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GLI ARCHIVI NAZIONALI DEL QUEBEC

informatica



GLI ARCHIVI NAZIONALI DEL QUEBEC

Louis Fournier - Normand Charbonneau, gennaio 2000

( traduzione dal francese di M.B. Bertini)



Un po' di storia


Permettetemi innanzi tutto di sottolineare come, fondati nel 1920, gli Archivi Nazionali del Québec festeggino quest'anno il loro 80° anniversario. L'attenzione per gli archivi è tuttavia molto più antica.

Infatti, a partire dal 1790, il Governatore Generale del Canada, Lord Dorchester, chiede che si compili un rapporto sulla situazione degli archivi nella nuova colonia britannica (ricordiamo che la "Nouvelle-France" si era arresa ai conquistatori anglo-americani nel 1760). Tale rapporto fa il punto sulla situazione dei documenti lasciati in loco in virtù dell'Atto di capitolazione di Montréal perché "necessari per il Governo del paese". Formula raccomandazioni concernenti la loro conservazione e diffusione, il che porterà all'unificazione della responsabilità degli archivi della "Nouvelle-France" sotto l'autorità del segretario dell'amministrazione coloniale. Da allora i governi compiono degli sforzi per conservare gli archivi, ma s 313f58d olo a partire dal 1920 sarà nominato un archivista responsabile dell'Ufficio degli archivi facente capo al Segretariato della provincia.





Gli Archivi Nazionali del Québec oggi


Gli Archivi nazionali del Québec contano 113 impiegati in pianta stabile e dipendono dal ministero della Cultura e delle Comunicazioni, dicastero responsabile anche della francofonia. L'istituzione si è dotata, a partire dagli anni 1970, di una rete costituita da nove centri d'archivio che coprono l'insieme del territorio. Sino al 1971, anno di creazione del centro d'archivio di Montréal, gli Archivi nazionali del Québec disponevano dell'unico centro della capitale provinciale, Québec appunto. Nel corso dei successivi dieci anni sono stati fondati altri sette centri (Trois-Rivières, 1975; Hull, 1978; Chicoutimi, 1978; Rimouski, 1979; Sherbrooke, 1979; Rouyn-Noranda, 1980 e Sept-Iles nel 1981.



La conservazione degli archivi "definitivi"


Nei loro nove centri regionali, gli Archivi Nazionali del Québec conservano oltre


43 kilometri di documentazione scritta


7 000 000 fotografie ed altra documentazione iconografica


800 000 carte e mappe


53 000 ore di registrazioni sonore, films et video


45 000 microfiches


12 000 bobine di microfilm


Tali documenti testimoniano l'evoluzione dell'amministrazione governativa dello Stato nonché i grandi movimenti sociali, economici e politici che hanno segnato la storia del Québec. Essi provengono da fonti diverse:


archivi governativi : documenti dell'amministrazione pubblica dalle origini della colonia sino agli anni 1980


archivi giudiziari: archivi dei Tribunali dal 1660 sino al 1960 circa.


archivi civili. i registri di stato civile (battesimi, matrimoni, morti) dal 1635 sino al 1900; circa 2 000 minutari di notai dal XVII secolo sino agli anni 1920 e oltre 400 atti di agrimensori, la maggior parte dei quali risalenti al XVII secolo.


archivi privati: un numero impressionante di fondi e collezioni che occupano oltre 7 kilometri di scaffalature e che provengono da organismi privati, famiglie o individui.


Gli Archivi nazionali hanno acquisito nel corso del 1998-1999 1,5 kilometri lineari di documenti, oltre 2000 microfilms, 4 265 mappe e carte, 24 556 fotografie, 1372 documenti iconografici, 530 ore di documenti audiovisivi e 755 libri o altri documenti.


Gli Archivi nazionali non conservano attualmente documentazione elettronica con valore patrimoniale né a livello di dati strutturati (banche dati) né non strutturati (trattamento di testo, fogli elettronici, etc). Gli archivi elettronici restano nei Ministeri e negli organismi i quali hanno per altro iniziato ad inserire tale tipo di documentazione nei rispettivi "calendari di conservazione".


