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CORSO PER ESPERTI WORD

USO DELLA STAMPA UNIONE

SCOPO

Descrivere come utilizzare la funzione di stampa unione in Word 2000

§ spiegare l'uso e le funzioni della Stampa unione

§ descrivere i campi unione

§ descrivere come ordinare i record di dati

§ creare il documento principale per una stampa unione



§ modificare il documento principale

§ unire i dati nel documento principale

§ creare un documento principale

§ creare un'origine dati

§ unire un documento principale ad un'origine dati

§ selezionare e ordinare i record di dati in un'origine dati

§ unire un documento utilizzando origini dati alternative

§ aprire un'origine dati esistente

§ selezionare e ordinare i record di dati in un'origine dati

STAMPA UNIONE

In Word è disponibile la funzione Stampa unione che consente di creare rapidamente più versioni personalizzate di un documento e di inviarle a persone diverse.

La funzione Stampa unione consente di associare un documento principale ad un'origine dati in modo da creare più copie di un documento, ciascuna delle quali contenente informazioni diverse richiamate dall'origine dati.

I documenti creati mediante la funzione Stampa unione possono essere:

. lettere tipo

. etichette indirizzi

. buste

. cataloghi

È possibile stampare i documenti di unione oppure unirli ad un editor di posta elettronica che consente di inviarli come messaggi di posta elettronica.

La funzione Prepara stampa unione consente di creare i documenti principali, organizzare e unire i dati relativi ai destinatari e stampare i risultati.

Per prima cosa, è necessario creare un documento principale, ovvero il documento campione che si desidera inviare a più destinatari utilizzando la funzione Prepara stampa unione.


Quindi, creare i campi di unione nel documento, ovvero, inserire gli indicatori per le informazioni personalizzate sui singoli destinatari.

Dopo aver creato un documento principale, è possibile accedere ad un'origine dati, quale una rubrica o un foglio di lavoro Excel, mediante la funzione Prepara stampa unione.

Le informazioni vengono estratte dall'origine dati, ad esempio il cognome e l'indirizzo di ciascuna persona presente in una rubrica Microsoft Outlook o Microsoft Exchange Server.

Vengono create più copie personalizzate del documento principale, inserendo i dati specifici di ciascun destinatario all'interno del campo unione appropriato in una copia separata del documento.

L'inserimento di dati personalizzati in più copie di un documento viene definito stampa unione.

La funzione Prepara stampa unione consente di creare o di aprire un'origine dati contenente le informazioni personalizzate per ciascun documento.

Oltre alle rubriche, sono supportate le seguenti origini dati:

. fogli di lavoro Excel esistenti

. database Microsoft Access

. file di testo ASCII

. tabelle Word

Se non è stata precedentemente impostata un'origine dati contenente le informazioni per i documenti di unione, è possibile creare una tabella Word contenente le informazioni necessarie.

Quando si crea una tabella Word da utilizzare come origine dati, è possibile scegliere i campi dell'intestazione nella finestra di dialogo Crea origine dati.

È possibile rimuovere un nome di campo dalla tabella, ad esempio Nome, selezionandolo e facendo clic sul pulsante Rimuovi nome campo.

È anche possibile aggiungere un nome di campo digitandolo nella casella di testo Nome campo e facendo clic sul pulsante Aggiungi nome campo.

Inoltre, è possibile modificare l'ordine di visualizzazione dei campi nella riga di intestazione della tabella facendo clic sulle frecce di direzione verso l'alto o verso il basso.

Quando si uniscono i record dei dati al documento principale, è possibile effettuare quanto segue:

. Specificare i dati da unire.

. Visualizzare in anteprima i documenti creati per verificare la presenza di errori.

. Modificare i campi nei documenti creati.

È anche possibile unire al documento principale i dati presenti in un'origine dati esterna, ad esempio un file dBASE.

In questo caso, è possibile utilizzare Microsoft Query, fornito con Office.

È possibile installare Microsoft Query dal CD di Office 2000 oppure contattare l'amministratore se il programma non è disponibile.

Per avviare MS Query, selezionare Prepara stampa unione e fare clic sul pulsante MS Query nella finestra di dialogo Apri origine dati o Crea origine dati.

È possibile scegliere un'opzione per l'origine dati, ad esempio File di dBASE, dall'elenco disponibile nella scheda Database.

Quando si crea il documento principale, ad esempio una lettera tipo, è necessario creare dei campi di unione da utilizzare come segnaposto per i dati.

I campi di unione consentono di inserire i dati presenti in un'origine dati nella posizione specificata all'interno dei singoli documenti.

Ad esempio, se si utilizza una tabella Word come origine dati, i campi di unione del documento corrispondono ai campi di intestazione della tabella.

È possibile aggiungere al documento dei campi di comandi Word effettuando la stessa procedura utilizzata per l'inserimento dei campi di unione; a tale scopo, fare clic sul pulsante Inserisci campo Word.

Nei documenti di stampa unione sono disponibili i seguenti campi di comandi:

. Ask e Fill-in

. If...(Then...Else)

. MergeRec(ord) e MergeSeq(uence)

. Next e NextIf

. Set

. SkipIf

I campi Ask e Fill-in consentono di inserire nei documenti di unione informazioni non disponibili nell'origine dati.

Ad esempio, se si desidera aggiungere delle note personali ai documenti dei clienti, inserire un campo Ask o Fill-in nel documento principale. Ogni volta che un nuovo record di dati viene inserito nel documento principale, viene visualizzato un messaggio di richiesta.

È possibile scegliere di inserire un commento oppure ignorare il messaggio.

Se si desidera stampare il documento finale, è preferibile utilizzare un campo Fill-in per aggiungere informazioni al documento, poiché i campi Ask possono essere stampati soltanto se si crea un segnalibro nel campo Ask del documento principale.

Il campo If consente di specificare le istruzioni in base ai dettagli dei singoli documenti.

Ad esempio, è possibile richiedere ai destinatari di una lettera tipo residenti a Milano di contattare telefonicamente la sede centrale.

Per effettuare tale operazione, selezionare Città nella casella di testo Nome campo, Uguale a nella casella di testo Criterio ed inserire Milano nella casella di testo Valore.

Digitare Contattare le nostre sedi nella casella di testo Inserisci il testo e Restituire il modulo accluso nella casella di testo Altrimenti inserisci il testo.

Se il destinatario è residente a Milano, viene stampata la prima frase; in caso contrario, viene stampata la seconda frase.

I campi MergeRec e MergeSeq consentono di tenere traccia dei dati di unione inclusi nei documenti.

Il campo MergeRec contiene il numero del record definito nell'origine dati, ad esempio, fattura 30 di 45.

Il campo MergeSeq consente di registrare l'ordine di unione dei record al documento principale; ad esempio, la fattura 30 viene registrata come record 01.

È possibile utilizzare i campi Next e NextIf per impostare le condizioni di unione dei record di dati specifici al documento principale.

È possibile utilizzare il campo NextIf per selezionare i record di dati per l'unione; tuttavia, è preferibile effettuare tale operazione utilizzando la funzione Opzioni query di Prepara stampa unione.

Ad esempio, se si invia una serie di fatture non saldate, è possibile specificare soltanto i record di dati con stato Non pagato per l'unione con il documento principale.

Il campo Set consente di associare un testo o un valore numerico ad un segnalibro.

I segnalibri sono dei puntatori che fanno riferimento ad una sezione di testo o ad un punto specifico del documento. È possibile assegnare un nome qualsiasi al segnalibro.

Ad esempio, se si definisce il valore di un segnalibro come nel documento principale, tutte le ricorrenze del segnalibro presenti nel documento verranno sostituite dal valore Lit. 100.000 nei documenti di unione.

Non esiste alcuna limitazione all'uso di un segnalibro nel documento principale.

È anche possibile utilizzare un segnalibro nei campi If e delle formule del documento principale.

Il campo SkipIf consente di impostare i valori dei campi in base ai quali determinati record di dati dovranno essere esclusi dalla stampa unione.

Ad esempio, se il campo Cognome contiene la stringa Lenzi, il record specificato viene ignorato e viene unito al documento principale il record successivo.

È possibile ordinare i dati di record nell'origine dati in modo da unirli nei documenti principali in base all'ordine specificato.

Ad esempio, è possibile selezionare soltanto i clienti con cognome Lenzi dall'origine dati 535e48f ed ordinare i nomi in base alle società di appartenenza nell'elenco degli indirizzi di origine.

È possibile utilizzare stringhe di testo o numeriche per la selezione dei record; ad esempio, è possibile effettuare una selezione in base al codice di avviamento postale.

In Word sono disponibili anche le opzioni "e" e "o" che consentono di specificare più serie di criteri di selezione per la stampa unione.

Utilizzare la scheda Ordina i record della finestra di dialogo Opzioni query per ordinare i record presenti nell'origine dati per la stampa unione.

I criteri di ordinamento consentono di determinare l'ordine di priorità per l'unione e la stampa.

