabella creata, aprire il database, selezionate la tabella, cliccate col tasto destro del mouse e scegliete STAMPA o ANTEPRIMA DI STAMPA.; se si presentano degli inconvenienti servirsi delle opzioni del menù FILE IMPOSTA PAGINA.

maschere. La maschera può essere un modo elegante per visualizzare tutti i record di una tabella anche se solo uno per volta. Per crearla:

selezionare una TABELLA

premere il pulsante NUOVO OGGETTO dalla BARRA STRUMENTI e scegliere MASCHERA

sfruttare le opzioni che si vedranno dalla BARRA strumenti FORMATTAZIONE per il layout del testo

per eliminare un record dalla visualizzazione maschera richiamarlo e premere CANC

per tornare alla visualizzazione foglio dati premere VISUALIZZA dalla barra strumenti.

Per creare delle maschere in modo più raffinato:

selezionate una tabella sorgente e poi cliccate su NUOVO OGGETTO MASCHERA CREAZIONE GUIDATA

aggiungete i campi necessari, scegliete uno stile predefinito e premete FINE

aprite la nuova maschera in modalità visualizzazione struttura e notate la divisione in più parti dette CONTROLLI

per agire su di essi basta selezionarli, cliccarci sopra col tasto destro e lavorare col menù che appare

per aggiungere un campo inizialmente non previsto ma presente nella tabella cliccare sul pulsante CASELLA DI TESTO, posizionare il campo dove si vuole e nominarlo

Per dare un titolo alla maschera scegliere il controllo intestazione e sfruttare tutto quello che ci serve a livello layout. Per aggiungere un campo portarsi in modalità visualizzazione struttura, premere il pulsante ELENCO CAMPI e trascinare sul report quello che ci serve; in alternativa inserire una casella di testo, cliccare col tasto destro e agire sulle opzioni che compaiono.

Importanti possono anche essere le MASCHERE DI INPUT che servono per visualizzare una entry con una certa sintassi indipendentemente da come la si scrive. Per realizzarla portarsi in modalità visualizzazioni struttura, cliccare su MASCHERA INPUT e gestire le opzioni che verranno proposte.

Nelle maschere possono essere utili le CASELLE COMBINATE che impediscono all'utente di inserire entry con formato non valido, facendolo scegliere da un elenco predefinito di entry.

Per crearla:

cliccare su casella combinata dalla BARRA strumenti MASCHERA e scegliere dove metterla

dichiarare in che tabella e in che campo si trova l'elenco delle entry da cui attingere

nominare la casella e premere FINE

Per cercare un record conoscendo il testo di anche una sola delle entry che contraddistinguono i suoi campi, basta premere TROVA dalla barra strumenti e gestire le opzioni. Per vedere l'elenco di tutti i record che soddisfano una certa caratteristica:

portarsi alla visualizzazione fogli dati

cercare il campo che dovrebbe contenere il dato d'interesse

selezionare la singola entry

cliccare su FILTRO SELEZIONE dalla barra strumenti

Se uno dei campi presenti nell'elenco principale è collegato concettualmente ad altri campi, potrebbe essere utile visualizzare rapidamente anche questi ultimi quando si apre la tabella iniziale. Posso dunque progettare una maschera che presenti al suo interno una SOTTOMASCHERA!

Procede così:

dal menù principale Access selezionate maschera nella tendina a sinistra, poi cliccate col tasto destro su creazione guidata maschera e scegliete APRI

selezionate tutti i campi sia dall'elenco principale che dal secondario

definire in base a come ordinarli rispetto al campo principale

decidere le opzioni principali di layout

nominare maschera e sottomaschera

ATTENZIONE!! La sottomaschera verrà salvata come una normale maschera e come tale va trattata nel caso in cui si volesse modificarla.

per passare dall'ultimo campo della maschera al primo della sottomaschera premere TAB, per fare il contrario premere CTRL+MAIUSC+TAB

per passare dall'ultimo campo della sottomaschera al primo campo del record successivo della maschera premere CTRL+TAB.

REPORT. Un report è un modo per rappresentare, spesso in funzione di stampa futura, il nostro database, visualizzando solo certi campi, con un certo layout e con un ordine che può essere diverso da quello con cui li ho memorizzati. Per crearlo:

scegliere la tabella sorgente

cliccare NUOVO OGGETTO dalla BARRA STRUMENTI

selezionare REPORT e creazione guidata

scegliere i campi da inserire, il layout di visualizzazione e l'eventuale titolo

nominare il report.

E' possibile modificare in modo dettagliato il layout del report prima di stamparlo: basta cliccarci sopra col tasto destro del mouse e scegliere VISUALIZZAZIONE STRUTTURA per dividerlo in sezioni sulle quali lavorare. Tali sezioni si chiamano Intestazione report, Intestazione pagina, Corpo, Piè di pagina e Piè pagina report: per gestire le opzioni di una qualunque sezione, selezionarla, cliccarci sopra col tasto destro e lavorare col menù che appare. Per cancellare dal report messaggi non voluti apparsi durante la creazione:

aprirlo in modalità visualizzazione struttura

portarsi nella sezione desiderata

selezionare il messaggio e premere CANC

Di solito i nomi dei campi delle tabelle sorgente vengono riportati fedelmente nel report: per modificarli agire come sopra, in particolare entrare nella sezione intestazioni e fare doppio clic sui nomi dei campi da cambiare. Per spostare uno dei vari titoli, selezionarlo, avvicinarsi finché il puntatore non diventa una mano e metterlo dove si vuole. Per aggiungere un campo portarsi in modalità visualizzazione struttura, premere il pulsante ELENCO CAMPI e trascinare sul report quello che ci serve; in alternativa inserire una casella di testo, cliccare col tasto destro e agire sulle opzioni che compaiono.