I centri d'archivio situati nella capitale (Québec) e nella metropoli (Montréal) conservano la parte più rilevante della documentazione disponendo inoltre delle risorse più consistenti (63 dei 113 impiegati). Pur tuttavia, teste di ponte disseminate in un vasto territorio, i centri regionali d'archivio svolgono un ruolo essenziale per i ricercatori come pure per gli organismi pubblici o privati e gli individui che sono loro interlocutori.


Gli Archivi nazionali del Québec conservano archivi di una qualità particolare poiché presentano le caratteristiche di una certa antichità (relativamente al contesto nord-americano) e di una quasi assoluta integrità (per quanto concerne gli archivi pubblici, gli atti dei notai e lo stato civile). Essi sono i custodi degli archivi dei ministeri e degli organismi governativi (dal 1660 ai nostri giorni), degli archivi giudiziari (dal 1660 al 1960 circa), degli archivi di stato civile (dal 1635 al 1900), degli atti dei notai (dal 1635 al 1920) e degli agrimensori-geometri (dalla fine del XVII° secolo ai nostri giorni) e infine degli archivi privati.



La legge sugli archivi e la missione degli Archivi nazionali del Québec


Adottata nel 1983, la legge sugli Archivi fornisce il Québec degli strumenti necessari per la conservazione e la gestione del suo patrimonio archivistico. Il legislatore attribuisce agli Archivi nazionali un triplice compito.


Conferma il ruolo tradizionale degli Archivi nazionali del Québec in materia di conservazione e valorizzazione dei documenti che presentano un interesse per la ricerca storica o per altri ambiti di conoscenza. Questo in relazione agli archivi governativi senza tuttavia escludere gli archivi di origine privata.


Gli Archivi nazionali si vedono conferire il ruolo di fornire consigli e sostegno ai ministeri e agli organismi governativi in funzione di una efficace gestione dei propri documenti amministrativi.


Infine, gli Archivi nazionali del Québec ricevono il compito di fornire alle amministrazioni municipali e scolastiche, come alle istituzioni sanitarie e di servizio sociale, il sostegno necessario per la conservazione e la valorizzazione dei propri archivi. Essi dovranno occuparsi inoltre della promozione degli archivi privati di organismi e persone che hanno svolto un ruolo importante nella società.


La Legge sugli archivi fornisce una definizione moderna degli archivi, cioè dei documenti di tutte le età (archivi correnti, "intermedi" [di deposito]e "definitivi" [storici], di qualsiasi natura e su qualunque supporto, eccezion fatta per le pubblicazioni (l'edizione in qualunque formato: stampa, cassette sonore o video, CD rom, etc.) per cui è previsto il deposito legale che fa capo alla Biblioteca nazionale del Québec. La legge si basa sulla teoria delle tre età dei documenti, il principio di provenienza e, nella sua applicazione, sul riconoscimento del fatto che gli Archivi devono essere conservati nel contesto che ha permesso la loro creazione (principio detto di "territorialità").


Nel 1985, la Politica di gestione dei documenti attivi [correnti] del governo, dei suoi ministeri e organismi governativi stabilisce chiaramente che i ministeri e gli organismi sono responsabili degli archivi correnti (che noi definiamo come documenti attivi) che essi producono. Essi devono dunque elaborare i loro piani di classificazione [titolari] e i calendari di conservazione dei loro documenti ed assicurarne l'applicazione. Gli Archivi nazionali analizzano ed approvano i calendari di conservazione che devono essere sottomessi all'approvazione da parte di tutti gli organismi previsti dalla legge. Attualmente oltre il 90% dei 4 000 organismi analizzati hanno prodotto un proprio calendario di conservazione. L'applicazione di tali strumenti ha consentito la distruzione, fra il 1986 ed il 1993, di oltre 60 kilometri lineari di documenti che non rivestivano valore permanente.