È possibile selezionare un massimo di tre livelli di criteri di ordinamento nella scheda Ordina i record mediante la casella di testo Ordina per e le due caselle di testo Poi ordina per.

I criteri e l'ordine di selezione nel documento principale vengono memorizzati e i record di dati vengono richiamati in base a tali criteri ogni volta che si apre il documento.

Per modificare i criteri o l'ordine di selezione nel documento principale, è necessario selezionare Prepara stampa unione e modificare i criteri di selezione o di ordinamento mediante il pulsante Opzioni query.

Se si desidera mantenere l'ordinamento dei record quando si chiude Word, è necessario salvare l'origine dati prima di chiudere il documento principale.

Se si utilizza un'origine dati Word e si specificano dei criteri di selezione e di ordinamento, vengono ordinati tutti i record di dati senza applicare alcun criterio di selezione. Tuttavia, quando si utilizza un'origine dati diversa da Word, vengono ordinati soltanto i dati selezionati.


ESECUZIONE STAMPA UNIONE

La procedura per la creazione di lettere tipo, etichette, indirizzi, buste o cataloghi da utilizzare come documento principale non presenta differenze rilevanti.

Se si desidera utilizzare una lettera tipo, è possibile aprire una lettera esistente oppure creare una nuova lettera.

Quindi, selezionare Strumenti - Stampa unione.

Per creare etichette, indirizzi, buste o cataloghi, fare clic sul pulsante Nuovo documento vuoto nella barra degli strumenti Standard. Quindi, selezionare Strumenti - Stampa unione.

Nella finestra di dialogo Prepara stampa unione, fare clic su Crea nella sezione Documento principale.

Quindi, selezionare Lettere tipo dall'elenco a discesa.

Viene richiesto se si desidera utilizzare il documento visualizzato nella finestra attiva oppure creare un nuovo documento; in questo caso, fare clic su Finestra attiva per utilizzare il documento corrente.

Il documento attivo viene definito come documento principale per la stampa unione e viene nuovamente visualizzata la finestra di dialogo Prepara stampa unione.

Si supponga di aver creato una lettera da allegare ad una copia gratuita del nuovo catalogo postale della Hobby & Sport.

Per accedere ai dati per la stampa unione, fare clic sul pulsante Dati nella sezione Origine dati della finestra di dialogo Prepara stampa unione.

In questo caso, scegliere di creare una nuova origine dati e selezionare Crea origine dati dal menu.

Viene automaticamente visualizzata una procedura per la creazione guidata di una tabella Word da utilizzare come origine dati.

Nella finestra di dialogo Crea origine dati, impostare i nomi dei campi desiderati per la tabella Word e fare clic su OK.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Salva con nome che consente di selezionare un percorso nel quale memorizzare il file, in questo caso la cartella Pubblicità catalogo.

Quindi, specificare un nome per il nuovo file di dati, in questo caso TabellaCat1.doc, e fare clic su Salva.

Salvare sempre le tabelle Word come documenti Word, assegnando ad esse l'estensione .doc. È possibile aprire il file in Word e modificarlo come un normale file di testo.

Dopo aver salvato la nuova tabella Word come origine dati, viene richiesto di aggiungere i dati alla tabella; a tale scopo, fare clic su Modifica origine dati.

Aggiungere tutti i dati necessari alla tabella nella finestra di dialogo Modulo dati, quindi fare clic su OK.

Dopo aver creato un documento principale per una stampa unione ed aver aperto l'origine dati, è necessario inserire nel documento i campi unione come indicatori di posizione per i record di dati.

È possibile inserire nel documento principale i campi presenti nell'origine dati facendo clic sul pulsante Inserisci campo unione nella barra degli strumenti Stampa unione.

Per aggiungere un campo unione al documento, posizionare il cursore in corrispondenza del punto di inserimento desiderato e selezionare un campo, in questo caso Posizione, dall'elenco.

Dopo aver creato il documento principale per una lettera tipo ed aver inserito i campi unione nel documento, è possibile eseguire la stampa unione.

Fare clic sul pulsante Unisci nella finestra di dialogo Prepara stampa unione per completare la stampa unione.

Se si crea una lettera tipo, una lista di distribuzione o una serie di buste, è possibile scegliere di effettuare l'unione in un nuovo documento, di stampare il documento o di unirlo ad un messaggio di posta elettronica.

Se si crea un catalogo o un documento simile, è necessario selezionare Nuovo documento dall'elenco a discesa Unione; infatti, non è possibile unire questo tipo di documento direttamente ad una stampante o ad un messaggio di posta elettronica.

Per stampare il catalogo di unione, è necessario prima completare l'unione facendo clic sul pulsante Stampa nella barra degli strumenti Standard.

È possibile impostare i criteri di selezione per un'unione nella sezione Record da unire selezionando il pulsante di opzione Da ed inserendo una selezione nelle caselle di testo Da e A.

Inoltre, è possibile fare clic sul pulsante Controllo errori per visualizzare in anteprima i documenti uniti e verificare la presenza di eventuali errori prima di completare l'unione.

Dopo aver completato tutte le impostazioni per l'unione, fare clic su Unisci.

I documenti uniti vengono visualizzati, stampati o inviati mediante posta elettronica.

SELEZIONE ORDINAMENTO ED OUTPUT

Si supponga di aver creato il documento principale per una lettera tipo e di voler utilizzare un'origine dati esistente per una stampa unione.

Si desidera inoltre creare dei segnalibri nel documento principale ed utilizzare i record selezionati nell'origine dati per la stampa unione.

Dopo aver creato un nuovo documento principale, tornare alla finestra di dialogo Prepara stampa unione e fare clic su Dati.

Quindi, selezionare Apri origine dati per aprire la nuova origine dati.

È possibile utilizzare l'opzione Utilizza Rubrica per utilizzare una Rubrica come origine dati, mentre l'opzione Opzioni intestazione consente di modificare i campi dell'intestazione presenti nell'origine dati. È anche possibile modificare in qualsiasi momento la nuova tabella facendo clic sul pulsante Modifica nel campo Origine dati della finestra di dialogo Prepara stampa unione.

Quando si sceglie di aprire un'origine dati esistente, viene visualizzata la finestra di dialogo Apri origine dati nella quale è possibile selezionare il file desiderato, in questo caso TabellaCat1.doc. Quindi, fare clic su Apri.

Quando viene richiesto di modificare il documento principale, fare clic su Modifica documento principale.

Insieme al documento viene visualizzata la barra degli strumenti Stampa unione, che consente di aggiungere i campi al documento.

Anziché utilizzare la funzione Prepara stampa unione per creare una lettera tipo, è possibile utilizzare la funzione Creazione guidata lettera disponibile in Word. È possibile utilizzare la lettera tipo creata mediante la procedura guidata come documento principale per una stampa unione, effettuando le stesse operazioni descritte per la funzione Prepara stampa unione.

Si desidera aggiungere al documento i campi unione Posizione e Cognome ed inserire un segnalibro nel documento principale.

A tale scopo, selezionare Inserisci campo Word - Set.

Quindi, assegnare un nome al segnalibro, in questo caso Sconto, e digitare il testo o le cifre che dovranno essere visualizzate quando si inserisce il segnalibro, in questo caso 10%.

Dopo aver impostato il nome e il valore del segnalibro, fare clic su OK per tornare al documento.

Posizionare il cursore in corrispondenza del punto nel quale si desidera inserire il segnalibro e premere Ctrl+F9 per inserire gli indicatori di campo nel documento.

Digitare il nome del segnalibro, in questo caso Sconto, tra gli indicatori di campo; a questo punto, il segnalibro è pronto per essere inserito nel documento di unione.

Si supponga di aver completato le impostazioni dei campi per il documento principale di una lettera tipo e di voler ordinare e selezionare i dati da unire.

Per selezionare ed ordinare i dati, posizionare il cursore in un punto qualsiasi all'interno del documento principale e selezionare Strumenti - Stampa unione per visualizzare la finestra di dialogo Prepara stampa unione.

Fare clic sul pulsante Opzioni query nella sezione Unisci i dati al documento della finestra di dialogo Prepara stampa unione.

Per selezionare i record specifici per la stampa unione, selezionare un campo, ad esempio Cognome, dall'elenco a discesa Campo della scheda Filtra i record.

Quindi, selezionare un'opzione dall'elenco a discesa Criterio, ad esempio Uguale a, per determinare le regole utilizzate per la selezione.

Digitare nella casella di testo Valore il testo o le cifre da ricercare nel campo selezionato, ad esempio Marzi.

Si supponga di voler inviare un documento a tutti i dipendenti del reparto vendite presenti nell'elenco di origine e a tutti i clienti residenti a Firenze. A tale scopo, selezionare Reparto e Uguale a, quindi digitare Vendite.

Selezionare o per fare in modo che vengano scelti soltanto i documenti contenenti la stringa Firenze se il campo Reparto non contiene la parola Vendite.

Selezionare Città e Uguale a, quindi digitare Firenze per completare la selezione.

Per ordinare i record di dati per la stampa unione, fare clic sulla scheda Ordina i record.

