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TEORIE ORGANIZZATIVE - Cos'è un'organizzazione?

management

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TEORIE ORGANIZZATIVE

·        Cos'è un'organizzazione?

Definizioni

Le Organizzazioni sono, entità sociali guidate da obiettivi, progettate come sistemi di attività deliberatamente strutturati e coordinati che interagiscono con l'ambiente esterno.

Un organizzazione esiste quando le persone interagiscono l'una con l'altra nell'esercizio di funzioni che aiutano a conseguire degli obiettivi. I nuovi approcci sono concepiti per potenziare i lavoratori fornendo loro maggiori opportunità per apprendere e contribuire mentre lavorano insieme in vista di un obiettivo comune. La maggior parte delle organizzazioni si sforza d ottenere un maggior coordinamento orizzontale delle attività produttive, un'organizzazione non può esistere senza interagire con clienti, fornitori, concorrenti e gli altri elementi dell'ambiente esterno.

Tipi di organizzazione

-         Grandi società multinazionali/piccoli negozi a conduzione familiare

-         Aziende a scopo di lucro (EBay, Blockbuster Video)/Organizzazioni non profit (WWF, Save the children foundation)

Le aziende a scopo di lucro sono interessate ai profitti, ricavati dalla vendita dei prodotti e servizi ai clienti, invece le organizzazioni non profit si rivolgono alla produzione di un particolare tipo di impatto sociale, hanno stanziamenti pubblici, sovvenzioni e donazioni. Le aziende si concentrano sul miglioramento dei prodotti e servizi offerti per incrementare le vendite. Nelle organizzazioni i servizi sono forniti ai clienti non paganti. Essi devono gestire molti stakeholder (portatori di interessi) per pubblicizzare i loro interessi per attirare non solo i clienti ma anche i volontari e donatori.

L'importanza delle organizzazione:

Le organizzazioni sono recenti nella storia dell'uomo, con la Rivoluzione Industriale hanno avuto un ruolo centrale nella vita delle persone e oggi influenzano molto la nostra società.

Le organizzazioni:

-         mettono insieme risorse per raggiungere gli obiettivi e i risultati desiderati;

-         producono beni e servizi in maniera efficiente e a prezzi competitivi;

-         facilitano l'innovazione, per produrre e distribuire  beni e servizi più efficientemente;

-         utilizzano moderne tecnologie;

-         si adattano all'ambiente in evoluzione e lo influenzano (la globalizzazione);

-         creano valore per gli azionisti, i clienti e i dipendenti, i manager devono capire quali parti delle attività creano valore e chi no, un'azienda ha un profitto quando il valore che essa crea è superiore del costo delle risorse impiegate;

-         conciliano le sfide attuali di motivazione, di etica e di management della diversità con le esigenza di maggiore coordinamento delle risorse umane, devono motivare i dipendenti a lavorare insieme per raggiungere obiettivi organizzativi.

·        Prospettive sulle organizzazioni

Sistema aperto

Deve interagire con l'ambiente per sopravvivere; consuma ed esporta risorse verso l'ambiente; non può isolarsi, deve continuamente adattarsi all'ambiente. L'organizzazione deve trovare e ottenere le risorse necessarie, interpretare i cambiamenti ambientali e  agire di conseguenza, collocare i prodotti e controllare e coordinare le attività interne in relazione ai disturbi e alle incertezze ambientali.

Sistema chiuso: non dipende dall'ambiente in cui si trova; è autonomo delimitato e isolato dal mondo esterno. In pratica è difficile che esiste, la sua gestione è facile: l'ambiente è stabile, prevedibile e non causa problemi.

L'organizzazione è vista come un sistema.

Sistema: è un insieme di elementi interagenti, cioè sia le persone sia le unità organizzative dipendono gli uni dagli altri, i quali ottengono input dall'ambiente (dipendenti, materie prime e altre risorse fisiche, informazione e risorse finanziarie), li trasformano e restituiscono output all'ambiente esterno (prodotti e servizi destinati ai propri clienti; soddisfazione del personale, inquinamento, altri sottoprodotti del processo di trasformazione).

Un sistema è composto da diversi sottosistemi, che svolgono diverse funzioni richieste per la sopravvivenza dell'organizzazione, come la produzione (produce gli output dell'organizzazioni in termini di prodotti e servizi), monitoraggio dei confini (sono responsabili degli scambi con l'ambiente esterno: acquisto della fornitura e marketing dei prodotti), manutenzione (si occupa dell'ordinato svolgimento delle attività e della manutenzione degli elementi fisici e umani dell'organizzazione), adattamento e management (responsabile del coordinamento della direzione degli altri sottosistemi dell'organizzazione).

·        Configurazione organizzativa: (HENRY MINTZBERG)

Secondo il modello di Mintzberg esistono cinque componenti base di un'organizzazione di diverse dimensioni e importanza:

1)      Nucleo operativo: comprende le persone che effettuano il lavoro basilare dell'organizzazione; svolge la funzione del sottosistema di produzione e è il luogo di trasformazione degli input in output;

2)    Tecno-Struttura: aiuta l'organizzazione ad adattarsi all'ambiente; gli addetti della tecno-struttura (ingegneri, ricercatori) osservano l'ambiente per individuare problemi, opportunità e sviluppi tecnologici, rete di telecomunicazioni, si trova nelle aziende di grandissime dimensioni. E' responsabile per la creazione di innovazioni nel nucleo operativo e aiuta l'organizzazione a cambiare e ad adattarsi.

3)    Staff di Supporto: è responsabile dell'ordinato svolgimento dell'attività e della manutenzione dell'organizzazione, nelle sue componenti fisiche e umane, si occupa degli aspetti amministrativi e finanziari dell'azienda, controllo dei costi, gestione del personale. Comprende le attività di gestione delle risorse umane (procedure di selezione e assunzione, formazione e sviluppo dei dipendenti, manutenzione degli uffici e assistenza).

4)    Vertice strategico: formato da una o più persone, fornisce la guida, la strategia e gli obiettivi per l'organizzazione.

5)    Linea intermedia: è responsabile dell'implementazione e del coordinamento delle unità organizzative. Si trova tra il vertice strategico e il nucleo operativo, eseguendo le direttive e informando tutti i reparti. Dovrebbero facilitare il controllo, il coordinamento del lavoro, fanno dei rapporti al Vertice strategico sul lavoro del Nucleo operativo.

6)    Management: è un sottosistema distinto, responsabile del coordinamento delle altre parti dell'organizzazione.

·        Le dimensioni della progettazione organizzativa

Le dimensioni organizzative, sono modi e concetti che ci permettono di qualificare, di dare attributi all'organizzazione, qualità che possono essere declinate in vario modo in base all'organizzazione, e sono di due tipi:

-         Dimensione strutturale: forniscono regole per descrivere caratteristiche interne di un'organizzazione; creano una base per misurare e confrontare un'organizzazione, concezione di sistema chiuso, caratterizzano una specifica organizzazione, comprendono:

1)        Formalizzazione: si riferisce alla quantità di documentazione scritta riguardante l'organizzazione sui comportamenti e attività (procedure, mansionari, regolamenti);

2)      Specializzazioni: è il grado in cui i compiti organizzativi vengono suddivisi tra posizioni lavorativi separate, quindi si riferisce alla divisione del lavoro. Più è alta la specializzazione, il lavoratore avrà meno compiti;

3)      Gerarchia: descrive chi riporta a chi, è l'ambito di controllo (span of control) di ogni manager. È descritta in un organigramma da linee verticali, quanti più gradi ci sono più elevato è il grado di gerarchia. C'è ampiezza del controllo, chi sta al vertice ha un controllo molto grande perché controlla tutti gli altri direttamente (per esempio la Gore ha assenza di gerarchia, al vertice  c'è il capo e tutti i dipendenti sono allo stesso livello). Se inseriamo i sistemi gerarchici il controllo diminuisce;

4)      Centralizzazione: si riferisce a livello gerarchico che ha l'autorità di prendere decisioni, se queste sono prese solo dai livelli superiori, l'organizzazione è centralizzata, se invece le decisioni sono delegate ai livelli organizzativi è decentrata, ai livelli più bassi non viene data l'autonomia  di effettuare scelte;

5)      Professionalità: livello di formazione e addestramento formale dei dipendenti, è misurata mediante il numero medio di anni di formazione dei dipendenti;

6)      Indicatori del personale: si riferisce all'impiego delle persone e riguardano il personale amministrativo, impiegati, staff professionale e i lavoratori diretti e indiretti. Ogni indicatore è calcolato dividendo il numero dei dipendenti in una certa categoria per il numero totale dei dipendenti dell'organizzazione.

-         Dimensioni contestuali: teorie di realizzazione tra organizzazione e ambiente, caratterizzano l'intera organizzazione e comprendono:

1)      Dimensione: grandezza dell'organizzazione rappresentata mediante il numero di persone che vi lavorano, non coincide con una dimensione economica, concorrenziale.;

2)    Tecnologia: si riferisce agli strumenti, alle tecniche e alle azioni utilizzate per trasformare gli input in output, quindi in che modo l'organizzazione realizza i prodotti e i servizi e li fornisce ai clienti;

3)    Ambiente: include tutti gli elementi esterni ai confini dell'organizzazione (Pubblica amministrazione, clienti, fornitori, comunità finanziarie) gli elementi ambientali che influenzano l'organizzazione sono le altre organizzazioni;

4)    Obiettivi e Strategia: definiscono lo scopo e le tecniche competitive che la distinguono da altre organizzazioni; definiscono l'ambito delle attività e le relazioni con i dipendenti, clienti e concorrenti. Gli obiettivi sono di solito in forma scritta, mentre una strategia consiste in un piano d'azione che descrive le allocazioni delle risorse e dell'attività attraverso le relazioni con l'ambiente;

5)    Cultura: è l'insieme di valori fondamentali, convinzioni, conoscenza e regole condivise dal complesso dei dipendenti (comportamento etico, impegno dei dipendenti, efficienza). Quando il valore è condiviso con un gruppo di persone si tratta di valore dell'organizzazione.

Le 11 dimensioni strutturali e contestuali sono interdipendenti.

·        Risultati di performance ed efficacia

I manager adattano le dimensioni strutturali e contestuali e i sottosistemi organizzativi per trasformare gli input in output e fornire valore nel modo più efficiente ed efficace possibile.

L'efficienza: fa riferimento alla quantità di risorse impiegate per raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione; è misurata in base alla quantità di materie prime, denaro e lavoratori necessari per produrre un dato livello di output.

L'efficacia: indica il livello di raggiungimento degli obiettivi dell'organizzazione. Le organizzazioni hanno bisogno di obiettivi chiari e strategie adatte per raggiungerli.

Inoltre molte organizzazioni utilizzano nuove tecnologie per migliorare l'efficienza e l'efficacia.

I manager stanno attenti sulle esigenze e interessi dei diversi stakeholders, per definire gli obiettivi e perseguire l'efficacia (approccio degli stakeholders).

Ha preso piede soprattutto con la moda della responsabilità sociale delle aziende, esploso soprattutto negli anni '90.

Lo stakeholder è un qualsiasi gruppo all'interno o all'esterno dell' organizzazione, che ha interessi nei confronti dell'organizzazione stessa (dipendenti, creditori, clienti, governo, sindacato, fornitori, management, comunità) hanno esigenze ed interessi diversi che vogliono soddisfatti nell'organizzazione.

Non sempre l'organizzazione riesce a soddisfare tutti gli stakeholders quindi non raggiunge tutti gli obiettivi di efficacia. Cambiando stakeholder si cambiano gli obiettivi. Se l'azienda riesce a soddisfare i bisogni di tutti gli stakeholder centra gli obiettivi posti.

·        L'evoluzione della teoria e della progettazione organizzativa

La teoria organizzativa è basata su modelli e aspetti presenti nella progettazione e nel comportamento organizzativo.

Prospettive storiche

La progettazione organizzativa è cambiata nel tempo in base ai cambiamenti della società.

L'efficienza prima di tutto.

Secondo lo scientific management di Taylor, le decisioni sulle organizzazioni e l'organizzazione del lavoro si basano su studi precisi e scientifici delle singole situazioni. I manager selezionano i lavoratori specializzati, li addestrano, pianificano il lavoro e forniscono incentivi salariari per incrementare la produzione.

Come organizzarsi.

In base alla prospettiva classica, mentre lo scientific management si occupava del nucleo operativo, la direzione amministrativa si occupava della progettazione e del funzionamento dell'organizzazione nel suo complesso. In questo periodo Fayol propose quattordici principi che hanno costituito le basi della prassi manageriale e della progettazione organizzativa moderna.

L'attenzione alle persone.

Un miglior rapporto psicologico con lavoratori aveva portato ad un aumento della motivazione e della produttività. Queste ricerche portarono poi ad una rivoluzione nella gestione del personale e posero le basi per successivi lavori sulle tematiche della leadership e della motivazione.

Negli anni Ottanta nacquero nuove culture aziendali che adottarono valori come la flessibilità, la rapidità di risposta nei confronti dei clienti, la motivazione dei dipendenti. Negli ultimi decenni il mondo delle imprese è cambiato ancora più profondamente grazie all'introduzione di Internet e altri progressivi information technology, la globalizzazione.

L'importanza dell'ambiente.

Per contingenza si intende che una cosa dipende da altre cose, quindi affinché le organizzazioni siano efficaci ci deve essere una buona corrispondenza tra organizzazione interna e le condizioni dell'ambiente esterno.

La progettazione organizzativa contemporanea.