I ministeri e gli organismi sono responsabili della conservazione dei loro archivi intermedi (i nostri documenti semi attivi) e del rispetto dei tempi previsti dai loro calendari di conservazione. La custodia di questi documenti, che non sono più di utilità corrente, ma che occorre conservare, comporta dei costi molto elevati. Di fronte a questa situazione il ministero della Cultura e delle comunicazioni ha adottato, nel 1988, una politica di gestione dei documenti "semi attivi (di deposito)" e conferito agli Archivi nazionali le seguenti responsabilità:


consigliare i ministeri e gli organismi sui metodi di gestione e di conservazione dei loro archivi intermedi


promuovere i raggruppamenti dei servizi di conservazione degli archivi intermedi


amministrare i centri di conservazione che servono, su una base regionale, diversi ministeri e organismi ovvero presiedere alla conclusione delle diverse intese tra amministrazioni per la condivisione di tali servizi


controllare che i tempi di conservazione stabiliti siano rispettati e che in questo modo non siano conservati che i documenti che devono esserlo.


Gli Archivi nazionali hanno ceduto nel 1985 a un'impresa privata, per una durata di 5 anni, la gestione di un centro di prearchiviazione collocato a Québec, e nel quale sono conservati oltre 70 Km lineari di archivi intermedi, i quali non rappresentano però che una parte degli archivi conservati dai ministeri e dagli organismi governativi. La politica enunciata nel 1988 prevedeva l'apertura in un lasso di tempo breve di un centro che avrebbe servito la regione di Montréal. Le ristrettezze di bilancio che coinvolgono l'apparato governativo hanno impedito la sua apertura. I ministeri e gli organismi devono, dal momento che la nostra istituzione non dispone delle risorse necessarie, rivolgersi alle imprese private oppure ideare soluzioni interne per risolvere i loro problemi di conservazione degli archivi intermedi.



Gli archivi di origine privata


Una grande parte del patrimonio archivistico del Québec è ancora conservato dagli organismi che lo hanno prodotto. Parte di questo patrimonio è allo stesso modo conservato dagli organismi o dalle società che si dedicano alla promozione degli studi storici. Gli Archivi nazionali del Québec riconoscono il ruolo essenziale di questi partner e credono che la valorizzazione degli archivi privati debba farsi con la loro partecipazione. Per fare questo, l'applicazione della legge sugli archivi è stata accompagnata dall'adozione di altre politiche e regole tra le quali la Politique sur les archives privées che definisce la natura della partecipazione degli Archivi nazionali nella conservazione e nell'utilizzazione degli archivi di origine privata, come fa pure il Règlement sul l'agrément d'un service d'archives privées.



Gli Archivi nazionali assumono un ruolo di leadership e di sostegno e lo svolgono in modi differenti. Hanno organizzato un programma di agrément de centres d'archives privées (riconoscimento di centri d'archivio privati) che conferma il carattere di alto livello di questi centri e permette il formarsi di attrezzature e esperienze esistenti, consentendo la formazione di programmi di sostegno finanziario. Attualmente 23 centri d'archivio privati sono stati riconosciuti. Questi centri d'archivio riconosciuti appartengono a dei musei, a centri di ricerca, società storiche o a gruppi culturali (come ad esempio le comunità ebraiche).


Gli Archivi nazionali forniscono, per il tramite di un programma d'aiuto finanziario per il trattamento degli archivi, il loro sostegno ai centri d'archivio, riconosciuti o no. Inoltre il partenariato sviluppato dalla nostra istituzione si esercita anche attraverso la concertazione regionale che favorisce gli scambi d'informazione, l'armonizzazione delle pratiche archivistiche e dei campi d'acquisizione dei differenti centri d'archivio privati e pubblici di una regione.



Il trattamento degli archivi


La nostra pratica di trattamento si fonda su tre pilastri.