Posso organizzare il report per vedere i dati in maniera schematica, raggruppando ad esempio, tutti i nomi degli abitanti di un paese a seconda della via in cui abitano: si vedranno a sinistra del foglio i nomi delle vie e a destra quello dei residenti. Per realizzarlo:

dalla finestra principale di ACCESS cliccate su REPORT CREA MEDIANTE   CREAZIONE GUIDATA

scegliere la tabella che contiene i nomi delle vie e aggiungete il campo/i necessari

scegliere la tabella che contiene i nomi degli abitanti e aggiungete i campi necessari

stabilire il criterio di raggruppamento, decidere se ordinare l'elenco che apparirà a destra, scegliere come far rientrare il testo ed eventualmente dare un titolo al report.

QUERY. Sono particolarmente utili per visualizzare il contenuto del nostro database in modo veloce e pratico. Per crearne una:

selezionare la tabella di riferimento

scegliere NUOVO OGGETTO QUERY VISUALIZZAZIONE STRUTTURA

notare che ora si lavora in ambiente query e non più database, con lo schermo diviso in due sezioni

selezionare i campi da visualizzare e controllare sempre che il riferimento tabella sia esatto

premere ESEGUI dalla BARRA strumenti QUERY

per stampare premere STAMPA; per togliere la griglia dalla tabella andare su MODIFICA CANCELLA GRIGLIA.

Il modo migliore per utilizzare le query è farle visualizzare i record secondo dei criteri immessi di volta in volta a seconda delle necessità. Basta scrivere ciò che mi serve alla voce CRITERI nella tabella della struttura della query, prestando attenzione a scrivere sotto il campo giusto. Potrei visualizzare tutti i dati dei clienti che si chiamano Marco, oppure di tutti quelli che iniziano per "G" (scrivendo G*); scrivendo T?M visualizzo tutto quello che inizia per T e finisce per M. Le situazioni appena descritte si servono dei cosiddetti caratteri jolly e devono essere sempre preceduti dalla parola "like" per essere validi. I criteri possono anche essere scritti con valori numerici; inoltre possono anche essere composti da due condizioni, basta scriverle sulla stessa riga se voglio che si verifichino entrambe, su righe diverse se mi basta che sia vera una sola. Agendo sul segno di spunta posso anche stabilire quali campi visualizzare e quali no. Nel caso una entry sia presente in più di un'occasione nella query posso fare in modo che nell'elenco finale compaia una volta sola: dalla visualizzazione struttura mi posiziono a destra del campo di mio interesse, clicco col tasto destro, scelgo PROPRIETA' e dal menù che appare scrivo NO alla voce VALORI UNICI. Attenzione!! Per questa usufruire di questa opzione è necessario che l'ordinamento sia fatto per un solo campo!! L'elenco mostrato dalle query può essere ordinato, anche per più di un campo, basta specificarlo nella struttura query e ricordandosi che il campo posto più a sinistra sarà considerato la voce principale per l'ordinamento.

Le query si dimostrano utili per "unire" due tabelle di uno stesso database che hanno un campo in comune ma che mostrano dati diversi ma comunque collegati tra loro. Le operazioni da fare sono:

creare una query e associarla alla tabella principale

portarsi col mouse sulla parte alta dello schermo, cliccare col destro e scegliere MOSTRA TABELLA

selezionate la tabella secondaria e tutti i campi da visualizzare poi nella query comune

al bisogno, aggiungete opzioni e criteri vari

Se in campo devo scrivere tutte o quasi entry uguali posso creare una query di aggiornamento. Selezionate la tabella col campo da riempire e premere il pulsante NUOVO OGGETTO: da qui scegliere QUERY QUERY DI AGGIORNAMENTO, poi specificate il campo da riempire e il testo della entry. Per cancellare una serie di record uso invece la query di eliminazione: agire come sopra, poi scegliete il campo col dato discriminate, inserite la funzione DOVE e l'entry specifica da eliminare.

Creazione di MACRO:

selezionare l'oggetto MACRO dal menù principale ACCESS e premere NUOVO

dalla schermata che appare elencare le azioni da far eseguire alla macro, gli argomenti (solo se previsti) e i commenti (facoltativi)

nominare la macro e salvarla

per eseguirla cliccarci sopra col tasto destro del mouse e scegliere ESEGUI

per modificarla cliccarci sopra col tasto destro, scegliere VISUALIZZA STRUTTURA e gestire le varie opzioni proposte

nel caso si debbano creare varie macro con funzioni simili possiamo sfruttare i comandi COPIA/INCOLLA e modificare in seguito la nuova creazione.

Creazione di PANNELLO COMANDI:

scegliere STRUMENTI UTILITA' DATABASE GEST. PANNELLO COMANDI

cliccare su NUOVO e digitare, uno per uno, i nomi dei vari pulsanti che volete far apparire sulla pagina principale

per renderle attive selezionare MAIN SWITCHBOARD, cliccare su MODIFICA NUOVO e completare gli spazi dei vari menù a tendina

per le eventuali sottopagine vanno create una per volta, premendo MODIFICA NUOVO e andando poi a riempire le varie parti dei menù associando in maniera corretta comandi e/o macro

per utilizzare il pannello selezionare MASCHERE dalla schermata iniziale, cliccare col tasto destro su SWITCHBOARD e scegliere APRI.