I punti di vista del passato non sono utili per capire le imprese odierne. Le organizzazioni di oggi si spostano su idee basate su sistemi organici e biologici. Nel XX sec. l'ambiente è ordinato e prevedibile e il ruolo del manager è quello di mantenere la stabilità, questo tipo di visione era valido nell'era industriale. Nel tempo le organizzazioni diventano più grandi e l'ambiente in cui si trovano adesso non è più stabile. A causa dei cambiamenti il manager non possono più mantenere la stabilità.   Secondo la teoria del caos, le relazioni in sistemi complessi ed adattivi sono non lineari e costituite da numerose interconnessioni e scelte divergenti che creano effetti indesiderati. Quindi i manager non possono misurare, prevedere o controllare con metodi tradizionali gli eventi interni ed esterni alle organizzazioni. L'idea è qulla di considerare le organizzazioni come sistemi naturali e non come macchine prevedibili. Infatti in questo nuovo ambiente molti manager si stanno spostando per la learning organization(organizzazione che apprende), strutture più flessibili e decentralizzate; essa promuove la comunicazione e la collaborazione in modo che ognuno sia coinvolto nell'identificazione e nella risoluzione dei problemi; è basata sull'uguaglianza sull'informazione aperta, su un basso livello di gerarchia (potere decentralizzato) e una cultura che incoraggi l'adattabilità e la partecipazione. In una learning organization il valore essenziale è la capacità di risolvere i problemi mentre l'organizzazione tradizionale è progettata per operare in modo efficiente.

Efficienza e Learning organization

L'azienda moderna osserva cinque elementi della progettazione organizzativa: struttura, compiti, sistemi, cultura e strategia.

Dalla struttura verticale a quella orizzontale.

L'organizzazione tradizionale ha una struttura basata sul raggruppamento delle attività in base al lavoro svolto dal basso verso l'altro (struttura verticale), vi è una scarsa collaborazione tra le unità funzionali ed esiste una gerarchia.

In un ambiente in rapido cambiamento i manager non sono in grado di risolvere i problemi tempestivamente, quindi la gerarchia crea delle distanze tra i manager al vertice e i lavoratori, per questo è abolita. La struttura diventa quindi di tipo orizzontale, non vi sono confini tra le varie funzioni e i vari team comprendono membri proveniente da diverse aree funzionali.

Dai compiti routinari all'arricchimento dei ruoli.

Lo scientific management definiva ogni mansione e come doveva esser svolta. Nelle organizzazioni tradizionali, la conoscenza del compito e il suo controllo erano centralizzati. Il compito è un'attività lavorativa definita con precisione e assegnata ad una persona. Nelle organizzazioni moderne invece nasce il concetto di ruolo, ovvero parte del sistema sociale, caratterizzato da discrezionalità e responsabilità. Inoltre i ruoli possono essere ridefiniti o adattati, la conoscenza e il controllo dei compiti sono attribuiti ai lavoratori e non ai supervisori o agli alti dirigenti.

Dai sistemi di controllo formale alla condivisione delle informazioni.

Nelle organizzazioni di piccole dimensioni la comunicazione è informale e diretta. Quando l'organizzazione diventa più grande la distanza tra vertice e lavoratori aumenta, quindi nelle learnig organization la diffusione delle informazioni costituisce un elemento importante per operare in modo ottimale. Le idee e le informazioni sono condivise in tutta l'azienda, ma questi tipi di organizzazioni mantengono linee di comunicazioni anche con i clienti, fornitori e anche con i concorrenti per accrescere la capacità di apprendimento.

Dalla strategia competitiva alla strategia collaborativa.

Nelle organizzazioni tradizionali, la strategia viene formulata dai top manager e imposta all'organizzazione. Nella learnign organization lo sviluppo della strategia avviene grazie ad azioni cumulate di forza lavoro dotata di informazione e potere. La strategia scaturisce dai rapporti di partnership con i fornitori, clienti e anche i concorrenti.

Da una cultura rigida ad una cultura adattiva.

Un'organizzazione dovrebbe avere una cultura che la spinge ad adattarsi con l'ambiente esterno, ma per alcune la cul 212b12c tura diventa rigida se non riescono a seguire i rapidi cambiamenti di mercato. Nelle organizzazioni moderne, la cultura incoraggia l'apertura, l'equità, il miglioramento continuo e il cambiamento. Quindi non esistono più differenze di status, come sale da pranzo per i dirigenti o posti macchina riservati, ogni persona offre il proprio contributo.

Livelli di analisi

-         Il comportamento organizzativo: l'approccio micro alle organizzazioni, si focalizza all'interno delle organizzazioni considerandoli unità di analisi. Analizza la motivazione, gli stili di leadership e la personalità. (psicologia delle organizzazioni)

-         La teoria organizzativa: si occupa dell'esame a livello macro delle organizzazioni, l'intera organizzazione viene esaminata come unica entità. Si occupa delle aggregazioni delle persone all'interno delle unità organizzative e organizzazioni e delle differenze nella struttura e nel comportamento a livello organizzativo. (sociologia delle organizzazioni)

-         La teoria meso: riguarda l'integrazione dei due livelli di analisi. Gli individui e i gruppi influenzano l'organizzazione e viceversa.

CAP 2      STRATEGIA, PROGETTAZIONE ORGANIZZATIVA ED EFFICACIA

·        Il ruolo della direzione strategica nella progettazione organizzativa

La principale responsabilità del top manager e di determinare gli obiettivi, la strategia e la struttura dell'organizzazione, con ciò adattando l'organizzazione ai cambiamenti dell'ambiente. La determinazione della direzione strategica inizia rilevando le opportunità e le minacce nell'ambiente esterno. Poi il top management rileva anche i punti di forza e debolezza interni per distinguere l'azienda dalle altre del settore. Rilevare l'ambiente interno vuol dire valutare ogni unità organizzativa in base alle performance dello stile di leadership. Il passo successivo consiste nello stabilire la missione generale e degli obiettivi ufficiali basati sul corretto adattamento tra opportunità esterne e punti di forza interni. La progettazione consiste nell'amministrazione e dell'esecuzione del piano strategico. Il ruolo del top management è importante in quanto i vari manager possono valutare l'ambiente in modo diverso ed elaborare obiettivi differenti.

·        Il fine organizzativo

Missione (obiettivi ufficiali)

Può avere un forte impatto su di un'organizzazione. Si tratta di obiettivi noti come anche finalità di fondo, di lungo periodo e spesso tengono conto del sistema di valori dando una rappresentazione di questo sistema. Definisce le attività di business e può focalizzarsi sui valori, sui mercati e sui clienti che distinguono l'organizzazione. Uno degli obiettivi principali di una missione è di fungere da strumento di comunicazione; comunica ai dipendenti attuali e futuri, ai clienti, agli investitori, ai fornitori e ai concorrenti le finalità e gli obiettivi che l'organizzazione cerca di raggiungere.

Obiettivi Operativi

Spiegano cosa l'organizzazione sta effettivamente cercando di fare. Tali obiettivi riguardano spesso il breve periodo e i compiti primari che un'organizzazione deve svolgere:

Performance generale

Per le organizzazioni a scopo di lucro è rappresentata dalla redditività (utile netto, utile per azione o ritorno sull'investimento); le organizzazioni non profit (servizi sociali,sindacati) invece hanno fini orientati all'erogazione dei servizi ai clienti entro i vincoli posti da determinati livelli di budget (obiettivi di crescita e volume). [Contact USA - telefono amico per le persone in difficoltà]

Risorse

Riguardano l'acquisizione dall'ambiente di risorse materiali e finanziari necessarie (ottenimento di un finanziamento, ricerca di fonti meno costose di materie prime o assunzione di brillanti laureati). [Università - docenti e studenti eccellenti]

Mercato

Riguardano la quota o la posizione nel mercato desiderata dall'organizzazione, sono di competenza dell'unità di marketing, delle vendite, e della promozione. [Desiderio Honda di superare la Toyota Motor Company come primo venditore di automobili in Giappone]

Sviluppo del personale

Ha a che fare con la formazione, promozione, sicurezza e crescita dei dipendenti, compresi anche i dirigenti.

Innovazione e cambiamento

Riguarda la prontezza ad adattarsi a cambiamenti inaspettati nell'ambiente in cui opera l'organizzazione, in relazione allo sviluppo di specifici servizi e prodotti o processi produttivi.

Produttività

Riguardano l'ammontare degli output ottenuto dalle risorse disponibili, che si calcola attraverso gli indici di produttività, formulati in termini di "costo per unità produttiva", "unità prodotte per dipendente" o "costo delle risorse per dipendente". [Obiettivo di produttività della Boeing è di far uscire dallo stabilimento un 737 in cinque giorni, accelerando il processo che dura undici giorni].

Gli obiettivi di innovazione e cambiamento sono sempre più importanti, anche se all'inizio possono causare un calo di profitti. Gli obiettivi del sviluppo del personale sono critici per aiutare a mantenere una forza di lavoro motivata e coinvolta

·        Un quadro di riferimento per la selezione della strategia e della struttura

Una strategia è un piano per l'interazione con l'ambiente competitivo volto a raggiungere gli obiettivi organizzativi.

Le strategie competitive di Porter

Porter ha studiato diversi business e in modo schematico descrive tre strategie competitive: leadership di costo, differenziazione e focalizzazione. Quest'ultima si differenzia in leadership di costo focalizzata e differenziazione focalizzata. Nell'utilizzare questo metodo i manager valutano due fattori: il vantaggio competitivo (se competere attraverso costi inferiori o attraverso la capacità di offrire prodotti e servizi unici e distintivi) e l'ambito competitivo

Differenziazione

Le organizzazione cercano di distinguere i propri prodotti o servizi dagli altri competitori all'interno dello stesso settore, attraverso la pubblicità, alcune caratteristiche distintive del prodotto, una nuova tecnologia al fine di ottenere un percezione del prodotto come unico [Elettrodomestici Maytag, Abbigliamento Tommy Hilfigher, Automobili Jaguar, American Express, Hilton Hotels]. Questa strategia si rivolge a una clientela che non dà particolare importanza al prezzo, può ridurre la rivalità dei concorrenti e scongiurare la minaccia di prodotti sostitutivi, sfruttando il fatto che i clienti sono fedeli alle marche delle aziende. La differenziazione del prodotto comporta spese onerose riguardante la ricerca e la promozione, quindi l'utilizzo di solide strategie di marketing e dipendenti creativi.

Leadership di costo

Cerca di incrementare la quota di mercato enfatizzando i bassi costi rispetto ai concorrenti. L'organizzazione ricerca in maniera aggressiva l'efficienza negli impianti, attua riduzione dei costi e utilizza stretti controlli per realizzare prodotti più efficientemente dei concorrenti. Ciò implica di vendere a prezzi inferiori dei concorrenti e continuare ad offrire una qualità analoga ottenendo profitti ragionevoli.

Questa strategia può aiutare l'azienda a difendersi dagli attuali concorrenti perché i clienti non possono trovare prezzi inferiori altrove.

Focalizzazione

L'organizzazione si concentra su una specifica area di mercato o su un determinato gruppo di acquirenti. L'azienda cercherà di raggiungere alternativamente un vantaggio di costo o un vantaggio di differenziazione nell'ambito di un mercato ristretto [Wal - Mart aprì negozi di dimensioni modeste in piccoli paesi trascurati offrendo marche nazionali a prezzi bassi tutti i giorni].

Se i manager non adottano una strategia competitiva, l'organizzazione non ha vantaggio strategico e i profitti risultano inferiori rispetto a quelle aziende che adottano una strategia.

La tipologia strategica di Miles e Snow

Secondo Miles e Snow, l'organizzazione si sforza di unire le caratteristiche interne, la strategia e l'ambiente esterno. Possono essere attuate quattro strategie:

Impresa esploratrice

Consiste nell'innovare, assumere rischi, ricercare nuove opportunità e crescere. Questa strategia si adatta bene ad ambienti dinamici e in crescita, nei quali la creatività è più importante dell'efficienza [Microsoft, Federal Express]

Impresa difensiva

È l'opposto di quella d'esplorazione. Anziché assumere rischi e cercare nuove opportunità, riguarda la stabilità o lo snellimento. Essa cerca di tenersi stretti i clienti attuale, senza innovare né cercare la crescita. Importante è l'efficienza interna e il controllo al fine di offrire prodotti affidabili e di alta qualità destinati a una clientela stabile. [Paramount Pictures realizza film di successo ma pochi kolossal, in modo da controllare i costi].

Impresa analitica

È a metà tra quella d'esplorazione e quella difensiva; alcuni prodotti verranno indirizzati verso ambienti stabili nei quali è utilizzata una strategia d'efficienza elaborata per mantenere i clienti attuali. Altri verranno indirizzati verso ambienti nuovi e più dinamici, dove la crescita è possibile. [Procter & Gamble mantiene un livello di attività stabile per marchi forti come Tide e Pampers, ma tende ad inventare anche altre categorie di prodotti nuovi, come ad esempio articoli per la casa].

Impresa reattiva

In realtà non è affatto una strategia ma risponde alle minacce ambientali e alle opportunità caso per caso. Il Top management non possiede piani ben definiti e non ha fornito all'organizzazione una missione, quindi l'organizzazione intraprende qualsiasi azione che sembri rispondere alle necessità immediate. Questa strategia può portare l'azienda alla rovina. [Xerox, Kodak, McDonald's hanno fallito perché i manager hanno adottato una strategia coerente con le tendenze dei clienti].

Come le strategie influiscono sulla strategia organizzativa

Le strategie influiscono sulle caratteristiche interne dell'organizzazione, le quali devono sopportare l'approccio competitivo dell'azienda.

Strategie competitive di Porter

Tipologia strategica di Miles e Snow

Strategia: differenziazione

Progettazione organizzativa

- Orientamento all'apprendimento; agisce in maniera flessibile e senza molti vincoli, con un forte coordinamento orizzontale

- Grandi spazi per la ricerca

- Valorizza e costruisce meccanismi per la familiarità con i clienti

- Premia la creatività dei dipendenti per l'assunzione dei rischi e l'innovazione

Strategia: leadership di costo

Progettazione organizzativa

- Orientamento all'efficienza; forte autorità centrale; stretto controllo dei costi con report frequenti e dettagliati

- Procedure operative standardizzate

- Impulso su sistemi di approvvigionamento e distribuzione molto efficiente

- Dipendenti svolgono compiti routinari sotto un'attenta supervisione; limitata responsabilizzazione dei dipendenti nel prendere decisioni o iniziative autonomamente

Strategia: esplorazione

Progettazione organizzativa

- Orientamento all'apprendimento; struttura flessibile, fluida e decentralizzata

- Grandi spazi per la ricerca

Strategia: difesa

Progettazione organizzativa

- Orientamento all'efficienza; autorità centralizzata e stretto controllo sui costi

- Enfasi sull'efficienza produttiva; bassi costi generali

-Attenta supervisione, limitata responsabilizzazione dei dipendenti

Strategia: Analisi

Progettazione organizzativa

- Bilancia l' efficienza e l'apprendimento; stretto controllo sui costi, flessibilità e adattabilità

- Produzione efficiente per linee di prodotto consolidate; enfasi sulla creatività, la ricerca e l'assunzione di rischi per l'innovazione

Strategia: Reazione

Progettazione organizzativa

- Nessuna direzione o chiaro approccio organizzativo; le caratteristiche della struttura possono cambiare bruscamente in base alla necessità del momento

Altri fattori che influenzano la struttura organizzativa

Sono la strategia, l'ambiente, la dimensione e il ciclo di vita, la tecnologia e la cultura organizzativa, tutti fattori contingenti.