Quindi, selezionare i criteri di ordinamento, in questo caso Cognome, dall'elenco a discesa Ordina per e Società dall'elenco a discesa Poi ordina per.

Accettare le impostazioni predefinite e lasciare selezionato il pulsante di opzione Crescente in entrambi i casi, in modo da disporre i record in ordine crescente a partire dai cognomi che iniziano con la lettera A.

Dopo aver definito le impostazioni di selezione e di ordinamento, fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo e tornare a Prepara stampa unione.

Nella finestra di dialogo Prepara stampa unione, fare clic su Unisci per unire i record di dati ordinati al documento principale.

SOMMARIO

È stato descritto come utilizzare la funzione di stampa unione in Word 2000.

La funzione di stampa unione consente di creare documenti generici da inviare a più destinatari. È possibile aggiungere informazioni personalizzate ai documenti generici utilizzando la funzione Prepara stampa unione.

È possibile creare documenti generici per lettere tipo, buste, etichette indirizzi e cataloghi utilizzando la stampa unione. È anche possibile importare dati personalizzati da origini diverse oppure creare un documento di origine dal quale estrarre i dati per l'unione.

Quando si crea il documento principale per una stampa unione, è necessario aggiungere i campi unione al documento come indicatori di posizione per i dati da unire. Quando si uniscono i dati al documento, è possibile specificare i record dell'origine dati da unire e disporli nell'ordine desiderato.

Se si desidera accedere ad un'origine dati in rete, è necessario installare Microsoft Query sul proprio computer. In questo modo sarà possibile accedere alle origini dati esterne ed unirle ad un documento Word.

È possibile inserire i campi dell'origine dati nel punto desiderato all'interno del documento principale quando si esegue una stampa unione. È anche possibile utilizzare dei campi Word per definire impostazioni specifiche per la stampa unione. Ad esempio, è possibile utilizzare il campo If per unire soltanto i dati che soddisfano i criteri specificati.

Quando si unisce l'origine dati al documento principale, è possibile effettuare un'ulteriore selezione dei dati uniti al documento. È anche possibile scegliere di visualizzare in anteprima la stampa unione in modo da verificare la presenza di eventuali errori.



È possibile utilizzare l'opzione Prepara stampa unione per selezionare e ordinare i record di dati per una stampa unione. Si possono selezionare i documenti in base al contenuto dei campi dell'origine dati e disporre la selezione in ordine alfabetico durante l'unione dei dati.


MODULO E CAMPI

SCOPO

Descrivere come creare e modificare i moduli e i campi

§ creare e modificare un modulo

§ creare e aggiungere un controllo ad un modulo

§ aggiungere una voce ad un elenco a discesa

§ creare i moduli

§ modificare i moduli

§ aggiungere i campi ad un documento

§ inserire i campi

MODULI

I moduli sono documenti Word contenenti funzioni interattive che consentono di ottenere informazioni dagli utenti.

Word consente di creare moduli in linea e moduli stampabili che possono essere completati successivamente.

Rispetto ai moduli stampati, l'uso dei moduli in linea presenta i seguenti vantaggi:

. verifica automatica delle informazioni inserite dall'utente

. aggiornamento automatico dei campi quando viene scelta una determinata opzione

. associazione tra moduli in linea e messaggi della Guida

È possibile creare moduli in linea utilizzando documenti esistenti oppure un nuovo modello o un modello esistente.

Indipendentemente dal metodo scelto, si consiglia di tracciare uno schema del modulo su carta in modo da definire gli elementi che si desidera includere e la relativa disposizione sulla pagina.

È possibile utilizzare tabelle visibili o nascoste, caselle di testo, grafici, cornici, elenchi a discesa e caselle di controllo.

Inoltre, è possibile applicare tutte le opzioni di formattazione relative ai paragrafi e al testo disponibili in un normale documento.

È possibile associare macro alle opzioni del modulo in modo da eseguire delle operazioni in base alle informazioni inserite dall'utente.

Ad esempio, se si seleziona una città dall'elenco a discesa, è possibile eseguire una macro per attivare i campi correlati, ad esempio il campo Paese o il campo CAP, che possono essere successivamente completati.

Per salvare le informazioni inserite dall'utente, è possibile salvare i risultati oppure stampare il modulo.

Poiché il modulo viene salvato come file di testo, è possibile aggiungerlo ad un database.

Quando si esegue la stampa del documento, vengono stampati soltanto i dati inseriti nel modulo.

Si supponga di voler creare un modulo per ottenere informazioni dai clienti.

Si desidera crearlo in base ad un modello di documento esistente.

Per creare il modulo in base ad un documento esistente, selezionare il menu File.

Quindi, selezionare l'opzione Nuovo.

Nella finestra di dialogo Nuovo, selezionare un modello, in questo caso Documento vuoto.

Selezionare il pulsante di opzione Modello nella sezione Crea nuovo e fare clic sul pulsante OK.

Viene creato il nuovo modello vuoto denominato Modello1.

Per salvare il file corrente come modello, fare clic sul pulsante Salva.

Nella finestra di dialogo Salva con nome, la posizione predefinita per i modelli è la cartella Modelli.

In Windows 95 e Windows 98, il percorso della cartella predefinita è Programmi/Microsoft Office/Modelli. In Windows NT, il percorso della cartella predefinita è Winnt/Profiles/<cartella_utente_corrente>/Modelli.

Nella cartella Modelli è possibile creare una cartella nella quale salvare il modello, ad esempio la cartella Moduli, e digitare un nome per il modello, in questo caso Catalogo.dot.

Quindi, fare clic sul pulsante Salva per salvare il modello.

A questo punto, è possibile personalizzare il nuovo modello.

È possibile utilizzare la barra degli strumenti Moduli per creare moduli semplici.

Per visualizzare la barra degli strumenti Moduli, fare clic con il pulsante destro del mouse su una barra degli strumenti esistente e selezionare Moduli dal menu di scelta rapida.

Inoltre, è possibile scegliere Barre degli strumenti - Moduli dal menu Visualizza.

È possibile fissare la barra degli strumenti per ottimizzare la visualizzazione del documento.

La barra degli strumenti Moduli consente di tracciare una cornice nella quale aggiungere i campi.

È possibile utilizzare anche la barra degli strumenti Casella degli strumenti.

La barra Casella degli strumenti consente di inserire un numero maggiore di opzioni rispetto alla barra degli strumenti Moduli, ad esempio è possibile utilizzare pulsanti di opzione, caselle di riepilogo e immagini.

Per tracciare una cornice, fare clic sul pulsante Inserisci cornice nella barra degli strumenti Moduli.

Quindi, fare clic sulla pagina e trascinare la cornice fino ad ottenere la dimensione desiderata.

Si supponga di voler inserire una tabella nella cornice per controllare l'allineamento dei campi del modulo.

A tale scopo, fare clic sul pulsante Inserisci tabella nella barra degli strumenti Moduli.

Quindi, specificare il numero di righe e di colonne da inserire nella tabella, in questo caso scegliere una tabella contenente otto colonne e cinque righe.

La tabella viene inserita nel modulo.

A questo punto, è possibile personalizzarla utilizzando la barra degli strumenti Tabelle e bordi.

È possibile visualizzare la barra degli strumenti Tabelle e bordi facendo clic con il pulsante destro del mouse su una barra degli strumenti esistente e selezionando Tabelle e bordi. Quindi, è possibile fissare la barra degli strumenti.

Ad esempio, è possibile inserire righe e colonne, allineare il testo contenuto nelle celle e unire o suddividere le celle.

Si supponga di voler aggiungere campi di testo ad un modulo creato.

Per aggiungere un campo, in questo caso Nome, fare clic sulla cella nella quale si desidera inserire il campo, quindi selezionare il pulsante Campo modulo testo.

Viene aggiunto un campo di testo di colore grigio.

Per modificare le proprietà di un campo di testo del modulo, fare clic sul pulsante Opzioni per campo modulo.

Inoltre, è possibile modificare le proprietà del campo facendo doppio clic sul campo.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni per campo testo.

Per consentire l'inserimento di testo, numeri o date in un campo di testo, selezionare l'opzione appropriata dall'elenco a discesa Tipo.

È possibile inserire stringhe di testo nella casella Testo predefinito per visualizzare nel campo del modulo un testo di esempio per l'utente.

La casella di selezione Lunghezza massima consente di specificare il numero massimo di caratteri che è possibile inserire.

L'elenco a discesa Formato testo consente di specificare il formato in cui si desidera visualizzare il testo.

La sezione Esegui macro in consente di scegliere le macro esistenti da eseguire quando si accede o si esce da un campo.

La casella di testo Segnalibro disponibile nella sezione Impostazioni campo consente di associare un nome ad un segnalibro per il campo.

La casella di controllo Calcola in uscita consente di aggiornare e ricalcolare i campi contenenti formule quando si esce dal campo del modulo corrente.

È possibile utilizzare la casella di controllo Consenti riempimento per consentire o impedire l'inserimento dei dati nel campo corrente.