Il primo è l'applicazione dei calendari di conservazione per i ministeri e gli organismi pubblici. La loro applicazione rigorosa e versamenti regolari garantiscono che gli archivi divenuti permanenti (storici) siano ordinati e selezionati in modo adeguato.


Il secondo è il nostro manuale delle Norme e procedure archivistiche prodotto dagli Archivi nazionali del Québec il quale si occupa della maggior parte delle funzioni archivistiche cioè dell'acquisizione, della selezione, la classificazione, e la conservazione, la diffusione e anche della microfilmatura. Aggiornate con regolarità, queste norme e procedure garantiscono l'uniformità delle applicazioni all'interno della rete degli Archivi nazionali del Québec. Essi sono anche uno strumento utilizzato da molti altri centri d'archivi del Québec.


Infine, gli Archivi nazionali del Québec hanno adottato le Regole per la descrizione dei documenti d'archivio sviluppate dal "Bureau Canadien des Archivistes" (organismo che raggruppa le associazioni professionali francofone, Association des archivieste du Québec, e anglofone, Association of Canadian Archivists) come loro norme di descrizione. Queste regole sono l'equivalente della norma internazionale ISAD-G.


A partire dal 1987, gli Archivi nazionali del Québec hanno investito le risorse necessarie allo sviluppo e al funzionamento di un sistema informatico. Questo sistema è stato messo in opera alla fine del 1993 per gli impiegati degli Archivi nazionali. Esso permette l'accelerazione di un processo di trattamento e la sua uniformità. Il pubblico ha avuto accesso ai dati relativi alla descrizione dei fondi d'archivio a partire dal mese di ottobre 1995.


I membri del personale della nostra istituzione ha dapprima identificato alcune esigenze:


controllare l'elaborazione, l'approvazione e l'applicazione dei calendari di conservazione degli organismi assoggettati alla legge sugli archivi;


controllare l'elaborazione e l'approvazione delle liste degli archivi permanenti emanate da quegli stessi organismi pubblici (si tratta degli archivi riconosciuti come permanenti prima della promulgazione della legge stessa);


gestire, descrivere, diffondere il contenuto degli archivi permanenti versati o depositati agli Archivi nazionali, ciò che costituisce oggi il sistema PISTARD;


migliorare e integrare i sistemi informatici utilizzati per la gestione degli archivi intermedi sotto il controllo degli Archivi nazionali.


La messa a punto di un sistema informatico è soggetta a diverse difficoltà:


i sistemi sono decentrati e utilizzati dai nove centri degli Archivi nazionali;


la dimensione dei centri d'archivio varia fortemente dall'uno all'altro;


il contesto legale impone delle restrizioni in merito alla diffusione di certe informazioni al pubblico (riguardo all'applicazione della legge sull'accesso all'informazione e sulla protezione dei dati personali) e sulla sicurezza dei dati;

la continuità dei servizi ai ricercatori che frequentano i centri d'archivio;

il riconoscimento di una certa autonomia del funzionamento e delle tradizioni che esistono nei nove centri d'archivio,

la volontà degli Archivi nazionali del Quèbec di allinearsi alle regole per la descrizione di documenti d'archivio che venivano sviluppate nello stesso periodo.


Gli Archivi nazionali dividono con il ministero della Giustizia la responsabilità degli archivi giudiziari.


Questi archivi hanno posto dei problemi particolari a queste due istituzioni.


Il primo di questi problemi è stato quello della quantità dei documenti conservati. Nel 1985, gli archivi giudiziari accumulati dopo il 1660 e conservati nei palazzi di giustizia, i centri di prearchiviazione del ministero della Giustizia e agli Archivi nazionali rappresentavano più di novanta chilometri lineari di documenti e si stimava che il ritmo di accrescimento accertato avrebbe portato al raddoppio di tale massa nel giro di 25 anni.


A questo problema si aggiungeva quello dell'accesso sempre più difficile ai documenti a motivo della loro dispersione e delle loro condizioni variabili in cui sono conservati.