·        La rilevazione dell'efficacia organizzativa

L'efficacia è la misura in cui l'organizzazione realizza i propri obiettivi, prende in considerazione numerose variabili sia a livello generale sia in base alle singole unità organizzative.

L'efficienza è un concetto più limitato, riguarda il funzionamento interno dell'organizzazione, l'ammontare di risorse utilizzate per produrre un'unità di output e può essere misurata come rapporto tra input e output. È l'insieme delle modalità che servono per raggiungere l'obiettivo.

·        Approcci contingenti all'efficacia

Si focalizzano su diverse parti dell'organizzazione.

Approccio degli obiettivi

Consiste nell'identificare gli obiettivi di output di una organizzazione e nel rilevare la misura in cui questi sono stati conseguiti. L'approccio misura il progresso verso il conseguimento di quegli obiettivi.

Indicatori

Gli obiettivi importanti da considerare sono quelli operativi. A differenza di quelli ufficiali che tendono a essere astratti e difficili da misurare, quelli operativi rappresentano attività che l'organizzazione sta svolgendo.

Utilità

L'approccio degli obiettivi è utilizzato nelle organizzazioni economiche perché gli obiettivi di output possono essere facilmente misurati. Le aziende valutano i risultati in termini di redditività, crescita e quota di mercato. Si incontrano difficoltà quando vi sono obiettivi multipli e a causa della soggettività degli indicatori di raggiungimento degli obiettivi.

Dato che gli obiettivi sono vari, l'efficacia non può essere misurata attraverso un singolo indicatore.

Approccio basato sulle risorse

Guarda al lato degli input del processo di trasformazione, secondo cui l'efficacia organizzativa viene definita come la capacità dell'organizzazione di ottenere risorse scarse e di valore e di integrarle e gestirle con successo.

Indicatori

Comprendono:

-         la posizione negoziale, ovvero la capacità di ottenere risorse scarse e di valore dal suo ambiente;

-         la capacità dei decisori dell'organizzazione di percepire e interpretare correttamente le reali caratteristiche dell'ambiente esterno;

-         la capacità di utilizzare risorse tangibili (persone, forniture) e intangibili (conoscenza, cultura aziendale) per migliori performance;

-         la capacita di rispondere ai cambiamenti nell'ambiente.

Utilità

L'approccio basato sulle risorse è importante quando è difficile ottenere altri indicatori di performance. Ma ha anche degli svantaggi, per esempio considera solo in modo vago i collegamenti dell'organizzazione con i bisogni dei clienti nell'ambiente esterno. È utile quando non è possibile ottenere misure relative al conseguimento degli obiettivi.

Approccio del processo interno

Viene misurata lo stato di salute ed efficienza interna dell'organizzazione e non si considera l'ambiente esterno, ma solo ciò che l'azienda fa con le risorse che ha a disposizione.

Indicatori

Un'indicatore dell'efficacia del processo interno è l'efficienza economica dell'organizzazione. Vi sono 7 indicatori di efficienza interna:

1)      forte cultura aziendale e clima di lavoro positivo

2)    spirito di gruppo, fedeltà al gruppo e lavoro di gruppo

3)    familiarità, fiducia e comunicazione tra lavoratori e management

4)    processo decisionale svolto vicino alle fonti d'informazioni

5)    comunicazione orizzontale e verticale non distorta

6)    ricompense ai manager per la performance, crescita, lo sviluppo del personale

7)    interazione tra l'organizzazione e le sue parti.

Utilità

L'approccio interno è importante perché l'utilizzo efficiente delle risorse e l'armonioso funzionamento interno sono parametri per misurare l'efficacia.

Approccio integrato

L'approccio dei valori competitivi bilancia l'attenzione a diverse parti dell'organizzazione invece di focalizzarsi su una di esse. Questo è basato su disaccordi e punti di vista diversi su ciò che costituisce l'efficacia.

Indicatori

-         focus, ovvero se i valori dominanti che riguardano temi interni (preoccupazione del management per il benessere e l'efficienza dei dipendenti) o esterni (preoccupazione per il benessere dell'organizzazione rispetto all'ambiente) all'azienda;

-         struttura organizzativa e il fatto se sia dominante la stabilità (efficienza e controllo) o la flessibilità (apprendimento e cambiamento);

Interno       Struttura    Esterno

fless

I

ibilità à

II

III

cont

IV

rollo à

Focus

                  

I: enfasi sulle relazioni umane, si privilegia lo sviluppo delle risorse umane, ai dipendenti vengono fornite opportunità per l'autonomia e lo sviluppo. Fondamentale è la coesione e opportunità di formazione. Le organizzazioni sono più attente ai dipendenti che all'ambiente.

II: enfasi sui sistemi aperti, gli obiettivi principali sono la crescita e l'acquisizione di risorse. L'organizzazione raggiunge questi obiettivi attraverso la flessibilità, la prontezza e la valutazione positiva dall'esterno. Fondamentale è la creazione di un buon rapporto con l'ambiente.

III: enfasi sul processo interno, si tratta di un ambiente organizzativo stabile che si auto - mantiene in modo ordinato. Attenzione maggiore è data all'efficienza, la gestione dell'informazione e i processi decisionali.

IV: enfasi degli obiettivi razionali, perché si tratta di risultati misurabili in termini di produzione, crescita e profitto. L'organizzazione vuole ottenere obiettivi di output in maniera controllata. Fondamentale sono la pianificazione interna e la selezione degli obiettivi.

Utilità

Integra concetti diversi di efficacia, incorpora idee di obiettivi di output, acquisizione di risorse e sviluppo delle risorse umane come obiettivi che l'organizzazione cerca di conseguire.

CAP 3      ELEMENTI FONDAMENTALI DELLA STRUTTURA ORGANIZZATIVA

·        Struttura organizzativa

Le tre componenti chiave della struttura organizzativa sono:

  • la struttura organizzativa indica i rapporti di dipendenza formale, compresi il numero dei livelli gerarchici e lo span of control di manager e supervisori;
  • la struttura organizzativa identifica i raggruppamenti di individui in unità organizzative e di unità organizzative nella totalità dell'organizzazione;
  • la struttura organizzativa comprende la progettazione di sistemi che assicurino una comunicazione e un coordinamento efficaci.

Questi 3 elementi strutturali si riferiscono ad aspetti sia verticali che orizzontali dell'attività di una organizzazione. Ad esempio i primi 2 elementi costituiscono il framework strutturale ovvero la gerarchia verticale. Il terzo elemento riguarda gli schemi di interazioni tra i dipendenti dell'organizzazione. La struttura organizzativa è rappresentata nell'organigramma; è una rappresentazione visiva di tutto il sistema di attività e processi dell'organizzazione, esso è abbastanza utile per comprendere il modo per cui un'azienda funziona mostrando le varie parti di un'organizzazione, il modo in cui sono collegate e come ogni posizione e unità si collochi nell'insieme. Nel corso degli anni le organizzazioni hanno sviluppato altre strutture organizzative, molte delle quali tendenti a incrementare il coordinamento e la comunicazione orizzontale e a incoraggiare l'adattamento ai cambiamenti esterni(internet).

·        Approccio alla struttura basato sul trattamento delle informazioni

L'organizzazione dovrebbe essere progettata per fornire un flusso d'informazioni sia verticali che orizzontali per raggiungere gli obiettivi generali dell'organizzazione. Mentre i collegamenti verticali sono progettati principalmente per il controllo, quelli orizzontali sono progettati per il coordinamento e la collaborazione, quindi una riduzione del controllo. Le organizzazioni possono essere orientati verso un modello tradizionale basato sull'efficienza, sulla comunicazione e il controllo verticale, oppure verso un modello moderno come la learning organization, che privilegia il coordinamento e la comunicazione orizzontale.

Collegamenti verticali

Vengono utilizzati per coordinare le attività tra il vertice e la base di una organizzazione e sono progettate principalmente ai fini dell'efficienza e del controllo dell'organizzazione. Ci sono compiti specializzati, una gerarchia rigida, regole e normative, pochi team, task force o ruoli di integrazione e un processo accentrato, dove i problemi e le decisioni vengono trasmessi ai livelli superiori della gerarchia per la realizzazione. Le organizzazioni possono utilizzare uno dei meccanismi strutturali per ottenere il collegamento verticale, cioè:

1)      Rapporto gerarchico: il principale meccanismo verticale è la gerarchia. Se emerge un problema che i dipendenti non sanno risolvere, esso può essere riportato verso l'alto al successivo livello gerarchico. Quando il problema è risolto la risposta viene trasmessa ai livelli inferiori.

2)    Regole e piani: quando problemi e decisioni sono ripetitivi, è possibile stabilire una regola in modo che i dipendenti sappiano come reagire senza bisogno di comunicare con i dirigenti, il piano fornisce anch'esso informazioni stabili per i dipendenti, il più comune è il piano di budget, dove si danno informazioni per raggiungere obiettivi nel breve periodo che riguarda tutti i reperti dall'alto al basso.

3)    Sistemi informativi verticali: comprendono i report periodici, le informazioni scritte e le comunicazioni interne che vengono diffuse tra i manager. I sistemi informativi fanno procedere le informazioni verso l'alto o il basso della gerarchia in maniera più efficiente

Collegamenti orizzontali

Si riferiscono all'ammontare di comunicazione, apprendimento e coordinamento esistenti orizzontalmente tra le unità organizzative. Esistono compiti condivisi, gerarchia più flessibile con poche regole, molti team e task force e un processo decisionale informale e decentrato, dove l'autorità decisionale è affidata ai livelli inferiori dell'organizzazione. I meccanismi di collegamento orizzontale spesso non sono tracciati all'interno dell'organigramma, ma fanno parte della struttura dell'organizzazione:

  • Sistemi informativi: possono permettere ai dirigenti o ai lavoratori di scambiarsi costantemente informazioni su problemi, opportunità, attività o decisioni [DaimlerChrysler utilizza un sistema informativo chiamato FastCar che permette, ad coloro che sono coinvolti nelle attività di sviluppo dei prodotti, di scambiare informazioni seguire il livello dei costi, la qualità.];
  • Contatto diretto tra manager e dipendenti: è la creazione di un ruolo di collegamento, una persona viene collocata in una unità organizzativa ma ha la responsabilità di comunicare e raggiungere un coordinamento con un'altra unità. I ruoli d'integrazione si trovano spesso tra le funzioni di progettazione e quelli di produzione, poiché la progettazione deve elaborare e testare i prodotti per adattarsi alle limitazioni poste dalle strutture produttive. Un altro metodo consiste nel collocare le persone in postazioni vicine in modo tale che abbiano un contatto diretto tra loro [BMW introdusse il modello 300 series, tutti i gruppi coinvolti negli sforzi di riprogettazione sono stati trasferiti nell'impianto del prototipo in modo da avere un contatto diretto giornaliero durante tutto il processo];
  • Task Force: i ruoli d'integrazione mettono in relazione solitamente solo 2 unità organizzative. Quando il collegamento coinvolge diverse unità è necessario un meccanismo di task force. Esso è un comitato temporaneo composto da rappresentanti di ogni unità; ogni membro rappresenta l'interesse di una propria unità, e può riportare a tale unità informazioni provenienti dagli incontri. Le task force sono un efficace meccanismo di collegamento orizzontale per aspetti temporanei; risolvono i problemi attraverso il coordinamento orizzontale diretto e riducono il carico informativo all'interno della gerarchia verticale. Tipicamente vengono sciolte dopo lo svolgimento del loro compito;
  • Integratore full-time (product manager, project manager, program manager): esso si colloca al di fuori delle unità e ha le responsabilità di coordinare le diverse unità [il brand manager della Planter Penauts coordina le vendite, la distribuzione e la pubblicizzazione del prodotto, la General Motors ha brand manager che si occupano del marketing e delle strategie di vendita per ognuno dei nuovi modelli]. È responsabile di un progetto d'innovazione e cambiamento, come lo sviluppo del progetto, il finanziamento e il marketing di un nuovo prodotto. Gli integratori devono essere in possesso di eccellenti capacità relazionali. Nelle maggior parte delle aziende hanno molte responsabilità e poca autorità. Esso deve essere in grado di mettere insieme le persone, mantenere la loro fiducia, affrontare i problemi e risolvere conflitti e dispute nell'interesse dell'organizzazione;
  • Team: i team sono task force permanenti e vengono spesso utilizzati congiuntamente ad un' integratore full time. Team di progetto speciali possono essere utilizzati quando le organizzazione presentano un progetto su larga scala, un'innovazione di grande portata o una nuova linea di prodotto [la Boeing ha utilizzato 250 team per progettare e realizzare il  modello aereo 777. Il Medical Products Group della Hewlett - Packard utilizza team interfunzionali virtuali, i cui membri provengono da diversi paesi, per sviluppare e commercializzare prodotti e servizi igienici]. Un team virtuale è composto da membri appartenenti a molte unità organizzative e stabilimenti dispersi geograficamente che sono connessi fondamentalmente tramite tecnologie di comunicazione e informazione digitale (Internet e un software adatto per lavorare assieme senza bisogno di incontrarsi di persona).

·        Alternative di progettazione organizzative

Attività di lavoro necessarie

Le unità organizzative sono create per svolgere compiti considerati importanti per l'azienda. Quando l'organizzazione diventa più grande e complessa, bisogna svolgere un numero maggiore di funzioni. Oggi molte organizzazioni stabiliscono unità come information technology o e - business per sfruttare nuove tecnologie e nuove opportunità di business.