In questo caso, accettare il tipo di dati predefinito e modificare la lunghezza massima impostando il valore 15.

Scegliere Prima maiuscola dall'elenco a discesa Formato testo per fare in modo che il testo inserito inizi con la lettera maiuscola.

È possibile aggiungere un testo guida ad un campo facendo clic sul pulsante Testo guida.

Si può scegliere di aggiungere stringhe di testo da visualizzare sulla barra di stato oppure quando si preme il tasto della Guida in linea (F1).

Il pulsante di opzione Voce di glossario consente di utilizzare una voce di glossario per creare un messaggio della Guida.

Per aggiungere un messaggio della Guida personalizzato, selezionare il pulsante di opzione Digitare il testo ed inserire il testo del messaggio nel campo sottostante.

Un messaggio della Guida da visualizzare sulla barra di stato può contenere un massimo di 138 caratteri.

Quindi, fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo.

Dopo aver specificato le proprietà del campo di testo del modulo, fare clic sul pulsante OK per tornare al modulo.

È possibile inserire elenchi a discesa e caselle di controllo in un modulo.

Inoltre, è possibile visualizzare o nascondere l'ombreggiatura nei campi del modulo.

Si può proteggere il documento da qualsiasi tipo di modifica.

Per inserire un elenco a discesa, fare clic sul pulsante Campo modulo elenco a discesa.

Fare doppio clic sul campo per visualizzarne le relative proprietà.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni per campo elenco a discesa.

Per aggiungere un'opzione all'elenco a discesa, digitare l'opzione nell'elenco Voce elenco, in questo caso Carta di credito, quindi fare clic sul pulsante Aggiungi.

L'opzione viene aggiunta alla casella di riepilogo Voci nell'elenco a discesa.

Aggiungere tutte le opzioni necessarie nell'elenco a discesa.

Per spostare le opzioni nell'elenco, selezionare l'opzione e fare clic sulla freccia verso l'alto o verso il basso accanto al pulsante Sposta, in questo caso spostare l'opzione Assegno all'inizio dell'elenco.

È possibile rimuovere le opzioni dall'elenco.

A tale scopo, selezionare l'opzione e fare clic sul pulsante Elimina.

Dopo aver specificato le opzioni dell'elenco a discesa, fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo.

Per nascondere o visualizzare l'ombreggiatura dei campi del modulo, fare clic sul pulsante Ombreggiatura campo modulo.

L'ombreggiatura non è più visibile sul modulo.

Una volta completato il modulo, è possibile impedire la modifica dei campi e delle relative proprietà facendo clic sul pulsante Proteggi modulo.


CAMPI

I campi vengono utilizzati nei documenti come segnaposto per i dati che potrebbero essere modificati, ad esempio la data e l'ora corrente o la posizione del file del documento.

I campi vengono utilizzati per la creazione di lettere tipo ed etichette nei documenti di stampa unione, nonché per la creazione di sommari.

Analogamente alle formule di Microsoft Excel, i campi contengono codici e risultati.

I codici di campo sono simili alle formule che determinano le modalità di interpretazione dei dati.

Nei documenti i codici sono racchiusi tra parentesi graffe .

I risultati dei campi sono simili ai valori restituiti dall'esecuzione di una formula sui dati.

Esempi comuni di codici di campo sono i campi della data e dell'ora, ad esempio la data o l'ora in cui il file è stato creato, stampato, salvato o modificato.

Inoltre, è possibile inserire delle informazioni sui documenti, ad esempio il nome dell'autore, il nome e la dimensione del file, nonché le parole chiave.

È possibile anche inserire informazioni sull'utente, ad esempio l'indirizzo, le iniziali e il nome dell'utente.

Si supponga di voler inserire dei campi in un documento.

Si desidera aggiungere informazioni sul documento nel piè di pagina della prima pagina, ad esempio il nome file e la posizione, nonché la data e l'ora di creazione del documento.

Per aprire i piè di pagina del documento, selezionare Visualizza - Intestazione e piè di pagina.

È possibile fissare la barra degli strumenti Intestazione e piè di pagina in modo da consentire la visualizzazione del documento.

Quindi, fare clic sul pulsante Alterna intestazione/piè di pagina nella barra degli strumenti Intestazione e piè di pagina per alternare la visualizzazione dell'intestazione e del piè di pagina.

Viene visualizzato il piè di pagina della prima pagina, che in questo caso è vuoto.

Digitare il testo appropriato per il campo.

Quindi, selezionare Inserisci - Campo per inserire i codici di campo.

La finestra di dialogo Campo contiene tutti i campi disponibili che è possibile utilizzare nel documento.

L'elenco a discesa Categorie consente di raggruppare i campi in categorie, compresi i campi Data e ora, Informazioni documento, Equazioni e formule.

Selezionare una categoria, in questo caso l'opzione Informazioni documento. Nella casella di riepilogo Nomi dei campi vengono visualizzati diversi campi, ad esempio il nome dell'autore e la dimensione del file.

Selezionare l'opzione FileName dall'elenco a discesa; la casella di testo Codici di campo viene aggiornata con la sintassi del codice appropriata.

Per personalizzare i campi, fare clic sul pulsante Opzioni.

La finestra di dialogo Opzioni campo consente sempre di aggiungere parametri, operatori e altre istruzioni al campo, sebbene il contenuto di questa finestra cambi in base al campo scelto.

Per visualizzare il nome file con le iniziali maiuscole, selezionare l'opzione Iniziali maiuscole dalla casella di riepilogo Formattazione.

Per aggiungere il parametro relativo alle iniziali maiuscole al campo, fare clic sul pulsante Aggiungi al campo.

Per aggiungere parametri specifici al campo FileName, fare clic sulla scheda Parametri specifici.

In questo caso è possibile aggiungere parametri specifici al campo poichè è disponibile un parametro che consente di aggiungere il percorso di sistema al file. Selezionare l'opzione appropriata e fare clic sul pulsante Aggiungi al campo.

Quindi, fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo.

La casella di testo Codici di campo viene aggiornata con i nuovi parametri.

Per mantenere la formattazione applicata ai risultati dei campi, verificare che la casella di controllo Mantieni la formattazione durante gli aggiornamenti sia selezionata.

Quindi, fare clic su OK.

Il campo viene aggiunto al piè di pagina e vengono visualizzati i risultati dei campi.

Per visualizzare o nascondere i codici di campo, premere Alt+F9.

Inoltre, è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sul campo e selezionare l'opzione Attiva o disattiva codici di campo.

Ai campi viene applicata automaticamente l'ombreggiatura.

Sebbene in Word l'ombreggiatura non venga stampata, è possibile rimuoverla selezionando Opzioni dal menu Strumenti.

Nella scheda Visualizza, fare clic sulla freccia verso il basso accanto alla casella Ombreggiatura campo.

È possibile scegliere di visualizzare sempre o di non visualizzare mai l'ombreggiatura.

Altrimenti, è possibile scegliere di visualizzare l'ombreggiatura quando il campo viene selezionato, come in questo caso.

Dopo aver selezionato l'opzione desiderata, fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo.

Talvolta vengono stampati i codici di campo anziché le informazioni disponibili nel campo.

Per evitare che si verifichi questa situazione, selezionare Strumenti - Opzioni.

Quindi, fare clic sulla scheda Stampa.

Nella scheda Stampa, fare clic sulla casella di controllo Codici di campo per annullarne la selezione.

Quindi, fare clic su OK.

Se il campo contiene informazioni non aggiornate o non corrette, potrebbe essere necessario eseguire l'aggiornamento del campo.

A tale scopo, premere F9.

Altrimenti, fare clic con il pulsante destro del mouse sul campo e selezionare Aggiorna campo nel menu di scelta rapida.


SOMMARIO

È stato descritto come creare e modificare i moduli e i campi.

I moduli consentono di ottenere informazioni dagli utenti. È possibile creare moduli in linea e moduli stampabili che possono essere completati successivamente. Rispetto ai moduli stampabili, i moduli in linea presentano alcuni vantaggi: ad esempio, è possibile verificare le informazioni inserite dall'utente, aggiornare automaticamente i campi quando viene selezionata una determinata opzione ed associare messaggi della Guida in linea al modulo.

È possibile creare moduli in linea utilizzando documenti esistenti oppure un modello esistente. È possibile utilizzare tabelle visibili o nascoste, caselle di testo, cornici, elenchi a discesa e caselle di controllo. È anche possibile associare macro alle opzioni del modulo in modo da eseguire delle operazioni in base alle informazioni inserite dall'utente.

I campi vengono utilizzati nei documenti come segnaposto per i dati che potrebbero essere modificati, ad esempio la data e l'ora corrente o la posizione del file del documento. I campi consentono di creare lettere tipo ed etichette per la stampa unione; tuttavia, essi vengono utilizzati più frequentemente per creare numeri di pagina.