A fronte di questa situazione, gli Archivi nazionali del Québec e il ministero della Giustizia, in collaborazione con dei rappresentanti della magistratura, della Camera dei notai, dell'Avvocatura del Québec e del mondo della ricerca scientifica, hanno costituito un comitato che è arrivato ad un accordo fondato sui seguenti obiettivi:


accrescere l'accessibilità dell'informazione contenuta nei documenti,


assicurare la conservazione permanente, in modo integrale o per campionatura, delle serie dei documenti avente un interesse storico rilevante,


assicurare la conservazione dei documenti necessari al funzionamento del sistema giudiziario;



eliminare le serie che non contengono alcuna informazione di interesse storico, salvo conservarne alcuni esemplari;


ridurre i costi di gestione per la messa in opera di mezzi innovativi atti ad assicurare un'amministrazione razionale ed efficace degli archivi giudiziari.


Le soluzioni ritenute favorevoli sono state:


Il controllo della mole dei documenti nel rispetto dei diritti della persona e delle esigenze dell'esercizio della giustizia;


la conservazione integrale della serie dei documenti di interesse storico anteriori al 1920;


la campionatura scientifica dei dossier e delle pratiche e l'eliminazione contestuale, accompagnata dalla conservazione di alcuni esemplari, dei documenti privi di interesse storico.



La digitalizzazione degli archivi


Gli Archivi nazionali vedono nella digitalizzazione un nuovo supporto sostitutivo per rimpiazzare i documenti originali così come il microfilm ha svolto un ruolo essenziale negli anni passati. Questo strumento renderebbe quindi possibile una maggiore diffusione dei documenti d'archivio, una gestione migliore degli spazi di deposito e la realizzazione di un nuovo supporto di conservazione degli originali.

Per impostare il processo di digitalizzazione, gli Archivi nazionali hanno prodotto una guida alla digitalizzazione con tre risvolti: archivistico, tecnologico e legale. Gli Archivi nazionali svolgono così il loro vero ruolo di consiglieri presso gli organismi assoggettati alla Legge sugli Archivi orientando la loro clientela in questi progetti di digitalizzazione.


Gli Archivi nazionali hanno realizzato fino ad oggi due progetti pilota in fatto di digitalizzazione. La prima consiste nel digitalizzare differenti documenti d'archivio conservati su diversi supporti e nel diffonderli sulla rete Internet. Questo progetto è stato realizzato in collaborazione con l'Impresa COGECO di Trois-Rivières. Il risultato di questa digitalizzazione è disponibile sul sito WEB degli Archivi nazionali. Il secondo progetto consiste nella digitalizzazione di una parte dei fondi del Ministero della Sanità e dei servizi sociali. Il progetto ha permesso di constatare che la digitalizzazione comporta degli investimenti importanti sia in risorse umane, finanziarie e materiali e comporta l'interrogarsi sulla natura dei documenti da digitalizzare.


Infine, gli Archivi Nazionali hanno firmato una intesa di collaborazione con una società privata, attinente alla digitalizzazione e alla commercializzazione dei fondi e delle collezioni. Questo accordo di sei anni prevede che la ditta dovrà digitalizzare 1 300 000 immagini ogni anno in cambio dell'affitto e delle attrezzature per la digitalizzazione che gli sono state date in prestito. Inoltre, il 15% degli introiti provenienti dalla commercializzazione delle immagini digitalizzate saranno versati annualmente agli Archivi Nazionali. Questa intesa si inserisce nel piano di digitalizzazione degli Archivi nazionali per il periodo che va dal 1999 al 2004. Questo piano prevede la produzione di circa 10 000 000 immagini digitalizzate, che rappresentano 1400 metri lineari di documenti. Un certo numero di questi documenti potranno essere eventualmente eliminati e ciò comporterà delle economie sia di spazio nei depositi che rispetto ad altre misure di conservazione.


Inoltre, gli Archivi nazionali procederanno anche alla digitalizzazione di microfiches, il che implica la produzione di circa 21600000 immagini digitalizzate oltre a quelle precedenti.