Relazioni di reporting

Una volta stabilite le attività di lavoro e le unità organizzative necessarie, adesso bisogna inserirle all'interno della gerarchia organizzativa. Le relazioni di reporting, o catena del comando, vengono rappresentate in un organigramma da linee verticali, senza soluzione di continuità che collega ogni persona nell'organizzazione [in organizzazioni come la Motorola o la Ford sono necessari un centinaio di organigrammi per identificare le relazioni di reporting che collegano i dipendenti].

Opzioni per il raggruppamento delle attività

  1. Il raggruppamento delle attività ha effetti su i dipendenti in quanto hanno un supervisore comune, risorse comuni.
  2. Il raggruppamento funzionale mette insieme dipendenti che svolgono funzioni o processi simili o che hanno analoghe conoscenze e competenze. [raggruppamento di coloro che si occupano di marketing, di coloro che si occupano della produzione e della progettazione.]
  3. Il raggruppamento divisionale mette insieme i dipendenti in base a ciò che l'organizzazione produce. [produzione di pasta dentifricia - un unico raggruppamento con un unico dirigente che include tutti i vari addetti (marketing, produzione e vendite)].
  4. Il raggruppamento multifocalizzato, quando l'organizzazione adotta simultaneamente due alternative di raggruppamento strutturale, questi modelli sono chiamati matrici o forme ibride [raggruppamento per funzione e divisione di prodotto, o per divisione di prodotto e area geografica].
  5. Il raggruppamento orizzontale consiste nell'organizzare i dipendenti intorno i processi di lavoro fondamentali e ai flussi di informazioni e materiali che creano valore per i clienti.
  6. Il raggruppamento modulare è l'approccio più recente al raggruppamento delle attività, qui l'organizzazione è un gruppo di componenti separate ma collegate tra loro per condividere le informazioni necessarie allo svolgimento delle attività. Le unità possono essere sparse per tutto il mondo al posto di essere concentrate tutte in un'unica località.

·        Strutture funzionali, divisionali e per aerea geografica

Strutture funzionali

Le attività vengono raggruppate in base a una funzione comune, dalla base fino al vertice dell'organizzazione. Tutte le conoscenze e le capacità umane riguardo a specifiche attività vengono consolidate, fornendo un'importante conoscenza per l'organizzazione. Questo tipo di struttura è adatta per le organizzazioni che hanno bisogno di essere controllate e coordinate attraverso la gerarchia, non viene data autonomia decisionale alle unità poste in basso.

Vi sono alcuni punti di forza:

1.       promuove il raggiungimento di economie di scala all'interno di varie funzioni, man mano cresce la dimensione, tutti i dipendenti si trovano nello stesso luogo e possono condividere le stesse strutture;

2.     facilita lo sviluppo di conoscenze e capacità approfondite da parte dei dipendenti, in quanto ogni unità svolge una sola attività;

3.     permette all'organizzazione di conseguire obiettivi funzionali.

Vi sono anche punti di debolezza:

1.       lentezza di risposta ai cambiamenti ambientali che richiedono un coordinamento tra le unità organizzative;

2.     la gerarchia viene sovraccaricata, le decisioni da prendere si accumulano e i top manager non reagiscono in modo rapido;

3.     lentezza di innovazione,a causa dello scarso coordinamento;

4.     limitata visione che i dipendenti hanno degli obiettivi generali.

Se non si vuole passare ad una struttura decisionale si inserisce il product manager, che affianca il vertice e coordina e integra le unità organizzative rispetto ad un prodotto che non è dentro la gerarchia ma sta al di fuori.

Struttura divisionale

Indica quella chiamata struttura per prodotto o "strategic business unit". Attraverso questa struttura le attività possono essere organizzate in base ai singoli prodotti, servizi, gruppi di prodotti, progetti o programmi principali, divisioni, business. Il tratto distintivo è che il raggruppamento è basato sull'output dell'organizzazione.

La struttura funzionale ha un problema organizzativo a causa della diversificazione dei prodotti, che comportano conoscenze, utilizzo di macchinari diversi, difficoltà di governare da parte del responsabile.

Questa struttura allora diventa efficace quando si ha questo problema, si introduce in funzione del rapporto prodotto/mercato che si va a realizzare perché si ragiona in termini di ASA, ovvero combinazione del prodotto e mercato. Lo stesso prodotto venduto in mercati diversi, si ragiona in termini di differenziazione del prodotto.

I punti di forza sono:

1.       Promuove la flessibilità e il cambiamento, in quanto ogni unità è più piccola e si può facilmente adattare ai cambiamenti dell'ambiente;

2.     decentralizza il processo decisionale, in quanto le linee di autorità convergono a un livello più basso nella gerarchia;

3.     ottiene il coordinamento tra le unità funzionali;

4.     è preferibile per le organizzazioni di grandi dimensioni con molti prodotti;

5.     permette alle unità di adattarsi a differenze di prodotto, geografiche, di clientela;

6.     porta alla soddisfazione del cliente perché la responsabilità sul prodotto e i punti di contatto sono chiari.

I punti di debolezza sono:

1.       elimina le economie di scala e ogni dimensione si organizzerà in unità lavorative;

2.     scarso coordinamento tra le linee di prodotto, in quanto le aziende producono diversi prodotti e non hanno meccanismi di collegamento;

3.     non vi è la specializzazione tecnica e l'approfondimento delle competenze;

4.     rende difficile l'integrazione e la standardizzazione tra le linee di prodotto.

Aziende che utilizzano questa struttura sono: la General Eletric, la Nestlé, la Johnson & Johnson, Microsoft, che sono divise in una serie di organizzazioni più piccole e autonome per un migliore controllo e coordinamento.

Struttura per area geografica

È costituita dagli utenti o clienti dell'organizzazione; ogni regione della nazione può avere gusti e necessità distinte; ogni unità geografica include quindi tutte le funzioni necessarie per produrre e commercializzare prodotti in quella regione [Apple Computer passò da una struttura funzionale a una per area geografica, per facilitare la produzione e la distribuzione dei pc in tutto il mondo; McDonald's]. Con questa soluzione l'organizzazione si può adattare agli specifici bisogni nella propria regione, e i dipendenti si identificano con obiettivi regionali piuttosto che nazionali.

·        Struttura a matrice

Può essere usata quando sia l'esperienza tecnica sia l'innovazione di prodotto e il cambiamento sono importanti per raggiungere gli obiettivi organizzativi.

La matrice è un potente meccanismo di collegamento orizzontale. La sua caratteristica è che sia la divisione per prodotti che la struttura funzionale sono implementate simultaneamente. I manager di prodotti e funzioni hanno la stessa autorità all'interno dell'organizzazione, e i dipendenti riportano ad entrambi.

La struttura matrice è simile all'utilizzo degli integratori full-time o dei product manager.

Condizioni per la matrice

Le tre condizioni per la struttura a matrice sono:

1)      si tende a condividere risorse scarse tra le linee di prodotto. L'organizzazione è tipicamente di media dimensione e ha un moderato numero di linee di prodotto. Vi è la necessità di un utilizzo condiviso e flessibile delle persone e  dei macchinari tra quei prodotti.

2)    esiste una pressione ambientale verso 2 o più output critici, per esempio verso una conoscenza tecnica approfondita e l'innovazione di prodotto. Questa duplice pressione implica il bisogno di un bilanciamento di potere tra il versante funzionale dell'organizzazione e quello del prodottomatrice del prodotto: i manager di prodotto hanno un'autorità maggiore e i manager delle funzioni assegnano il personale tecnico) e si rende necessaria una struttura a duplice autorità per mantenere tale bilanciamento.

3)    l'ambiente di riferimento dell'organizzazione è complesso è incerto. Cambiamenti esterni richiedono grande coordinamento e elaborazione di informazioni in direzione verticale e orizzontale.

Si sono create due varianti della struttura a matrice:

1.       Matrice funzionale: i capi delle funzioni hanno un'autorità maggiore e i manager di progetto coordinano le attività relative al prodotto stesso

2.     Matrice del prodotto: i manager di prodotto hanno un'autorità maggiore e i manager delle funzioni assegnano il personale tecnico ai progetti, fornendo competenze quando è necessaria una consulenza.

Questa struttura è stata utilizzata da grandi aziende come la Procter & Gamble e la Dow Chemical.

Punti di forza e di debolezza

Cerca di coniugare da un lato gli effetti benefici di una struttura divisionale e dall'altro cerca di recuperare le capacità di specializzazione di una struttura funzionale ma in modo flessibili, in grado di occuparsi di un'attività ma per di versi prodotti.

Punti di forza:

  1. permette di far fronte a diverse domande della clientela nell'ambiente;
  2. le risorse possono essere allocate in maniera flessibile tra i diversi prodotti e l'organizzazione si adatta ai cambiamenti esterni;
  3. è adatta per le organizzazioni di medie dimensioni con molteplici prodotti.

Punti di debolezza:

  1. espone i partecipanti ad una duplice autorità, può creare confusione e risultare frustrante;
  2. implica che i partecipanti abbiano buone capacità interpersonale e ricevano una formazione approfondita sulle relazioni umane;
  3. comporta frequenti riunioni e sessioni di risoluzione dei conflitti per i manager;
  4. non può funzionare se i partecipanti non la comprendono, essi devono collaborare gli uni con gli altri, senza affidarsi all'autorità verticale;
  5. Richiede grandi sforzi per mantenere un bilanciamento del potere.

·        Struttura orizzontale

Le organizzazioni in genere si muovono verso una struttura orizzontale, attraverso una metodologia di "reengineering", che consiste nel riprogettare un'organizzazione verticale lungo il flusso dei suoi processi orizzontali. Un  processo è un insieme di compiti o attività impiegati nella trasformazione degli input in output. Il reengineering cambia il modo in cui i manager pensano alle modalità di svolgimento del lavoro, sviluppano i team di collaboratori che lavorano insieme per servire i clienti.

Questo tipo di struttura elimina la gerarchia verticale e i confini tra unità organizzative, in risposta ai profondi cambiamenti dell'ambiente di lavoro e dell'ambiente economico negli ultimi venti anni, primo fra tutti il progresso tecnologico e informatico. Questa struttura si focalizza sempre sul cliente, si capiscono le esigenze del consumatore e si crea un prodotto adatto, si arriva al testing o all'acquisto da parte del cliente.

Caratteristiche

Le caratteristiche principali sono:

1)      La struttura viene creata intorno a processi chiave interfunzionali piuttosto che intorno a compiti, funzioni o aree geografiche, quindi confini tra le unità si annullano [la divisione Customer Service della Ford ha team dedicati a vari processi chiave: sviluppo dei business, fornitura dei ricambi, assistenza e supporto tecnico];

2)    I team autodiretti, non gli individui, stanno alla base della progettazione e della performance organizzativa;

3)    I  "process owner" hanno la responsabilità di ogni processo chiave nella sua interezza;

4)    Alle persone che compongono un team sono fornite le competenze, gli strumenti, la motivazione e l'autorità per prendere le decisioni. I membri del team sono formati in maniera trasversale in modo che sono in grado di svolgere l'uno il lavoro dell'altro;

5)    I team dispongono della libertà di pensare in maniera creativa e di reagire in maniera flessibile alle nuove sfide che si manifestano;

6)    I clienti sono il fattore guida dell'organizzazione orizzontale, l'efficacia viene misurata sulla base della soddisfazione dei clienti, dei dipendenti e del risultato finanziario;

7)    La cultura è caratterizzata da apertura fiducia e collaborazione e sul miglioramento continuo. Valorizza il benessere dei dipendenti.

Punti di forza e di debolezza

Punti di forza:

  1. promuove la flessibilità dell'azienda e velocizza i cambiamenti nei bisogni dei clienti;
  2. focalizza l'attenzione verso la soddisfazione del cliente, ai miglioramenti nella produttività, nella velocità e nell'efficienza;
  3. ogni dipendente ha una visione più ampia degli obiettivi organizzativi;
  4. promuove il lavoro di gruppo e la collaborazione, i modo che il team condivide un impegno per raggiungere obiettivi comuni;
  5. migliora la qualità della vita dei dipendenti offrendo loro opportunità per condividere la responsabilità, prendere decisioni.

Punti di debolezza:

  1. la determinazione dei processi chiave è difficile e lunga, questo può ostacolare la performance dell'organizzazione;
  2. richiede cambiamenti nella cultura, nella progettazione delle mansioni, nella filosofia di management e nei sistemi informativi e di ricompensa;
  3. i manager tradizionali possono essere restii ad abbandonare potere e autorità, per concentrarsi su ruoli di guida dei team;
  4. richiede una formazione significativa dei dipendenti per lavorare in maniera efficacia in ambienti di gruppo orizzontale;
  5. può limitare lo sviluppo di competenze approfondite, a causa della natura interfunzionale del lavoro.

·        Struttura modulare

Estende il concetto del coordinamento e della collaborazione orizzontale. L'organizzazione appalta un gran numero dei processi decisionali ad aziende separate e coordina le loro attività da un quartier generale snello.

Come funziona la struttura

L'organizzazione modulare può essere considerata come un nodo centrale circondata da una rete di specialisti esterni. I servizi come la contabilità, progettazione, produzione, marketing e distribuzione sono appaltati ad aziende separate, che sono collegati elettronicamente ad un ufficio centrale. I partner quindi possono utilizzare computer collegati in rete o connettersi a Internet per scambiarsi dati e informazioni, in modo rapido. Con una struttura modulare, il centro mantiene il controllo sui processi in cui ha competenze distintive o difficili da imitare e trasferisce le altre attività alle altre organizzazione. L'idea è che l'azienda possa concentrarsi più su lavori che svolge meglio e appaltare tutto il resto ad aziende con ottime competenze in aree specifiche, potendo ottenere di più con meno risorse [Cunningham Motors, mantiene il controllo sulla progettazione di auto sportive di lusso, mentre tutto il resto viene gestito da altre organizzazioni].