Analogamente alle formule di Microsoft Excel, i campi contengono codici e risultati. I codici dei campi sono simili alle formule che determinano le modalità di interpretazione dei dati. Nei documenti i codici sono racchiusi tra parentesi graffe . I risultati dei campi sono simili ai valori restituiti dall'esecuzione di una formula sui dati.


MACRO E BARRE DEGLI STRUMENTI

SCOPO

Descrivere come utilizzare le macro e personalizzare le barre degli strumenti nel documento

§ copiare, rinominare ed eliminare una macro

§ registrare una macro

§ modificare una macro

§ personalizzare una barra degli strumenti esistente

§ creare una barra degli strumenti

USO MACRO

È possibile creare una macro per eseguire più volte la stessa operazione nei documenti Word.

Le macro vengono spesso utilizzate per eseguire più velocemente operazioni di formattazione di routine e automatizzare operazioni complesse.

Una macro è la combinazione di una serie di operazioni che è possibile attivare con un solo comando.




Ad esempio, è possibile creare una macro per accedere alla scheda Tipo della finestra di dialogo Carattere e modificare in blu il colore del testo selezionato.

Ciò significa che è possibile attivare una macro, invece di eseguire tutte le operazioni, ogni volta che si desidera modificare in blu il colore del testo.

Se si desidera pubblicare un documento Word come pagina Web, è possibile utilizzare Microsoft Script Editor per automatizzare le operazioni anziché le macro.

Word include una funzionalità di registrazione delle macro che registra le relative operazioni nel codice Visual Basic.

Inoltre è disponibile un'opzione denominata Progetto.NewMacros, uno script Visual Basic che memorizza tutte le macro create da un utente per un determinato documento come subroutine.

Sebbene vengano registrati i clic del mouse, non vengono però registrati gli spostamenti, quali la selezione di una parte di testo.

Se si desidera registrare nella macro le funzionalità di selezione, copia o trascinamento, occorre utilizzare i tasti di scelta rapida appropriati.

Se si conosce il codice Visual Basic, è possibile creare una nuova macro selezionando Strumenti - Macro - Visual Basic Editor e digitando il codice della nuova macro.

È possibile accedere ad una macro selezionando Strumenti - Macro - Macro.

È possibile quindi eseguire la macro scegliendola dall'elenco della finestra di dialogo Macro e facendo clic sul pulsante Esegui.

È possibile eseguire una macro senza utilizzare il sottomenu Macro, se al momento della registrazione tale macro è stata associata ad un pulsante di una barra degli strumenti, un'opzione di menu o un tasto di scelta rapida.

La macro viene eseguita semplicemente facendo clic sul pulsante o sull'opzione associati oppure premendo un tasto di scelta rapida.

È possibile memorizzare le macro in modelli di documento o in documenti specifici.

L'impostazione predefinita per la memorizzazione delle macro è il modello Normal, in modo che possano essere utilizzate in tutti i documenti.

Se si desidera memorizzare una macro in un solo documento, memorizzarla come progetto macro, che è possibile copiare in altri documenti quando occorre.

È possibile copiare e rinominare le macro utilizzando la relativa libreria.

È inoltre possibile utilizzare Visual Basic Editor per modificare le operazioni nelle macro esistenti.

Si supponga di voler creare una macro per visualizzare il testo selezionato in blu, sottolineato e in grassetto.

A tale scopo, selezionare il menu Strumenti.

Quindi, selezionare Macro - Registra nuova macro.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Registra macro. Digitare un nome per la macro, ad esempio GrassettoBlu, nella casella di testo Nome macro.

Quindi, selezionare un modello o un documento nel quale memorizzare la macro, ad esempio Avanzamento Rapporto.doc, nella casella di testo Memorizza la macro in.

La selezione predefinita di memorizzazione della macro è il modello Normal in modo che possa essere applicata a tutti i documenti Word.

È inoltre possibile digitare una descrizione della macro, ad esempio Cambia testo in blu, nella casella di testo Descrizione.

Se si desidera associare la nuova macro ad una barra degli strumenti o ad un menu, fare clic sul pulsante Barre strumenti.

Se invece si desidera associarla a tasti di scelta rapida, fare clic sul pulsante Tastiera.

Se non si desidera associare la macro ad una barra degli strumenti, ad un menu o a tasti di scelta rapida, fare clic su OK nella finestra di dialogo Registra macro per iniziare a registrarla.

Se si desidera associare la macro ad una barra degli strumenti o ad un menu, selezionare la macro nella scheda Comandi e trascinarla sulla barra degli strumenti o sul menu che si desidera, in questo caso il menu Formato.

La macro, in questo caso GrassettoBlu, viene automaticamente salvata come parte del progetto NewMacros nel documento denominato Progetto.NewMacros. GrassettoBlu nella scheda Comandi.

Il menu si apre automaticamente, rilasciare quindi il pulsante del mouse nella posizione dove si desidera il comando macro all'interno del menu.

Se si desidera associare la macro a tasti di scelta rapida, selezionare la macro, premere i tasti di scelta rapida, sempre Alt+<tasto>, e fare clic su Assegna.

Quando si premono i tasti di scelta rapida, Word inserisce automaticamente nella casella di testo Nuova combinazione le lettere corrispondenti.

Dopo aver assegnato la macro ad una barra degli strumenti, ad un menu o a tasti di scelta rapida, fare clic su Chiudi per iniziare a registrarla.

Viene visualizzata la barra degli strumenti di registrazione per indicare che è stata avviata la registrazione. È possibile quindi eseguire le operazioni che si desidera registrare.

In questo caso selezionare Formato - Carattere per iniziare.

Nella finestra di dialogo Carattere, selezionare Grassetto dall'elenco Stile.

Quindi, fare clic sulla freccia verso il basso accanto alla casella Colore carattere e selezionare Blu.

Per ottenere il testo sottolineato, fare clic sulla freccia verso il basso accanto alla casella Stile sottolineatura.

Selezionare quindi lo stile che si desidera, in questo caso una linea singola, nell'elenco a discesa.

Fare clic su OK per completare le impostazioni del formato del testo selezionato.

Tutte le operazioni eseguite verranno registrate nella macro.

Per arrestare la registrazione della macro, fare clic sul pulsante Interrompi registrazione.

È possibile interrompere la registrazione della macro temporaneamente e poi ripristinarla facendo clic sui pulsanti Pausa di registrazione e Riprendi registrazione nella barra degli strumenti di registrazione.

Si supponga di voler eseguire la macro GrassettoBlu che è stata creata su una parte di testo selezionata.

Per eseguire la macro, selezionare il menu Formato al quale è stata associata.

Quindi, selezionare Progetto.NewMacros.GrassettoBlu.

Le operazioni di formattazione registrate nella macro vengono applicate al testo selezionato.

Si supponga di voler eliminare la sottolineatura del testo e di voler utilizzare il codice Visual Basic per modificare questa impostazione nella macro.

Per prima cosa, selezionare Strumenti - Macro.

Quindi, selezionare l'opzione Macro.

È possibile inoltre modificare la macro selezionando Visual Basic Editor e scegliendo la macro dall'elenco a discesa nella finestra di dialogo di Visual Basic Editor. Se la macro desiderata non è nella casella di testo Nome macro, occorre selezionare un documento o un modello diverso nella casella di testo Macro in.

Nella finestra Macro, selezionare il nome della macro che si desidera modificare, in questo caso GrassettoBlu, quindi fare clic su Modifica.

Se si accede al codice della macro utilizzando l'opzione Strumenti - Macro - Visual Basic Editor, potrebbe essere necessario selezionare in primo luogo il modello o il documento nel quale la macro è stata salvata nella casella di riepilogo Progetto. In questo caso, selezionare Moduli e poi NewMacros nel sottomenu del modello o del documento, quindi selezionare la macro desiderata nell'elenco di Progetto NewMacros.

Il codice della macro viene quindi visualizzato nella finestra di dialogo Visual Basic Editor.

I termini [NewMacros (codice)] dopo il nome di file nella barra del titolo, indicano che la macro è memorizzata come parte del progetto NewMacros nel documento.

Per modificare la macro, è possibile eliminare le operazioni non necessarie o modificare il valore di un comando nel codice.

Ad esempio, per eliminare l'operazione di sottilineatura del testo nella macro GrassettoBlu, selezionare la parola wdUnderlineSingle.

Digitare quindi False per annullare il comando Underline.

Dopo aver apportato alla macro tutte le modifiche desiderate, fare clic sul pulsante Chiudi.

La prossima volta che viene applicata la macro ad una parte di testo, le modifiche verranno applicate automaticamente.

Le operazioni di modifica al codice Visual Basic sono abbastanza semplici, ma a volte risulta più facile eliminare la macro e registrarla di nuovo, soprattutto quando si devono apportare numerose modifiche.

Se si desidera eliminare una macro, selezionare Strumenti - Macro.

Quindi, selezionare Macro.

Selezionare il nome della macro che si desidera eliminare, in questo caso TestoTitolo, nella casella di testo Nome macro e fare clic su Elimina.

Quindi, fare clic su Sì per eliminare la macro.