La consultazione degli archivi


Nel capitolo dei servizi offerti al pubblico, notiamo che i ricercatori effettuano circa 90000 sedute di lavoro all'anno nei locali degli Archivi nazionali del Québec e che il personale risponde a più di 4000 domande scritte che provengono, in maggioranza da altre province. Un sondaggio realizzato presso gli utenti dei nostri archivi ci permette di disegnare un profilo del ricercatore:

Un uomo, nel 60% dei casi;

Relativamente maturo, il 45% supera i 50 anni di età;

Piuttosto istruito, il 49% ha un diploma del primo ciclo universitario;

Assiduo, il 48% ha frequentato uno dei centri d'archivio degli Archivi nazionali almeno 20 volte nel corso dell'ultimo anno;

Interessato, innanzitutto, alla genealogia in più del 60% dei casi.



I nostri centri d'archivio hanno degli orari differenti in funzione delle risorse umane disponibili. I sette centri d'archivio situati fuori da Québec e Montreal sono accessibili negli orari normali di apertura degli uffici dalle 8.30 alle 16.30 dal lunedì al venerdì. I centri d'archivio situati nel Québec e Montréal, che accolgono circa 60000 dei 90000 utenti delle nostre sale di consultazione, hanno degli orari molto più lunghi, cioè (nel caso degli archivi di Montréal) 51 ore per settimana, da lunedì a sabato, per oltre 300 giorni all'anno.


Nell'intento di conservare i documenti originali e di soddisfare le esigenze dei ricercatori, in particolar modo quelle dei genealogisti, gli Archivi nazionali del Québec hanno intrapreso un programma di microfilmatura dei registri di stato civile e di documenti notarili.

Un tale programma permette di servire una clientela sempre più numerosa disponendo di un personale limitato (ad esempio, il centro degli archivi situato a Montréal ha sei persone destinate alle attività di consulenza, di fronte a quasi 30000 sedute di lavoro dei ricercatori) e avendo inoltre un orario di apertura molto esteso.

Occorre aggiungere a ciò che sempre di più la consultazione del sistema informatico PISTARD avviene tramite INTERNET, senza dunque che il ricercatore debba spostarsi. L'arrivo di questo mezzo di comunicazione costituisce senza alcun dubbio un elemento chiave per la diffusione dei nostri archivi.


Conclusione


La problematica archivistica del Québec non è particolarmente originale poiché le difficoltà che abbiamo riscontrato nella gestione dei nostri archivi assomigliano a quelle della maggior parte dei paesi occidentali: spazi di conservazione, descrizione, digitalizzazione e diffusione degli archivi. Noi mettiamo tuttavia sempre più l'accento sullo sviluppo dei mezzi informatici e sulla digitalizzazione dei documenti degli archivi per facilitare la gestione di questi e soprattutto la loro diffusione.











































Fonti



Archives nationales du Québec

Actualisation du plan directeur informatique.

Québec : Ministère de la Culture et des communications, Direction des systèmes et des technologies de l'information, 1999



Archives nationales du Québec

Archives nationales du Québec

Québec : Ministère des Affaires culturelles, 1990.



Archives nationales du Québec

Des réseaux de partenaires pour garder vivante la mémorie du Quebec.

Québec : Archives nationales du Québec



Archives nationales du Québec

Rapport d'activités 1992-1993

Québec : Archives nationales du Québec, 1994



Charbonneau, Normand

Les Archives nationales du Québec

Québec : Archives nationales du Québec, 1995



Demers, Jean-Maurice

« Les archives du gouvernement du Québec de 1886 à 1990 ».

Archives, 24, 1-2 (été-automne 1992), 10-13.



Héon, Gilles

« L'Etait du Québec et ses archives ».

Cap-aux-diamants, 31 (automne 1992), 10-13.



Leclerc, Marc-André

« Le systéme bureautique et informatique des Archives nationales du Québec ».

Archives, 26, 1-2 (été-automne 1994), 57-84.






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