Punti di forza e di debolezza

Punti di forza sono:

  1. consente anche alle organizzazioni di piccole dimensioni di operare su scala globale e attingere a risorse internazionali, per raggiungere la qualità e il prezzo migliori;
  2. conferisce all'aziende nuove, un ampio raggio d'azioni, senza grandi investimenti in impianti, macchinari o strutture di distribuzione;
  3. consente all'organizzazione di essere altamente flessibile e di fornire una risposta rapida ai bisogni mutevoli;
  4. riduce i costi amministrativi e delle spese generali, in quanto non sono necessarie grandi strutture di staff. I manager si concentrano sulle attività che portano un vantaggio competitivo, mentre le altre attività vengono appaltate.

Punti di debolezza:

  1. i manager non hanno il controllo su molte attività e molti dipendenti, perché questa struttura porta alla decentralizzazione;
  2. richiede una grande quantità di tempo per gestire le relazioni e i potenziali conflitti con i partners;
  3. comporta il rischio di fallimento organizzativa se un partner non effettua le consegne o cessa l'attività. I manager devono agire rapidamente per individuare i problemi e trovare nuove soluzioni;
  4. la fedeltà dei dipendenti e la cultura aziendali possono essere deboli perché i dipendenti hanno la sensazione di essere sostituiti da servizi a contratto;

·        Struttura ibrida

Combina caratteristiche dei vari approcci  adattate alle specifiche necessità strategiche. Le strutture ibride vengono utilizzate in ambiente in rapido cambiamento, poiché garantiscono all'organizzazione una maggiore flessibilità. Un tipo di struttura ibrida può essere quella che unisce le caratteristiche della struttura funzionale e di quella divisionale. [Sun Petroleum Products, ha una struttura ibrida per meglio reagire ai mutevoli mercati di riferimento, sono state create tre divisioni principali, carburanti, lubrificanti e prodotti chimici, ognuna delle quali serve un diverso mercato e chiede una diversa strategia].

La maggior parte delle organizzazioni non rientra in queste forme pure, e utilizza una struttura ibrida, per ottenere migliori vantaggi e sopperire ad alcuni svantaggi che queste strutture portano.

·        Applicazioni della progettazione organizzativa

Ogni tipo di struttura viene applicata in situazioni diverse e soddisfa bisogni diversi.

Allineamento strutturale

I manager devono ottenere il giusto bilanciamento tra controllo verticale, associato ad obiettivi di efficienza e stabilità, e coordinamento orizzontale, associato all'apprendimento, all'innovazione e alla flessibilità.

Sintomi di inadeguatezza strutturale

I manager controllano periodicamente se l'adeguatezza della struttura sia appropriata ai cambiamenti delle esigenze organizzative. Molte organizzazioni provano una struttura per poi riorganizzarsi con un'altra, per cercare il giusto bilanciamento tra relazioni interne e bisogni esterni [Compaq, è passata da una struttura funzionale ad una divisionale per sviluppare nuovi prodotti, per poi ritornare alla struttura funzionale, per ridurre la competizione tra le diverse linee di prodotto.]

Se la struttura non è adeguata nascono alcuni sintomi di inadeguatezza strutturale:

-         le decisioni vengono ritardate o non sono accurate: per esempio, le informazioni non raggiungono le persone giuste, i collegamenti informativi possono essere inadeguati per assicurare la qualità delle decisioni;

-         l'organizzazione non reagisce in maniera innovativa all'ambiente che cambia;

-         si riscontra un tasso troppo alto di conflittualità.

CAP 4      L'AMBIENTE ESTERNO

·        L'ambiente

Comprende tutto ciò che sta all'esterno dell'organizzazione. Si definisce ambiente organizzativo, l'insieme di tutti gli elementi, al di fuori dell'organizzazione, che sono in grado di influenzare l'organizzazione stesa o una sua parte.

L'ambiente di un'organizzazione può essere compreso analizzando la sua aria di influenza, ovvero costituita dal campo d'azione scelto nell'ambiente, il territorio che si ritaglia in termini di prodotti, servizi e mercati serviti.

L'ambiente è suddivisibile in settori, contenenti ciascuno elementi simili. Per ogni organizzazione abbiamo dieci settori: materie prime, risorse umane, risorse finanziarie, mercato, tecnologie, condizione economica, settore d'appartenenza, governo, fattori socio - culturali e fattori internazionali.

Ambiente di riferimento

O task environment, copre i settori con i quali l'organizzazione interagisce in modo diretto e che hanno un impatto immediato sulla capacità dell'organizzazione di raggiungere i suoi obiettivi. Esso comprende il settore d'appartenenza, le materie prime e il mercato ed, eventualmente, le risorse umane e i fattori internazionali. [business delle lattine per bibite, i produttori di acciaio controllavano il mercato fino alla metà degli anni '60, poi la Reynolds Aluminium Company, lanciò un programma di riciclaggio dell'alluminio, ottenendo una materiale meno costoso e quindi più competitivo].

Ambiente generale

Comprende quei settori che non hanno un impatto diretto sull'attività quotidiane di un'azienda, ma che possono influenzare indirettamente.

Spesso comprende i settori relativi al governo, ai fattori socio culturali, alle condizioni economiche, alla tecnologia e alle risorse finanziarie. Tali settori influenzano ogni organizzazione. [la generazione precedente preferiva prodotti di marca e di costo elevato, come Nike e Levi's, mentre la generazione moderna preferisce marche inferiori e a prezzi bassi, quindi queste aziende stanno lottando per creare un rapporto di fedeltà nei confronti di questa nuova generazione].

Il contesto internazionale

Il settore internazionale riguardo in modo diretto molte organizzazioni ed è diventato importante negli ultimi anni. Molti manager, però, non danno importanza a questo e continuano a pensare in un'ottica nazionale. Ma restando nella propria città, l'azienda rischia di essere assorbita da un'altra azienda straniera. Solo il Giappone possiede la proprietà di mille aziende statunitensi. Ad esempio la Ford possiede la Volvo, la Chrysler è inclusa nella tedesca DaimlerChrysler. La crescita del settore internazionale implica che per le organizzazioni l'ambiente sta diventando complesso e molto competitivo.

·        Incertezza ambientali

In che modo l'ambiente influenza un organizzazione?

La stabilità o instabilità dell'ambiente, la sua omogeneità o eterogeneità, la concentrazione o dispersione, la semplicità complessità o anche il livello di turbolenza o l'ammontare di risorse disponibili a supporto dell'attività dell'organizzazione, possono essere ricondotte a due modalità principali secondo le quali l'ambiente influenza l'organizzazione:

1) il bisogno di ottenere informazione sull'ambiente;

2) il bisogno di ottenere risorse dall'ambiente.

L'incertezza ambientale riguarda in primo luogo i settori con cui l'organizzazione interagisce giornalmente. Sebbene alcuni settori dell'ambiente generale (condizione economiche, tendenze sociali e cambiamenti tecnologici) possono creare incertezze per le organizzazioni, determinare l'incertezza ambientale dell'organizzazione significa in genere concentrarsi sull'ambiente di riferimento, come numero di elementi con cui l'organizzazione interagisce, rapidità con cui questi elementi cambiano. L'incertezza totale è l'incertezza accumulata nei diversi settori ambientali.

Le organizzazione devono affrontare e gestire l'incertezza per essere efficaci. Incertezza significa che i "decison maker" non hanno sufficienti informazioni riguardo i fattori ambientali e risulta loro difficile prevedere i cambiamenti esterni.

Dimensione semplicità - complessità

Riguarda la complessità ambientale che riflette l'eterogeneità, ovvero il numero e la diversità degli elementi esterni, rilevanti per l'attività di un'organizzazione.

La complessità aumenta all'aumentare del numero dei fattori esterni che influenzano l'organizzazione, e del numero delle altre aziende nell'ambito organizzativo. In un ambiente complesso, molti elementi esterni interagiscono con l'organizzazione e la influenzano. In un ambiente semplice, solo pochi elementi esterni simili interagiscono con l'organizzazione, influenzandola. [Boeing e Airbus operano in un ambiente complesso, anche le università, devono continuamente adattarsi ai cambiamenti sociali, culturali e valoriali].

Dimensione stabilità - instabilità

Fa riferimento al grado di dinamicità degli ambienti all'interno dell'ambiente. Una sfera ambientale è stabile se non cambia per un periodo di mesi o anni, mentre in condizioni di instabilità gli elementi ambientali subiscono mutamenti improvvisi. L'instabilità può verificarsi quando i concorrenti reagiscono con mosse e contromosse aggressive alle politiche pubblicitarie e di introduzione di nuovi prodotti [le società di telefonia wireless come Verizon, Suncom e Cingular rincorrono clienti l'una dell'altra, pubblicizzano nuovi piani tariffari, una maggior copertura.]

Un esempio di ambiente stabile è il settore pubblico, mentre le aziende produttrici di giocattoli sono caratterizzate da un ambiente instabile.

Un modello di valutazione

-         ambiente semplice e stabile: il livello di incertezza è basso, ci sono pochi elementi esterni da gestire, che rimangono stabili, un esempio sono gli imbottigliatori di bevande, distributori di birra, industrie alimentari;

-         ambiente complesso e stabile: il livello di incertezza è moderato, deve essere considerato tutto il base ad un alto numero di elementi affinché l'organizzazione ottiene buoni risultati, gli elementi cambiano lentamente, un esempio sono le università, produttori di elettrodomestici, compagnie assicurative;

-         ambiente semplice e instabile: il livello di incertezza è alto - moderato, il rapido cambiamento crea incertezza per i manager e, anche se l'organizzazione deve gestire pochi elementi esterni, questi sono difficili da preveder e reagiscono in modo inaspettato alle iniziative dell'organizzazione, un esempio sono le e - commerce, produttori di giocattoli, industria cinematografica, l'abbigliamento alla moda;

-         ambiente complesso e instabile: il livello di incertezza è alto, molti elementi interferiscono con l'organizzazione, cambiando frequentemente e reagendo in modo marcata alle iniziative dell'organizzazione stessa, un esempio sono i produttori di computer, aziende aerospaziali, compagnie aeree, aziende di telecomunicazioni.

 

·        Adattarsi all'incertezza ambientale

In che modo le organizzazione si adattano a ciascun livello d'incertezza?

Le organizzazione che operano in condizioni di incertezza hanno generalmente una struttura più orizzontale, che incoraggia la comunicazione e la collaborazione interfunzionale allo scopo di aiutare l'azienda ad adattarsi ai cambiamenti dell'ambiente. Le organizzazioni devono avere una giusta corrispondenza tra struttura interna e ambiente esterno

Posizioni e unità organizzative

Con l'aumentare della complessità dell'ambiente esterno, aumenta anche il numero di posizioni e unità organizzative nell'ambito dell'organizzazione, che a sua volta determinano un aumento della complessità interna. Questa è la caratteristica di un sistema aperto, ogni settore dell'ambiente esterno richiede un dipendente o un'unità che si occupi di esso. L'unità risorse umane si occupa delle persone alla ricerca di un lavoro che vogliono entrare a far parte dell'azienda; l'unità di marketing va alla ricerca dei clienti; gli impiegati addetti agli acquisti si procurano materie prime da centinai di fornitori; il gruppo di finanza lavora con le banche; quello che si occupa degli aspetti legali lavora invece con i tribunali e le agenzie governative.

Attività cuscinetto e di confine

Il ruolo delle attività cuscinetto consiste nell'assorbire incertezza proveniente dall'ambiente. Il nucleo operativo in una organizzazione svolge dunque l'attività produttiva principale, mentre le unità cuscinetto lo "circondano" e scambiano materiali, risorse e denaro tra l'ambiente e l'organizzazione, aiutano il nucleo operativo ad essere più efficiente. L'unità d'acquisti fa da cuscinetto al nucleo operativo stoccando forniture e materie prime, l'unità risorse umane gestisce l'incertezza associata alla ricerca, assunzione e formazione degli addetti alla produzione. Alcune organizzazioni pensano che eliminando le unità cuscinetto ed esporre il nucleo operativo direttamente all'incertezza dell'ambiente, sia più importante dell'efficienza interna. Un esempio è la John Deere, che manda alcuni dipendenti dell'assemblaggio a visitare le fattorie agricole locali per determinare e risolvere le esigenze dei clienti.

I ruoli di confine collegano e coordinano con gli elementi chiavi dell'ambiente esterno e riguardano lo scambio d'informazione per acquisire dati sui cambiamenti nell'ambiente e mandare informazioni all'ambiente allo scopo di presentare bene l'organizzazione. Le organizzazioni devono restare in contatto con ciò che accade nell'ambiente in modo tale che i manager possono reagire ai cambiamenti di mercato e ad altri sviluppi.

Differenziazione e integrazione

La differenziazione consiste nella diversità degli orientamenti emotivi e cognitivi tra i manager di differente unità funzionali e nella diversità della struttura formale tra tale unità. Quando l'ambiente esterno è complesso e in rapido cambiamento, le unità organizzative diventano altamente specializzate per gestire l'incertezze nei loro settori esterni di competenza. Il successo all'interno di ognuno di questi settori richiede speciali competenze e comportamenti, i dipendenti hanno attitudini, valori, obiettivi e formazione caratteristici che li distinguono.

Un effetto negativo dell'alta differenziazione è che il coordinamento tra le unità diventa difficile. Una volta che esistono diverse attitudini e obiettivi occorre impiegare un numero maggiore di risorse per ottenere il coordinamento.

L'integrazione consiste nella qualità del coordinamento tra le unità, i ruoli formali d'integrazione sono spesso necessari per tale comportamento. Quando l'ambiente ha un alto livello d'incertezza, i frequenti cambiamenti richiedono una maggiore elaborazione dell'informazione per ottenere il coordinamento orizzontale. Talvolta i ruoli d'integrazione sono ricoperti dal personale di collegamento, project manager, brand manager o coordinatori.

La differenziazione tra le unità cresce all'aumentare dell'incertezza ambientale. Secondo le ricerche di Lawrence e Lorsch, le organizzazioni hanno risultati migliori quando i livelli di differenziazione e integrazione corrispondono al livello di incertezza ambientale.