Se si desidera eliminare più macro, selezionare tutte le macro desiderate e fare clic su Elimina. Se la macro che si desidera eliminare non è nella casella di testo Nome macro, provare a selezionare un documento o un modello diverso nella casella di testo Macro in.

Si supponga di voler copiare la macro GrassettoBlu da Avanzamento Rapporto.doc in un nuovo documento denominato Avanzamento Rapporto2.doc.

Per prima cosa, selezionare il menu Strumenti.

Quindi, selezionare l'opzione Modelli e aggiunte.

Nella finestra di dialogo Modelli e aggiunte il modello del documento corrente appare nella casella di testo Modello del documento.

È possibile modificare il modello selezionato facendo clic sul pulsante Applica e selezionando un altro modello dall'elenco visualizzato.

Il modello scelto deve essere disponibile nel documento corrente.

Per selezionare la macro che si desidera copiare, fare clic su Libreria.

È possibile accedere alla libreria anche selezionando Strumenti - Macro - Macro e facendo clic sul pulsante Libreria nella finestra di dialogo Macro.

Nella finestra di dialogo Libreria fare clic sulla scheda Macro.

Nella scheda Macro il nome del documento corrente viene visualizzato automaticamente nell'etichetta della casella di testo In.

Il modello Normal viene visualizzato automaticamente nell'etichetta della seconda casella In.

Poiché non si desidera copiare la macro nel modello Normal.dot, fare clic sul pulsante Chiudi file sotto l'etichetta della seconda casella di testo In per chiudere il modello.

Viene visualizzato il pulsante Apri file. Fare clic su tale pulsante per aprire il documento nel quale si desidera copiare la macro.

Nella finestra di dialogo Apri selezionare il nome del file nel quale si desidera copiare la macro, in questo caso Avanzamento Rapporto2.doc, quindi fare clic su Apri.

Tornati alla scheda Macro selezionare NewMacros nella casella di testo In Avanzamento Rapporto.doc e fare clic su Copia.

Se si desidera copiare una macro da un modello o da un file diverso da quello aperto, fare clic su Chiudi file per chiudere il documento corrente. Viene visualizzato il pulsante Apri file. Fare clic su tale pulsante per aprire il modello o il file dal quale si desidera copiare la macro.

Il progetto NewMacros contenente la macro GrassettoBlu viene copiato nella casella di testo In Avanzamento Rapporto2.doc.

Una volta completate tutte le modifiche ai documenti, fare clic su Chiudi per tornare al documento aperto.

PERSONALIZZAZIONE BARRE DEGLI STRUMENTI

È possibile creare nuove barre degli strumenti nei documenti Word utilizzando i comandi delle barre degli strumenti e dei menu esistenti.

È possibile inoltre aggiungere pulsanti di comando macro alle barre degli strumenti e ai menu esistenti.

È possibile salvare la nuova barra degli strumenti nel documento corrente o in un modello di documento per utilizzarla in altri documenti.

È anche possibile personalizzare le barre degli strumenti esistenti aggiungendo o eliminando dei pulsanti.

Si supponga di voler creare una nuova barra degli strumenti in modo da poter accedere più facilmente a determinate funzioni di formattazione.

Per prima cosa, selezionare il menu Strumenti.

Quindi, selezionare Personalizza.

Nella scheda Barre degli strumenti della finestra di dialogo Personalizza fare clic su Nuova.

Quindi, digitare il nome della nuova barra degli strumenti, in questo caso ModuloTesto, nella casella di testo Nome.

Selezionare un modello o un documento nell'elenco a discesa della casella Rendi la barra disponibile in, in questo caso lasciare l'impostazione predefinita Normal.dot.

Se si aggiunge una nuova barra degli strumenti al modello Normal, questa sarà disponibile in tutti i documenti Word che verranno aperti.

Una volta assegnato un nome alla nuova barra degli strumenti, fare clic su OK.

La nuova barra degli strumenti viene visualizzata ed è possibile aggiungervi dei pulsanti.

Per aggiungere pulsanti alla nuova barra degli strumenti, fare clic sulla scheda Comandi.

Nella scheda Comandi, selezionare un menu nell'elenco a discesa Categorie, in questo caso Formato, per visualizzare le relative opzioni.

Quindi, selezionare un'opzione, in questo caso Grassetto, da aggiungere alla barra degli strumenti.

Per aggiungere l'opzione selezionata, trascinarla sulla nuova barra degli strumenti.

È possibile aggiungere più opzioni da un menu alla barra degli strumenti.

È possibile anche aggiungere opzioni da altri menu alla barra degli strumenti.

Una volta aggiunti tutti i pulsanti desiderati alla nuova barra degli strumenti, fare clic su Chiudi.

Se si desidera aggiungere pulsanti ad una barra degli strumenti, occorre visualizzare la barra e quindi trascinare i comandi su di essa utilizzando la stessa procedura usata per creare una nuova barra degli strumenti.

Si supponga di voler eliminare un pulsante da una barra degli strumenti personalizzata.

Per visualizzare la barra degli strumenti, selezionare in primo luogo Visualizza - Barre degli strumenti.

Quindi, selezionare la relativa barra degli strumenti dal menu, in questo caso ModuloTesto.

Quando viene visualizzata la barra degli strumenti, premere il tasto Alt.

Tenendo premuto il tasto, fare clic sul pulsante che si desidera eliminare, in questo caso il pulsante Corsivo, quindi trascinarlo in un'area esterna alla barra degli strumenti.

Il pulsante non è più visualizzato nella barra degli strumenti.

Si supponga di voler aggiungere o rimuovere pulsanti da una barra degli strumenti predefinita senza utilizzare l'opzione Strumenti - Personalizza.

A tale scopo, fare clic sul pulsante Altri pulsanti nella barra degli strumenti Standard.

Quindi, selezionare la casella Aggiungi o rimuovi pulsanti visualizzata.

Nel menu visualizzato Aggiungi o rimuovi pulsanti selezionare il pulsante che si desidera rimuovere dalla barra degli strumenti, ad esempio il pulsante Mostra tutto.

Il pulsante Mostra tutto viene deselezionato e non è più visualizzato nella barra degli strumenti.

Per visualizzare tutte le opzioni nel menu Aggiungi o rimuovi pulsanti, fare clic sulla freccia verso il basso.

Per aggiungere un pulsante, ad esempio il pulsante Chiudi, alla barra degli strumenti Standard, selezionare il pulsante dal menu.

Il pulsante viene visualizzato nella barra degli strumenti Standard.

SOMMARIO

È stato descritto come utilizzare le macro e personalizzare le barre degli strumenti nel documento.

È possibile creare delle macro in modo da eseguire

più operazioni mediante un singolo comando. Le macro consentono di semplificare o di eseguire automaticamente delle attività composte da più passaggi (operazioni). È possibile memorizzare una macro in un documento o in un modello, in modo da poterla utilizzare in tutti i documenti basati su tale modello.

Le macro vengono registrate utilizzando il codice Visual Basic. Dopo aver registrato una macro, è possibile modificarla utilizzando Visual Basic Editor. È anche possibile copiare le macro in altri documenti, ridenominarle ed eliminarle qualora se ne presenti la necessità.

È possibile creare barre degli strumenti personalizzate nei documenti o nei modelli. È possibile personalizzare le barre degli strumenti aggiungendo comandi disponibili nei menu e nelle barre degli strumenti esistenti. È anche possibile modificare le barre degli strumenti esistenti aggiungendo o eliminando dei pulsanti.


COLLABORAZIONE CON GRUPPI DI LAVORO

SCOPO

Dimostrare come lavorare in collaborazione su documenti Word

§ inserire commenti

§ incorporare commenti del revisore

§ eliminare i commenti

§ creare un documento in sola lettura

§ utilizzare le password

§ proteggere un documento

§ creare più versioni di un documento

§ visualizzare, accettare e rifiutare le modifiche apportate ad un documento

§ tenere traccia delle modifiche apportate ad un documento

§ apportare modifiche di tipo 'andata e ritorno' ai documenti da HTML

§ impostare le posizioni per modelli di gruppo di lavoro

COMMENTI

Se si svolge la propria attività in un gruppo di lavoro, potrebbe risultare necessario rivedere i documenti redatti da altri utenti ed inserire in essi i propri commenti.

È possibile quindi aggiungere commenti, quali note, suggerimenti e domande, ai documenti Word senza modificare il testo originale.

Nei documenti Word è possibile inserire commenti di testo e commenti audio.

I commenti aggiunti vengono contrassegnati sia all'interno del documento che nell'apposito riquadro e ad essi viene aggiunto un numero sequenziale e le iniziali dell'utente corrente.

Per modificare le informazioni visualizzate nella finestra di dialogo Informazioni utente, scegliere Strumenti - Opzioni e fare clic sulla scheda Inf. utente.

Il numero del riferimento viene posizionato accanto al testo del commento e viene evidenziato in giallo.

Quando si posiziona il puntatore sul testo evidenziato, il commento viene visualizzato in un suggerimento su schermo.

Per visualizzare tutti i commenti presenti in un documento, utilizzare il riquadro dei commenti.

Per visualizzare i commenti di tutti i revisori o quelli di un determinato revisore, fare clic sulla freccia verso il basso accanto alla casella Commenti da nel riquadro dei commenti.

Nel riquadro dei commenti è possibile spostare e modificare i commenti.

Tuttavia, nel riquadro dei commenti non è possibile eliminare un commento. Questa operazione può essere eseguita soltanto nel documento o utilizzando la barra degli strumenti Revisioni.

Per visualizzare la barra degli strumenti Revisioni, fare clic con il pulsante destro del mouse su una barra degli strumenti esistente e selezionare Revisioni dal menu di scelta rapida.

Nella barra degli strumenti Revisioni, è possibile:

. Aggiungere un commento.

. Modificare un commento.

. Passare al commento precedente o a quello successivo.

. Eliminare un commento.

Si supponga di voler rivedere un documento e di voler aggiungere dei commenti.

A tale scopo, selezionare la parola alla quale si desidera aggiungere un commento, in questo caso costituita.

Quindi, selezionare Inserisci - Commento.



Il riferimento al commento viene aggiunto all'interno del documento e viene visualizzato il riquadro dei commenti.

Per aggiungere un commento, digitarlo nell'apposito riquadro.

Quindi, posizionare il puntatore sul commento per visualizzare il suggerimento su schermo contenente il commento.

Word consente di spostarsi rapidamente tra i commenti disponibili.

Per passare al commento precedente, fare clic sul pulsante Commento precedente.

Per passare ai commenti successivi, selezionare il pulsante Commento successivo.

Per rimuovere un commento, fare clic sul pulsante Elimina commento.

Lo sfondo giallo dal testo del commento viene eliminato e la numerazione dei restanti commenti viene aggiornata automaticamente.

Se si elimina uno dei commenti disponibili, la numerazione degli altri commenti viene modificata automaticamente.

Se si elimina l'unico commento disponibile, il riquadro dei commenti viene chiuso automaticamente.

Se il computer è provvisto di una scheda audio, altoparlanti e un microfono, è possibile inserire commenti audio in un documento.

Per inserire un commento audio, selezionare il testo al quale si desidera aggiungere il commento e fare clic sul pulsante Inserisci suono.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Oggetto suono.

Fare clic sul pulsante Registra per iniziare la registrazione del commento.

Fare clic sul pulsante Interrompi per terminare la registrazione del commento.

Per chiudere la finestra di dialogo Oggetto suono, fare clic sul pulsante Chiudi.

Nel documento viene inserita l'icona di un altoparlante per indicare che è stato inserito un commento audio.

Per ascoltare la registrazione, fare doppio clic sull'icona.

PROTEZIONE DOCUMENTI

Talvolta, può risultare utile proteggere i documenti Word da modifiche non autorizzate o limitarne l'accesso.

A tale scopo, è possibile:

. Impostare una password per l'apertura di un documento.

. Impostare una password per la modifica di un documento.

. Consigliare l'apertura di un documento in sola lettura.

Per le password di apertura e di modifica di un documento, è necessario specificare la corretta combinazione di maiuscole e minuscole.

Una password può contenere lettere, numeri e simboli, per un massimo di 15 caratteri.

Se il documento Word viene salvato come pagina Web, le password di protezione applicate al documento non saranno più valide.

Se si imposta l'opzione di sola lettura, quando si apre il file viene visualizzato un messaggio che consiglia l'apertura del documento in sola lettura.

Quando si apportano delle modifiche ad un documento aperto in sola lettura, è necessario salvarlo con un nome diverso, in modo da non sovrascrivere il documento originale.

Si supponga di voler visualizzare un messaggio che consiglia l'apertura del documento in sola lettura.

A tale scopo, selezionare File.

Quindi, selezionare Salva con nome.

Nella finestra di dialogo Salva con nome, fare clic sul pulsante Strumenti.

Quindi, selezionare Opzioni generali.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Salva.

Per visualizzare il messaggio che consiglia l'apertura del documento in sola lettura, selezionare la casella di controllo Consigliata sola lettura.

Si supponga di voler specificare una password di apertura per il documento.

A tale scopo, digitare la password nella casella di testo Password di apertura.

Se si dimentica o non si conosce la password, non sarà possibile aprire il documento.

Per consentire la modifica del documento solo se si specifica una password, digitare una password nella casella di testo Password di modifica.

Se si dimentica o non si conosce la password, sarà possibile aprire il documento in sola lettura.

A questo punto, fare clic su OK per applicare le modifiche.

Nella finestra di dialogo Conferma password, inserire nuovamente la password nella casella di testo Reinserire la password di apertura e fare clic su OK.

Quindi, inserire nuovamente la password nella casella di testo Conferma password per protezione da scrittura e fare clic su OK.

Nella finestra di dialogo Salva con nome, fare clic sul pulsante Salva.

Viene visualizzato nuovamente il documento.

Si supponga di voler aprire il documento al quale è stata aggiunta una password e per il quale è stata impostata l'opzione Consigliata sola lettura.

A tale scopo, fare clic sul pulsante Apri.

Selezionare il file, quindi fare clic su Apri.

Nella finestra di dialogo Password, digitare la password e fare clic su OK.

Viene visualizzata una finestra di dialogo contenente un messaggio che consiglia di aprire il file in sola lettura se non è necessario salvare le modifiche apportate.

Per aprire il file in sola lettura, fare clic su Sì.

Il file viene visualizzato ed è possibile apportare delle modifiche.

Se sono state apportate delle modifiche al documento, verrà richiesto di salvare il file con un nuovo nome.

CONTROLLO VERSIONE

Quando i documenti vengono condivisi da più utenti appartenenti ad un gruppo di lavoro, potrebbe risultare difficile tenere traccia delle diverse versioni dello stesso documento.

In questo caso, Word consente di creare più versioni dei documenti ed utilizzare le revisioni per controllare i documenti condivisi.

In Word le versioni consentono di salvare e gestire più versioni di un documento in un singolo file.

Quando si salvano più versioni di un documento, è possibile aprire, stampare ed eliminare le versioni precedenti.

Inoltre, le versioni consentono di risparmiare spazio su disco poiché quando si salva una versione vengono salvate soltanto le modifiche apportate ad un documento, e non l'intero documento.

Le versioni risultano particolarmente utili se si lavora in una società di grandi dimensioni e si utilizzano documenti aziendali che devono essere modificati in base alle esigenze delle singole filiali.

Le revisioni consentono di confrontare un documento modificato con il documento originale evidenziando le differenze nel documento modificato.

Ad esempio, nel settore marketing, è possibile che gli autori dei documenti desiderino tenere traccia delle modifiche editoriali apportate al proprio lavoro.

È possibile distinguere le modifiche apportate ad un documento da più revisori evidenziandole con colori diversi.

Dopo aver visualizzato le modifiche, è possibile scegliere di accettarle o rifiutarle.

Si supponga di voler salvare una versione del documento corrente.

A tale scopo, selezionare File - Versioni.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Versioni, contenente le due versioni del documento corrente disponibili.

Nella sezione Versioni esistenti della finestra di dialogo viene visualizzata la data e l'ora dell'ultimo salvataggio per ciascuna versione del documento.

Inoltre, viene visualizzato il nome dell'utente che ha salvato la versione.

Entrambe le versioni contengono dei commenti.

Per visualizzare il commento di una versione salvata, fare clic sul pulsante Visualizza commenti.

Nella finestra di dialogo Visualizza commenti viene visualizzato il commento associato alla versione.

Quindi, fare clic su Chiudi per chiudere la finestra di dialogo.

Per eliminare una versione, fare clic sul pulsante Elimina.

Viene richiesto di confermare l'eliminazione della versione. Fare clic su Sì per eliminarla.

La versione viene rimossa dall'elenco.

Per aprire una versione, selezionarla.

Quindi, fare clic sul pulsante Apri.

Lo schermo viene suddiviso in due finestre e la versione precedente risulta attiva.

Nella finestra contenente la versione precedente del documento, è possibile accedere a tutti i pulsanti ed i menu di Word che consentono, ad esempio, di stampare o modificare il documento.

È possibile confrontare le due versioni, in questo caso notare che è stata aggiunta una parola nell'intestazione.

Per chiudere la versione precedente, fare clic sul pulsante Chiudi.

Se per un documento sono disponibili più versioni, nella barra di stato viene visualizzata l'icona Versioni.

È possibile fare doppio clic sull'icona Versioni per aprire la finestra di dialogo corrispondente.

Per salvare un'altra versione del documento corrente, fare clic sul pulsante Salva versione.

Nella finestra Salva versione, digitare un commento sulla versione e fare clic su OK.

Viene visualizzato nuovamente il documento.

Si supponga di voler condividere un documento con più utenti appartenenti ad un gruppo di lavoro e di voler verificare le modifiche apportate al documento.

A tale scopo, è possibile utilizzare la funzione di revisione selezionando Strumenti - Revisioni.