Processi di management organici e meccanici

Una terza risposta all'incertezza ambientale è rappresentata dal livello di controllo di formalità della struttura imposto ai dipendenti. Burns e Stalker hanno osservato venti aziende del Regno Unito e hanno scoperto che l'ambiente esterno era correlato ala struttura manageriale interna. Hanno definito quindi, due tipi di sistema organizzativo:

-         sistema organizzativo meccanico:

·        con l'ambiente esterno stabile, l'organizzazione interna aveva regole, procedure, e una chiara gerarchia;

·        le organizzazioni erano formalizzate e centralizzate, con gran parte delle decisioni prese al vertice delle stesse;

·        i compiti sono suddivisi in parti specialistiche separate e sono rigidamente definiti;

·        la comunicazione è verticale.

-         sistema organizzativo organico:

·        con ambienti in rapido cambiamento, l'organizzazione interna era più flessibile, libera ed adattiva, non vi erano molte regole e regolamenti in forma scritta;

·        le persone dovevano trovare da sole la propria collocazione nel sistema per capire cosa fare;

·        la gerarchia non era chiara e l'autorità per il processo decisionale era decentralizzata;

·        si incoraggiano i dipendenti a prendersi carico dei problemi comunicando direttamente, spingendo il lavoro di gruppo e adottando un approccio informale nell'assegnazione dei compiti e responsabilità;

·        la comunicazione è orizzontale.

Pianificazione, previsione e rapida risposta

Lo scopo di aumentare l'integrazione interna e passare a processi più organici è quello di rafforzare la capacità di risposta rapida dell'organizzazione ai cambiamenti improvvisi dell'ambiente esterno. Negli ambienti incerti, la pianificazione e la previsione ambientale sono importanti per tenere pronta l'organizzazione ad una risposta coordinata e rapida. La pianificazione può attenuare gli impatti negativi dei cambiamenti esterni, si osservano gli elementi ambientali e si analizzano le possibili mosse e contromosse delle altre organizzazioni.

Le organizzazioni che hanno più successo in ambienti incerti sono quelle che mantengono tutti i membri a contatto con l'ambiente, in quanto possano individuare minacce e opportunità, permettendo all'organizzazione di reagire immediatamente.

Quando l'ambiente è stabile, invece, l'organizzazione può concentrarsi sui problemi riguardanti le attività correnti e sull'efficienza giornaliera, quindi la pianificazione e la previsione non sono necessarie, perché in futuro le richieste ambientali saranno uguali a quelle presenti.

·        Un modello per la risposta organizzativa all'incertezza

Vengono illustrati quattro livelli di incertezza:

-         l'ambiente a bassa incertezza è semplice e stabile, le organizzazioni hanno poche unità organizzative e una struttura meccanica;

-         in un ambiente a incertezza bassa - moderata, è necessario un gran numero di unità organizzative e ruolini integrazione per coordinare le unità, possono essere svolte alcune attività di pianificazione;

-         gli ambienti ad alta - moderata incertezza sono instabili e semplici, la struttura organizzativa è organica e decentrata, i manager sono rapidi nel realizzare cambiamenti interni quando questi sono necessari;

-         l'ambiente ad alta incertezza è complesso e instabile, è il più difficile dal punto di visto gestionale, le organizzazioni sono di grandi dimensioni e hanno molte unità organizzative, ma sono organiche, vi è una percentuale di manager alta, assegnata a ruoli di coordinamento e integrazione, mentre l'organizzazione svolge attività di pianificazione e previsione per consentire un'elevata velocità di risposta ai cambiamenti ambientali

·        Dipendenza dalle risorse

Significa che le organizzazione dipendono dall'ambiente, ma cercano di ottenere il controllo sulle risorse per minimizzare tale loro dipendenza. Le organizzazioni sono vulnerabili se le altre organizzazioni controllano risorse vitali, quindi cercano di essere il più indipendente possibile [un incendio presso un impianto della Philips Electronics, causò un ritardo nella produzione dei microchip, così i produttori di telefonini, come Nokia e Ericson, che si affidavano a tale fornitore, dovettero risolvere il problema da soli].

Sebbene le aziende vogliano minimizzare il loro stato di dipendenza, quando i costi e i rischi sono alti, esse si impegnano anche in forme di collaborazione per condividere risorse scarse ed essere più competitive su scala globale.

Le relazioni formali con altre organizzazioni pongono i manager di fronte a un dilemma. Le organizzazione cercano di ridurre la propria vulnerabilità a livello di risorse attraverso lo sviluppo di collegamenti con altre organizzazione, ma mirano allo stesso tempo a massimizzare la loro autonomia e indipendenza. Le relazioni interorganizzative rappresentano quindi un tradeoff tra risorse e autonomia. Per mantenersi autonome le organizzazioni che dispongono già di risorse abbondanti tenderanno a non costruire nuovi collegamenti. D'altro canto, le organizzazioni che hanno bisogno di risorse rinunceranno all'indipendenza per acquisire tali risorse.

·        Controllare le risorse ambientali

Le organizzazioni mantengono un equilibrio tra l'instaurazione di collegamenti con altre organizzazioni e la propria indipendenza, attraverso tentativi di modificare, manipolare o controllare altre organizzazioni.

Possono venire adottate due strategie per gestire risorse nell'ambiente esterno:

1) stabilire collegamenti favorevoli con elementi chiave dell'ambiente;

2) influenzare la sfera ambientale

Stabilire collegamenti interorganizzativi

Proprietà

Le aziende utilizzano gli assetti proprietari per stabilire collegamenti, quando acquisiscono una parte di un'altra azienda o una partecipazione di controllo nella stessa. Questo fornisce all'azienda l'accesso a tecnologie, prodotti o altre risorse che attualmente non possiedono. Un maggior grado di proprietà e controllo si ottiene attraverso un acquisizione o una fusione. L'acquisizione comporta l'acquisto di un'organizzazione da parte di un'altra in modo che l'acquirente ne assume il controllo [IBM ha acquistato l'azienda di software Lotus Development Corp].

Una fusione consiste nell'unificazione di duo o più organizzazioni in una singola entità.

Alleanze strategiche formali

Si creano quando esiste un alto grado di complementarietà tra linee di business, posizionamento geografico o le competenze di due aziende. Esse vengono realizzati tramite contratti e "joint ventures".

I contratti e le joint venture riducono l'incertezza per mezzo di una relazione legalmente riconosciuta e vincolante con un'altra azienda. I contratti prendono la forma di accordi di licenza che implicano l'acquisto del diritto di utilizzare l'attività per un periodo determinato, e di accordi di fornitura, che stabiliscono la vendita dei prodotti o servizi di un'azienda a un'altra. I contratti portano ad una sicurezza di lungo termine, legando i clienti e fornitori a specifici prezzi e quantità [McDonalds stipula contratti per interi raccolti di patate rosse, esercitando un'influenza sui fornitori].

Le joint venture consistono nella creazione di una nuova organizzazione formalmente indipendente da quelle che l'hanno generate, sebbene queste ultime avranno su di essa un certo controllo. In una joint venture le organizzazione condividono il rischio e il costo associato ai grandi progetti e innovazioni [IBM ha creato una joint venture con la USA Technologies Inc. per testare lavatrici attivate via internet presso i college e le università].

Cooptazione e consigli di amministrazione concatenati

La cooptazione avviene quando i leader d'importanti settori dell'ambiente entrano a far parte di un'organizzazione. Ciò si verifica ad esempio quando clienti o fornitori influenti sono nominati membri del consiglio di amministrazione.

Un consiglio di amministrazione concatenato è un collegamento formale che si realizza quando un membro di un consiglio di amministrazione di un'azienda siede nel consiglio di amministrazione di un'altra. Egli funge da legame di comunicazione tra le aziende e può influire sulle politiche e decisioni adottate (concatenazione diretta). Invece è indiretta quando un membro del consiglio dell'azienda A e della azienda B sono membri del consiglio dell'azienda C; essi sono così in contatto l'uno con l'altro ma non esercitano un'influenza diretta sulle rispettive aziende.

Recruitment dei dirigenti

È il trasferimento o scambio di dirigenti che offre ulteriori collegamenti favorevoli con organizzazioni esterne [l'industria aerospaziale assume generali in pensione e dirigenti del Dipartimento della Difesa, in modo che, avendo contatti personali nel Dipartimento, le aziende aerospaziali ottengono informazioni migliori sulle tecniche, prezzi e tempistica dei nuovi sistemi di armamenti].

Pubblicità e pubbliche relazioni

La pubblicità è importante in settori altamente competitivi di beni di consumo e in settori caratterizzati da una domanda variabile, influenzando i gusti dei consumatori [la Gap Inc. cerca di ristabilire una relazione con i clienti con nuovi messaggi pubblicitari per jeans con slogan "For Every Generation"].

Le pubbliche relazioni sono simili alla pubblicità, tranne il fatto che le iniziative sono spesso gratuite e dirette all'opinione pubblica; esse cercano di imprimere l'immagine dell'aziende nelle menti dei consumatori, fornitori, autorità [campagna anti - fumo, le aziende produttrici di tabacco hanno lanciato una campagna di PR propagandando i diritti dei fumatori e la libertà di scelta].

Controllare la sfera ambientale

Ci sono quattro modi di influenzare o cambiare la sfera ambientale di un'azienda:

Cambiamento dell'ambiente di riferimento

Un'organizzazione può ricercare nuove relazione nell'ambiente e abbandonare le vecchie; può cercare di trovare un ambiente di riferimento caratterizzato dal basso livello di competizione, dalla mancanza di regolamentazioni statali, abbondanza di fornitori, clienti numerosi e barriere per tenere i concorrenti fuori dal mercato. Acquisizioni e disinvestimenti sono 2 tecniche per modificare il proprio ambiente di riferimento.

Attività politiche e regolamentazioni

Comprende le tecniche per influenzare le legislazioni e le regolamentazioni statali. Strategie politiche possono essere usate per erigere barriere contro nuovi concorrenti per mezzo di regolamentazioni o per evitare iniziative legislative sfavorevoli.

Associazioni di settore

Queste organizzazioni, mettendo in comune risorse, possono finanziare persone che svolgano attività come quella di loobying nei confronti dei legislatori, di pressioni per nuove regolamentazioni, di creazioni di campagne di pubbliche relazioni.

Attività illecite

Rappresentano il metodo ultimo che le aziende utilizzano per controllare il proprio ambiente di riferimento. Determinate condizioni, come un basso livello di profitti, scarsità di risorse nell' ambiente, pressioni provenienti da senior manager, possono portare i manager a comportamenti illeciti [tangenti pagati a governi stranieri, finanziamenti illeciti ai partiti, donazioni a scopo di promozione e intercettazioni telefoniche]

CAP 5      RELAZIONI INTERORGANIZZATIVE

Una delle tendenze per fare business è quella di ridurre le barriere e incrementare la collaborazione tra le aziende. Ad esempio, aziende high - tech, come la Nokia e la Cisco System, dipendono da partnership strategici con altre organizzazioni.

Grazie alla competizione su scala globale e i rapidi processi della tecnologia, comunicazione e trasporti, si sono aperte numerose opportunità per le organizzazioni, ma hanno aumentato anche gli investimenti necessari per fare business, rendendo più difficile la possibilità di trarre vantaggio da queste opportunità in modo autonomo.

Alcune piccole aziende possono unirsi per produrre e mettere sul mercato prodotti altrimenti non competitivi. Come ad esempio, i risultati ottenuti per l'uscita di un film come Star Wars, ci sono un sacco di organizzazioni dietro il suo successo, possiamo leggere i commenti su People, vedere l'anteprima del film nel sito E online, trovare gadget omaggio in una catena di fast food.

Nell'economia attuale le organizzazioni si considerano come team che creano valore.

·        Ecosistemi organizzativi

Le relazioni interorganizzative sono formate da flussi, transazioni e collegamenti durevoli, che hanno luogo tra due o più organizzazioni. Inizialmente, non erano viste di buon occhio, perché si vedeva il mondo come composto di business diversi che si battono per la propria autonomia e competono tra loro per la supremazia. Un'azienda quindi allaccia relazioni interorganizzative in base ai propri bisogni e alla stabilità dell'ambiente.

James Moore sostiene che le organizzazioni si stanno evolvendo verso ecosistemi di business. Un ecosistema organizzativo è un sistema formato dalle interazioni di una comunità di organizzazioni e dei loro rispettivi ambienti. La Microsoft è presente in quattro settori principali: elettronica di consumo, informazione, comunicazioni e personal computer. Il suo ecosistema include numerosi fornitori, come la Hewlett - Packard e l'Intel, e milioni di clienti distribuiti su molti mercato.

La competizione è morta?

Tutte le organizzazioni sono situate in reti complesse di relazioni confuse basate su rapporti di collaborazione in alcuni mercati, e di forte competizione in altri. Ultimamente, però, si sono strette alleanze tra concorrenti, che influenzano il comportamento competitivo delle organizzazioni in diversi modi.

La competizione tradizionale non esiste più, perché ogni organizzazione sostiene le altre e da esse dipende per il successo e per la stessa sopravvivenza. Adesso esiste un altro tipo di competizione: le aziende hanno bisogno di evolvere insieme alle altre all'interno dell'ecosistema, in modo che ognuna diventi più forte, attraverso discussioni, visioni condivise e alleanze, e gestendo relazioni complesse. Gli ecosistemi si evolvono costantemente, alcune relazioni si rafforzano altre si indeboliscono o finiscono. Questo cambiamento contribuisce alla vitalità del sistema come un insieme integrato.

L'evoluzione del ruolo del management

I manager attuali pongono l'attenzione ai processi orizzontali piuttosto che alle strutture verticali, le iniziative principali vengono realizzate attraverso i confini che separano le unità organizzative. I collegamenti orizzontali includono i fornitori e i clienti, che diventano parte del team. I manager imparano a conoscere l'ambiente ricco di opportunità, che scaturisce dalle relazioni cooperative con altri attori dell'ecosistema.