Per avviare la funzione di revisione, selezionare l'opzione di menu Mostra revisioni.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Mostra revisioni, che consente di contrassegnare tutte le modifiche apportate al documento corrente e di indicare le modalità di visualizzazione delle revisioni.

La casella di controllo Tieni traccia delle revisioni durante elaborazione testo segnala tutte le revisioni apportate al documento corrente, contrassegnando ogni modifica con il nome del revisore. Pertanto, per avviare la funzione di revisione, selezionare questa casella di controllo.

La casella di controllo Mostra revisioni sullo schermo visualizza le modifiche mentre si effettua la revisione del documento.

Per visualizzare tutte le revisioni sul documento stampato, è possibile selezionare la casella di controllo Mostra revisioni nel documento stampato.

In questo caso, poiché non si desidera visualizzare le revisioni nel documento stampato, annullare la selezione della casella di controllo.

Fare clic sul pulsante Opzioni per impostare le modalità di visualizzazione dei diversi tipi di modifica.

Nella finestra di dialogo Revisioni, è possibile modificare le modalità di visualizzazione del testo inserito, del testo eliminato, della formattazione modificata e delle righe revisionate.

Dall'elenco di riepilogo Indicatore, è possibile selezionare il tipo di formattazione, se disponibile, che si desidera utilizzare per visualizzare le modifiche.

Dall'elenco a discesa Colore è possibile selezionare un colore per contrassegnare il nuovo testo.

Se si sceglie l'opzione Del revisore, verranno assegnati automaticamente colori diversi alle revisioni effettuate dai primi otto revisori.

L'opzione Automatico consente di contrassegnare il nuovo testo oppure il testo modificato o eliminato con il colore predefinito, in genere il rosso.

È possibile scegliere un colore specifico, ad esempio il Turchese, da utilizzare per contrassegnare il nuovo testo inserito da tutti i revisioni.

In questo caso, accettare le impostazioni predefinite e fare clic su OK.

Fare clic su OK per applicare le impostazioni al documento.

L'opzione Revisioni nella barra di stato è selezionata per indicare che è attiva la funzione di revisione.

Si supponga di voler accettare o rifiutare le modifiche apportate da altri revisori al proprio documento.

A tale scopo, selezionare Strumenti - Revisioni - Rivedi revisioni.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Rivedi revisioni.

In base all'impostazione predefinita, vengono visualizzati i documenti contenenti le revisioni evidenziate.

Tuttavia, se si seleziona il pulsante di opzione Non mostrare revisioni, tutte le revisioni vengono nascoste e verrà mostrato quale sarà l'aspetto del documento se verranno accettate le revisioni.

Il pulsante di opzione Mostra originale consente di visualizzare il documento originale non modificato, mostrando quale sarà l'aspetto del documento se verranno rifiutate le revisioni.

È possibile utilizzare i pulsanti Trova per individuare le revisioni, in questo caso, fare clic sul pulsante Trova con la freccia rivolta verso destra per ricercare la revisione successiva.

Viene evidenziata la prima revisione trovata.

Fare clic sul pulsante Accetta per inserire la revisione nel documento.

Viene automaticamente visualizzata la revisione successiva. Per accettarla, fare clic su Accetta.

Per rifiutare una revisione, fare clic sul pulsante Rifiuta.

I pulsanti Accetta tutto e Rifiuta tutto consentono di accettare o rifiutare tutte le revisioni apportate al documento.

Mentre il pulsante Annulla consente di annullare l'ultima revisione eseguita.

Al termine, fare clic sul pulsante Chiudi per visualizzare nuovamente il documento.

Per disattivare la funzione di revisione, fare doppio clic sull'opzione Revisioni nella barra di stato.

ANDATA E RITORNO MODELLI

In Word è disponibile una funzione che consente la condivisione dei documenti da parte di utenti di tipo diverso, compresi gli utenti che hanno a disposizione soltanto un browser Web.

È possibile salvare un documento Word come pagina Web, visualizzarlo e modificarlo utilizzando Internet Explorer per poi visualizzare le modifiche nel documento originale.

Si supponga di voler salvare una tabella numerica come pagina Web nel sito Intranet della Hobby & Sport.

A tale scopo, selezionare File - Salva come pagina Web.

Per salvare il documento nel sito Intranet, ricercare il percorso del sito e fare clic sul pulsante Salva.

Si supponga di voler accedere successivamente al sito Intranet utilizzando Internet Explorer.

Inoltre, si decide di modificare il documento utilizzando tale browser. Poiché in questo caso viene modificato il codice origine HTML, fare clic con il pulsante destro del mouse sul documento e selezionare Visualizza origine HTML.

Il documento viene visualizzato in un editor di testo, nel quale è possibile apportare le modifiche desiderate al documento.

Salvare il documento modificato nello stesso percorso in modo da sovrascrivere il file esistente.

Aggiornare la visualizzazione del documento nel browser.

A questo punto, le modifiche vengono visualizzate nel browser.

Quando si apre il documento HTML in Word, le modifiche apportate nel browser vengono visualizzate anche in Word.

Inoltre, se il documento originale è stato salvato come documento Word e come pagina Web, il documento Word costituisce una copia di backup dei dati nel caso vengano apportate modifiche non autorizzate da altri utenti.

È possibile condividere un modello all'interno di un gruppo di lavoro ed impostare il percorso per i modelli da visualizzare quando si crea un nuovo documento.

In questo modo, tutti gli utenti del gruppo di lavoro utilizzeranno lo stesso modello personalizzato.

Per proteggere un modello personalizzato da modifiche non autorizzate, è necessario che l'amministratore di sistema imposti per tale modello la proprietà di sola lettura oppure lo memorizzi sul server limitando i diritti di accesso.

Si supponga che il gruppo di lavoro condivida un modello personalizzato denominato Stile 1.0.

Per impostare il percorso predefinito per un modello del gruppo di lavoro, selezionare il menu Strumenti.

A questo punto, selezionare l'opzione di menu Opzioni.

Fare clic sulla scheda Directory predefinite.

Viene visualizzato l'elenco delle cartelle predefinite e dei percorsi di ricerca per i documenti, i modelli ed altri elementi, quali immagini clipart.

È possibile impostare il percorso per i modelli da visualizzare quando si crea un nuovo documento.

Selezionare l'opzione Modelli workgroup e fare clic su Modifica.

Selezionare la cartella contenente il modello workgroup e fare clic su OK.

È opportuno salvare tutti i modelli creati successivamente per un gruppo di lavoro nella stessa posizione.

Nella finestra di dialogo Opzioni viene visualizzato il percorso del file. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo.

Il modello è stato salvato e sarà disponibile quando verrà creato un nuovo file.

SOMMARIO

Sono state descritte le operazioni necessarie per l'aggiunta di commenti ai documenti Word.

È possibile utilizzare la funzione Commenti per aggiungere note, suggerimenti e query ai documenti Word senza modificare il testo originale. È anche possibile inserire commenti audio nei documenti Word.

Per aggiungere un commento, digitarlo nell'apposito riquadro. Ciascun commento è contrassegnato da un numero univoco. Il numero di riferimento viene inserito accanto al testo al quale è associato il commento; inoltre, il testo viene evidenziato in giallo. Il commento viene visualizzato quando si posiziona il puntatore sul testo evidenziato.

Per visualizzare contemporaneamente tutti i commenti presenti nel documento, utilizzare l'apposito riquadro.

È possibile impedire agli utenti non autorizzati di apportare delle modifiche ai documenti Word. È possibile applicare ad un documento delle password di apertura o di modifica. È possibile impostare un documento come documento di sola lettura. È possibile aprire e modificare un documento di sola lettura; tuttavia, è possibile salvarlo soltanto con un diverso nome di file.

In Word le versioni consentono di salvare e gestire più versioni di un documento in un singolo file. Quando si salvano più versioni di un documento, è possibile aprire, stampare ed eliminare le versioni precedenti del documento. Quando si salvano più versioni di uno stesso documento, vengono salvate soltanto le modifiche apportate e non l'intero documento. In questo modo, i file occupano uno spazio ridotto sul disco rigido.

Le revisioni consentono di confrontare un documento modificato con il documento originale evidenziando le differenze nel documento modificato. Le modifiche apportate ad un documento dai singoli revisori sono visualizzate in un colore diverso. Dopo avere visualizzato le modifiche, è possibile scegliere di accettarle o rifiutarle.

Le funzionalità di collaborazione per un gruppo di lavoro consentono di condividere e di apportare modifiche ai documenti Office. Ad esempio, è possibile condividere un documento in modo da consentirne la modifica da parte di più utenti. È possibile salvare un documento Word come pagina Web, visualizzarlo e modificarlo utilizzando Internet Explorer per poi visualizzare le modifiche nel documento originale.

La funzionalità di collaborazione per i gruppi di lavoro consente ad un gruppo di utenti di utilizzare un modello comune condiviso in rete. In questo caso, è necessario che l'amministratore di sistema si occupi dell'impostazione e della gestione dei modelli condivisi.







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