Modello interorganizzativo

Le relazioni intercorrenti tra le aziende possono essere classificate sia in base alla somiglianza o meno delle organizzazioni, sia in base alla competitività o cooperatività delle relazioni. Acquisendo una conoscenza degli approcci, i manager possono valutare gli ambienti nei quali operano e adottare diverse strategie. Approcci, come la teoria delle dipendenze delle risorse, descrive le modalità di tipo razionale, con cui le organizzazioni si pongono in relazione le une con le altre, per ridurre la dipendenza dall'ambiente; network collaborativi, dove le organizzazioni sono disposte a rendersi dipendenti dalle altre, per aumentare il valore e la produttività di ognuna; ecologia delle popolazioni, esamina il modo in cui nuove organizzazioni occupano nicchie lasciate vuote dalle organizzazioni consolidate; l'ultimo approccio è l'istituzionalismo, che spiega come le organizzazioni legittimano se stesse nell'ambiente.

·        Dipendenza dalle risorse

Sostiene che le organizzazione cercano di minimizzare la loro dipendenza da altre organizzazioni, riguardo l'acquisizione di risorse importanti e di influenzare l'ambiente per ottenere la disponibilità di tali risorse; afferma che le organizzazione non vogliono divenire vulnerabili nei confronti di altre organizzazione, per gli effetti negativi che ciò avrebbe sulle performance. Il grado di dipendenza delle risorse dipende da due fattori: il primo è rappresentato dall'importanza che la risorsa riveste per l'impresa, mentre il secondo è il livello di potere monopolistico, esercitabile da coloro che controllano una risorsa, riguardo la sua allocazione e al suo utilizzo.

Strategie per le risorse

Quando le organizzazione percepiscano un vincolo di risorse di fornitura, l'approccio della dipendenza dalle risorse afferma che esse agiranno mantenendo la propria autonomia attraverso una varietà di strategie. Una strategia consiste nell'adattarsi alle relazioni di interdipendenza oppure modificarle (es. acquisizioni della proprietà di alcune imprese di fornitori, stipulazioni dei contratti o joint venture per vincolare le risorse necessarie). Un'altra tecnica consiste nell'impiegare consigli d'amministrazione concatenati, che comprendono membri dei consigli d'amministrazione dei fornitori. Le organizzazioni possono inoltre entrare a far parte di associazioni di settore per gestire in maniera coordinata i propri bisogni, stipulare accordi commerciali o fondersi con un'altra azienda per garantirsi l'approvvigionamento di risorse e materie prime.

Strategie di potere

Quando le aziende di grandi dimensioni e indipendenti esercitano un potere nei confronti dei piccoli fornitori. Quando un'azienda può esercitare un potere nei confronti di un'altra, può chiedere ai fornitori di assorbire una quota maggiore di costi, gestire le spedizioni in maniera più efficiente e fornire più servizi di quanto mai abbia fatto, spesso senza nessun incremento del prezzo. I fornitori non hanno altra scelta che quella di adattarsi, altrimenti escono fuori dal business.

·        Network collaborativi

La relazione tra organizzazione e fornitori è stata di tipo conflittuale. Le aziende hanno operato da sole, facendosi concorrenza tra loro e credendo nella tradizione dell'individualismo e della fiducia in sé. Rappresenta un'alternativa alla dipendenza delle risorse. Le aziende si uniscono allo scopo di diventare maggiormente concorrenziali e di condividere risorse scarse.

Perché collaborare?

Le ragioni principali sono: la condivisione dei rischi quando si entra nei nuovi mercati, intraprendendo nuovi programmi e riducendo i costi, e il miglioramento della posizione dell'organizzazione in determinati settori o tecnologie, una maggiore capacità di risoluzione dei problemi, maggiore innovazione e maggiori performance, accesso ai mercati globali e vedono la realizzazione di collaborazioni sia tra le grandi aziende sia tra quelle piccole.

I collegamenti interorganizzativi forniscono una rete di sicurezza che incoraggia l'investimento di lungo periodo e l'assunzione del rischio. Le aziende possono raggiungere livelli di innovazione e performance elevati quando passano da una mentalità competitiva ad una collaborativa.

Da avversari a partner

Nel Nord America, la collaborazione tra le organizzazioni i è realizzata nei servizi sociali non profit e nelle organizzazioni di salute mentale, dove vi era un interesse di natura pubblica. Sotto al spinta dei concorrenti, i manager americani iniziano a spostarsi verso un nuovo schema segnato alla partnership, sul quale basare le loro relazioni. Per esempio, aziende come la General Electric, la Amoco, la Whirlpool indicano che, in un'economia mondiale molto competitiva, le partnership permettono di ridurre i costi e aumentare il valore per entrambe le parti. Il nuovo modello si basa sulla fiducia e sulla capacità di sviluppare soluzioni eque in merito ai conflitti che si verificano. Le persone cercano di incrementare il valore per entrambe le parti e credono in un impegno, e non più nel sospetto e nella competizione. Vi è una massiccia condivisione di informazioni, compresi i collegamenti elettronici per l'automazione di ordini e discussioni faccia a faccia, per fornire feedback e risolvere i problemi.

·        Ecologia delle popolazioni

Si differenzia dagli altri approcci perché si concentra sulla diversità delle organizzazione e sul loro adattamento all'interno di una popolazione di organizzazioni. Una popolazione è un insieme di organizzazioni impegnate in attività simili e con caratteristiche analoghe, per quanto riguarda l'utilizzo delle risorse e i risultati. Le organizzazioni, all'interno di una popolazione, competono per risorse o i clienti simili. L'adattamento di una singola organizzazione è fortemente limitato ai cambiamenti richiesti dall'ambiente. L'innovazione e il cambiamento di una popolazione di organizzazione si verificano quindi attraverso la nascita di nuovi modelli organizzazione che mediante il rinnovamento e la modificazione di organizzazione esistenti. I modelli organizzativi sono considerati stabili e lo sviluppo di una società nel suo complesso è dato dalla nascita di nuovi modelli di organizzazione. Aziende consolidate nella vendita di libri, ad esempio, hanno incontrato enormi difficoltà nell'adattarsi a un ambiente in rapido cambiamento, quindi nascono nuovi modelli organizzativi come Amazon.com, capaci di adattarsi all'ambiente attuale, che occuperanno una nuova nicchia e con il tempo sottrarranno mercato ad aziende consolidate. Un altro cambiamento recente è rappresentato dallo sviluppo delle Corporate University nell'abito di grandi società come Motorola e FedEx. Esistono più di mille Corporate, esse si sono sviluppate così velocemente perché le aziende non ottengono i servizi che vorrebbero dalle università tradizionali, bloccate da modi convenzionali di pensare e insegnare.

L'ecologia delle popolazioni è il cambiamento ambientale a determinare quali organizzazioni sopravvivono e quali non.

Modello organizzativo e nicchia di mercato

Il modello organizzazione consiste in un insieme di tecnologie, struttura, prodotti, obiettivi e personale specifici che possono essere accettati o respinti dall'ambiente. Ogni nuova organizzazione cerca di trovare una nicchia (un ambito d'azione caratterizzato da risorse e necessità ambientali caratteristiche) che sia sufficiente a supportarla. La nicchia è solitamente di piccole dimensioni nelle prime fasi di vita di un organizzazione, ma può aumentare di dimensioni col tempo se l'azienda ha successo. Se non è disponibile nessuna nicchia per l'organizzazione, questa subirà un inevitabile declino e finirà per scomparire.

Il processo di cambiamento ecologico

Il processo di cambiamento, all'interno di una popolazione, è definito da tre principi coincidenti con altrettanti stadi:

  • Mutazione: in una popolazione di organizzazioni emergono nuovi modelli organizzativi, avviati da imprenditori, creati come venture capital da grandi aziende o realizzati dallo Stato per offrire nuovi servizi;
  • Selezione: alcuni mutamenti sono adatti per apportare benefici quindi trovano una nicchia e acquisiscono dall'ambiente le risorse necessarie per sopravvive, quando non c'è una domanda sufficiente per il prodotto di un'azienda e non sono disponibili le risorse, avviene una selezione esterna. Si verifica una selezione interna, se le organizzazioni possono sopravvivere nel lungo termine;
  • Consolidamento: consiste nella preservazione e nell'istituzionalizzazione dei modelli selezionati. A determinare tecnologie, prodotti e servizi viene attribuito un alto valore da parte dell'ambiente.  La McDonald's, che detiene il 43% del mercato fast - food, è istituzionalizzata nella vita americana.

Strategia di sopravvivenza

Le organizzazione e le popolazioni di organizzazione sono impegnate in una lotta competitiva per la conquista delle risorse e ogni modello organizzazione combatte per la propria sopravvivenza. Secondo l'approccio dell' ecologia delle popolazione, i modelli organizzativi si differenziano, nella loro lotta per la sopravvivenza, in:

-         generalisti: organizzazione caratterizzate da una nicchia o una sfera di influenza ampia, ossia quelle che offrono una vasta gamma di prodotti o servizi o servono un ampio mercato. L'ampiezza del campo d'azione delle aziende generaliste serve in qualche modo a proteggerli dai cambiamenti ambientali;

-         specialisti: organizzazione che offrono una gamma più limitata di beni o servizi, o che servono un mercato più ristretto. Sono in genere più competitive di quelle generaliste all'interno dell'area ristretta nella quale operano. Sono spesso di piccole dimensioni, possono muoversi con più rapidità ed essere più flessibili ai mutamenti dell'ambiente.

Un esempio, nel mondo del business, Amazon.com ha iniziato una strategia specialista, con la vendita di libri on line, ,a poi si è evoluta ad una strategia generalista, aggiungendo attività relative a musica, video e altri prodotti. in relazione alle strategie che adottano. La Olmec Corporation vende babole afro - americane e ispaniche, mentre la Mattel è generalista , in quanto vende giocattoli sia per bambini che bambine.

·        Istituzionalismo

Le organizzazioni necessitano di una legittimità da parte degli stakeholder, quindi l'approccio dell'istituzionalismo, descrive come le organizzazione sopravvivono e hanno successo attraverso la ricerca della coerenza tra l'organizzazione stessa e le aspettative provenienti dall'ambiente nei suoi confronti. L'ambiente istituzionale è composto da norme e valori propri dei diversi stakeholders (clienti,investitori, associazioni, organizzazioni partner). La legittimità è definita come la situazione in cui le azioni di organizzazione sono desiderabili, opportune e appropriate nel contesto del sistema di norme, valori e credenze. La teoria dell'istituzionalismo riguarda, quindi, l'insieme intangibile di norme e valori che determinano il comportamento, visto in contrapposizione con gli elementi tangibili, ovvero tecnologie e strutture.

L'approccio istituzionale e la progettazione organizzativa

L'approccio istituzionale considera le organizzazione composte da due dimensioni: quella tecnica, ovvero la tecnologia impiegata nelle attività quotidiana e dalle necessità produttive; governata da criteri di razionalità e efficienza, quella istituzionale, ovvero parte dell'organizzazione più visibile al pubblico esterno; governata dalle aspettative provenienti dall'ambiente esterno. Molte organizzazioni riflettono le aspettative e i lavori dell'ambiente piuttosto che la domanda di attività produttive.

La somiglianza istituzionale

Consiste nell'emergere di una struttura e di un approccio comuni tra le organizzazione di uno stesso campo. Esistono tre meccanismi per l'adattamento istituzionale:

  • forze mimetiche: che costituiscono una risposta all'incertezza, sono la pressione a copiare o conformarsi ad altre organizzazione (i dirigenti notano un'innovazione efficace realizzata da un'altra azienda e la soluzione in questione viene immediatamente copiata), i processi mimetici spiegano perché nel mondo del business si riscontrano mode e manie. Quando nasce un'idea, molte organizzazioni la adottano per poi scoprire che la sua applicazione può causare problemi. La riduzione dell'organico è un'altra tendenza, attribuita alle forze mimetiche, i manager ritengono che si tratta di un modo efficace per raggiungere i massimi risultati. La tecnica più chiara è quella del benchmarking, ovvero l'identificazione di chi, in un settore risulta essere il migliore per un certo aspetto e la conseguente diffusione della tecnica in questione;
  • forze coercitive: consistono nelle pressioni esterne esercitate nei confronti delle organizzazione, affinché adottino strutture, tecniche o comportamenti simili ad altre organizzazione. Esse si manifestano tra organizzazioni fra le quali esiste una differenza di potere;
  • forze normative: sono pressioni che spingono al cambiamento per raggiungere standard professionali e adottare tecniche considerate aggiornate e efficaci dalla comunità professionali. I cambiamenti possono riguardare qualsiasi area come l'information technology, i requisiti contabili o le tecniche di marketing. Tali norme vengono trasmesse attraverso la formazione e la certificazione professionale, costituiscono un requisito morale o etico che si basa sugli standard adottati dalla professione.

 

CAP 7      TECONOLOGIE PER LA PRODUZIONE MANIFATTURIERA E PER I SERVIZI

Per tecnologia si intendono i processi, le tecniche, i macchinari e le azioni utilizzati per trasformare gli input organizzativi in output. È il processo produttivo di un'organizzazione. La core technology di un'organizzazione è formata dal processo di lavoro, correlato alla missione dell'organizzazione, come l'insegnamento alla scuola superiore, i servizi medici di una clinica.

Le organizzazioni sono composte da molte unità, che utilizzano un diverso processo di lavoro, per realizzare un bene o un servizio. Una tecnologia ausiliaria è un processo importante per l'organizzazione ma non correlato alla sua missione.

·        Tecnologia "Core" manifatturiera

Azienda Manifatturiera

Il primo studio svolto sulla tecnologia manifatturiera fu condotto da Woodward, che condusse una ricerca su cento aziende manifatturiere per capire come fossero organizzate, i dati comprendevano una vasta estensione di caratteristiche strutturali e di dimensioni relative allo stile di gestione. Predispose una scala di classificazione e ordinò le aziende in base alla complessità tecnica, ovvero il grado di meccanizzazione del processo manifatturiero: un alta complessità implica il fatto che la maggior parte del lavoro è eseguita da macchine, una bassa implica, viceversa, che i dipendenti hanno un ruolo maggiore nel processo di produzione. La scala di complessità tecnica presentava originariamente 10 categorie; successivamente riunite in 3 gruppi di tecnologie di base:

-         Gruppo I: produzione a piccoli lotti e unitaria. Le aziende tendono a configurarsi come attività su commessa che producono e assemblano piccoli ordini per soddisfare il cliente. La produzione a piccoli lotti si basa sul fattore umano e non presenta un alto grado di automatizzazione;

-         Gruppo II: produzione a grandi lotti e di massa. È un processo caratterizzato da lunghi cicli produttivi di parti standardizzate. L'output del processo alimenta un magazzino, dal quale vengono prelevati gli ordini ricevuti, dato che i clienti non hanno necessità particolari. I dipendenti sono meno qualificati e c'è poca comunicazione verbale [linee di assemblaggio come quelle di automobili o roulotte];

-         Gruppo III: produzione a processo continuo. Tutto il processo è automatizzato, non esiste un inizio e una fine del processo. È un passo avanti verso la meccanizzazione e la standardizzazione che caratterizzano una linea di assemblaggio [impianti chimici, raffinerie petrolifere, produttori di liquori].

Diminuisce il rapporto tra lavoro diretto e indiretto, perché si rende necessario un numero maggiore di lavoratori indiretti per fornire supporto e manutenzione a macchinari complessi.

Strategia, tecnologia e prestazione

Un'altra parte dello studio di Woodward ha esaminato il successo delle aziende relativamente alle dimensioni della redditività, della quota di mercato, della reputazione. Woodward confrontò la relazione tra struttura e tecnologia con il successo competitivo, scoprendo che le aziende efficaci tendevano a essere quelle caratterizzate da struttura e tecnologie complementari. Molte delle caratteristiche delle aziende efficaci erano vicini alla media della loro categoria tecnologica; le aziende che si posizionavano sotto la media tendevano a discostarsi dalle caratteristiche strutturali relative al loro tipo di tecnologie. In sintesi si può concludere che le caratteristiche strutturali potevano essere interpretate raggruppandole in sistemi di gestione organici e meccanici. Le organizzazione di successo, con produzione a piccoli lotti e a processo continuo, presentavano strutture organiche, mentre le organizzazione di successo a produzione di massa presentavano strutture meccaniche.

Le aziende di oggi devono sfruttare sia strategia, struttura e tecnologia, soprattutto quando cambiano le condizioni competitive, altrimenti si avranno scarse prestazioni.

La produzione flessibile

Tra le nuove tecnologie vi sono robot, macchine utensili a controllo numerico e software per la progettazione del prodotto, per l'analisi dell'ingegneria e il controllo remoto dei macchinari. I più recenti impianti automatizzati sono noti come sistemi manifatturieri flessibili (FMS), ovvero produzione integrata e automatizzata, fabbrica intelligente, tecnologia manifatturiera avanzata, produzione agile o fabbrica del futuro. La produzione flessibile mette in rete componenti della produzione manifatturiera che operavano precedentemente in maniera isolata. Solitamente i sistemi manifatturieri flessibili sono i risultato dei 3 sottocomponenti:

  1. CAD, computer aided design, utilizzati nella fase di disegno e progettazione;
  2. CAM, computer aided manufacturing, l'utilizzo di macchine nella gestione dei materiali, fabbricazione dei componenti, assemblaggio incrementa la velocità della produzione degli output. Consente ad una linea di produzione di spostarsi rapidamente dalla realizzazione di un prodotto a qualsiasi varietà di prodotti, e di soddisfare le richieste del cliente;
  3. Sistema informativo integrato, sistema informativo automatizzato che collega tutti gli aspetti dell'azienda (contabilità, acquisti, marketing, controllo del livello di scorta, progettazione, produzione.).

La combinazione delle tre componenti rappresenta il livello più alto della produzione flessibile.

Dei sistemi manifatturieri flessibili raggiungono il loro massimo potenziale di miglioramento della qualità, soddisfazione dei clienti e riduzione dei costi, quando tutte le parti vengono utilizzate in maniera interdipendente e associate a processi decisionali flessibili in un sistema, chiamato "produzione snella". La produzione snella utilizza personale altamente specializzato in ogni stadio del processo produttivo, puntando l'attenzione verso i dettagli e la soluzione dei problemi, per ridurre lo spreco e migliorare la qualità. Il fulcro della produzione snella dal coinvolgimento dei dipendenti; essi sono addestrati al pensiero snello, che significa combattere lo spreco e impegnarsi per un processo di miglioramento continuo in tutte le aree

Performance

Il vantaggio di una produzione flessibile è che prodotti di varie dimensioni e tipi si mescolano liberamente con le esigenze del cliente sulla linea di assemblaggio. I codici a barre impressi su una singola parte del prodotto permettono alle macchine di effettuare cambiamenti istantanei senza rallentare la produzione. Un produttore può realizzare così una varietà infinita di prodotti in lotti di dimensione illimitata. Nei sistemi di produzione tradizionali, le scelte erano limitate dai processi di massa e continuo. La produzione a piccoli lotti permetteva un'alta flessibilità di prodotto e ordini personalizzati, ma a causa dell'abilità artigianale (prodotti personalizzati), la dimensione del lotto risultava piccola. La produzione di massa poteva permettere lotti di grande dimensione, ma offriva una flessibilità di prodotto limitata. La produzione a processo continuo dava la possibilità di realizzare un singolo prodotto standard in quantità illimitate. I sistemi manifatturieri flessibili permettono agli stabilimenti di rompere lo schema continuo e di incrementare sia la flessibilità di prodotto sia le dimensioni del lotto. Se portato al suo livello massimo, la produzione flessibile consente di realizzare la personalizzazione di massa, con l'adattamento di ogni singolo prodotto alle specifiche del cliente, sistema indicato come produzione artigianale supportata da computer.

Implicazioni strutturali

In confronto alle tradizionali tecnologie di produzioni di massa, l'FMS presenta un'ampiezza di controllo gerarchico limitata, pochi livelli gerarchici, compiti adattabili, bassa specializzazione e decentramento, mentre l'ambiente generale di riferimento si caratterizza come organico e auto - regolamentato. I dipendenti hanno bisogno di possedere capacità di lavoro di gruppo, le attività di informazione sono ad ampio raggio (in modo tale che i dipendenti non siano eccessivamente specializzati) e frequenti (affinché i dipendenti possono essere sempre aggiornati). Nelle aziende che adottano sistemi di FMS i rapporti interorganizzativi sono caratterizzati da una domanda mutevole da parte dei clienti, che facilmente gestita per mezzo della nuova tecnologia, e da rapporti stretti con pochi fornitori che offrono materie prime di qualità migliore.

·        Tecnologia Core per i servizi a livello organizzativo

Aziende di servizi

Il loro obiettivo primario è la produzione e la fornitura di servizi (istruzione, assistenza sanitaria, trasporto, attività bancaria, strutture ricettive). La tecnologia per i servizi produce un output intangibile, che non esiste fino a quando il cliente non lo richiede; un servizio ha un natura astratta e consiste in conoscenze e idee, invece che in un prodotto fisico. Quindi, mentre le merci delle imprese manifatturiere sono destinate a magazzino per una vendita successiva, i servizi sono caratterizzati da una simultaneità tra produzione e consumo. Un servizio non può essere conservato come un bene finito.

Nei servizi si ha un alto livello di interazione tra cliente e dipendente, l'elemento umano è molto importante, in quanto può essere percepita la qualità del servizio, attraverso le capacità e le competenze del dipendente, la rapidità del tempo di risposta. Per ultimo, importante è anche il luogo di fruizione del servizio, scelto dal cliente, infatti, i servizi sono situati vicino ai clienti.

Progettare le organizzazioni di servizi

La caratteristica delle tecnologie per i servizi è la necessità che i dipendenti del nucleo tecnico siano vicini al cliente, questo porta all'uso dei ruoli di confine, usati nelle aziende manifatturiere per gestire i clienti e ridurre disturbi per il nucleo tecnico. Sono meno utilizzati nelle aziende dei servizi, perché un servizio è intangibile e non può essere affidato a chi si occupa di attività di confine, quindi i clienti devono interagire direttamente con i dipendenti, che si occupano dell'attività tecnica.

Un'azienda di servizi non deve essere necessariamente di grandi dimensioni, le sue economie vengono ottenute attraverso la disaggregazione in piccole unità. Situate vicino ai clienti.

La tecnologie per i servizi, influisce anche sulle caratteristiche organizzative interne utilizzati per dirigere e controllare l'organizzazione (le competenze dei dipendenti del nucleo tecnico devono essere più elevate). Nelle aziende di servizi, a cause delle competenze più elevati e della dispersione strutturale, il processo decisionale tende spesso ad essere decentrato e il livello di formalizzazione è in genere basso. I dipendenti delle organizzazione di servizi godono generalmente di un maggior grado di libertà e discrezionalità sul posto di lavoro.

·        Tecnologia ausiliaria a livello di unità

Il modello di riferimento che ha avuto un' impatto maggiore ai fini della comprensione delle tecnologie a livello di unità è stato sviluppato da Charles Perrow, il quale specificò due dimensioni delle attività di un'unità.

Varietà

Consiste nel numero di eccezioni nel lavoro (varietà del compito), la quale è la frequenza di eventi inattesi e nuovi che si verificano nel processo di trasformazione. All'interno delle unità la varietà può andare dalla ripetizione di un singolo atto, per esempio come in una linea di assemblaggio, al dover affrontare una serie di problemi o progetti indipendenti.

Analizzabilità

Quando il processo di trasformazione è analizzabile, il lavoro può essere ridotto a singoli passi di tipo meccanico e i partecipanti possono seguire una procedura fondata su dati e criteri oggettivi e sul calcolo per risolvere i problemi. La soluzione di un problema può implicare l'utilizzo di procedure standard, come istruzioni e manuali, o di conoscenze tecniche. Altri lavori non sono analizzabili: quando si presentano i problemi, è difficile identificare la soluzione corretta, non vi sono tecniche o procedure precedentemente acquisite che dicono a una persona cosa fare esattamente, cosicché i dipendenti si affidano all'esperienza accumulata, all'intuito e al giudizio soggettivo.

Il modello di riferimento

Si individuano 4 categorie principali di tecnologia:

  • Tecnologie routinarie, caratterizzate da un basso grado di varietà del compito e dall'uso di procedure basate su dati e criteri oggettivi e sul calcolo. I compiti sono formalizzati e standardizzati (es. assemblaggio di automobili o struttura di sportelli bancari);
  • Tecnologie artigianali: caratterizzate da un flusso stabile di attività, ma il processo di trasformazione non è analizzabile. I compiti richiedono molta formazione ed esperienza;
  • Tecnologie ingegneristiche: tendono ad essere complesse a causa del livello significativo di varietà contenuto nei compiti eseguiti. Le diverse attività sono solitamente gestite sulla base di formule procedure e tecniche prestabilite. I dipendenti possono fare riferimento ad un corpo di conoscenze ben sviluppate per affrontare i problemi.
  • Tecnologie non routinarie: presentano un alto grado di varietà del compito e un processo di trasformazione non analizzabile. Gran parte dello sforzo è dedicato all'analisi di problemi e attività. Per risolvere i problemi e svolgere il lavoro sono utilizzate l'esperienza e la conoscenza tecnica.

Le tecnologie con alta varietà tendono ad avere un basso livello di analizzabilità, e le tecnologie con bassa variabilità tendono ad essere analizzabili.

Le unità possono essere quindi valutate relativamente a questa unica dimensione che comprende sia l'analizzabilità sia la varietà

·        Progettazione delle unità organizzative

Ora si passa a determinare la struttura appropriata all'unità organizzativa, che può essere organica o meccanica. Le tecnologie routinarie sono associate a strutture di tipo meccanico, con regole formali e processi di gestione rigidi. Le tecnologie non routinarie sono associate ad una struttura organica, più flessibile e poco strutturata.

Le caratteristiche di progettazione sono:

-         Formalizzazione: la tecnologia routinaria è caratterizzata da standardizzazione e da divisione del lavoro, con compiti parcellizzati, per quelle non routinaria, la struttura è meno formale e standardizzata;

-         Decentramento: nelle tecnologie routinarie, il processo decisionale è accentrato a livello di management, in quelle ingegneristiche, i dipendenti acquisiscono una moderata autorità decisionale, così come nelle tecnologie artigianali, il decentramento è maggiore nei contesti non routinari, dove molte delle decisioni sono presi dai dipendenti;

-         Livello di competenze dei dipendenti: nelle tecnologie routinarie, il personale non ha bisogno di un livello alto di istruzione o di esperienza, coerente con attività di lavoro ripetitivo, al contrario che per le tecnologie artigianali, dove la formazione è necessaria. Le attività non routinarie, richiedono sia un'istruzione di tipo formale sia la maturazione di un'esperienza sul campo;

-         Ampiezza del controllo gerarchico: data dal numero di dipendenti che riportano ad un singolo manager o supervisore, più il compito è complesso e di tipo non routinario, maggiori sono i problemi, quindi maggiori sono i dipendenti;

-         Comunicazione e coordinamento: problemi frequenti richiedono una maggiore condivisione delle informazioni per la loro soluzione e per assicurare un corretto completamento delle attività. La direzione della comunicazione è di tipo orizzontale, nelle unità non routinarie, verticale in quelle routinarie. Il tipo di comunicazione varia in base all'analizzabilità del compito.

·        Interdipendenze del flusso di lavoro tra le unità

Il concetto di interdipendenza esprime la misura in cui le unità dipendono le une dalle altre per risorse o materiali al fine di svolgere i propri compiti.

Tipi di interdipendenza

James Thompson ha definito 3 tipi di interdipendenza:

  1. Generica: forma più bassa d'interdipendenza tra le unità. Il lavoro non influisce tra le diverse unità, ogni unità è parte dell'organizzazione e contribuisce al bene comune dell'organizzazione, ma lavora in modo indipendente [ristoranti McDonald's o le filiali delle banche]. Thompson ritiene che l'interdipendenza generica sia presente nelle aziende caratterizzate da una "tecnologia di mediazione", ovvero fornisce prodotti o servizi che mediano o stabiliscono un collegamento con i clienti dell'ambiente esterno, e così facendo, permette ad ogni unità di lavora indipendentemente. Banche, agenzie d'intermediazione e uffici immobiliari sono caratterizzati dal fatto di mediare tra acquirenti e venditori, ma i loro uffici lavorano indipendentemente nell'ambito dell'organizzazione;
  2. Sequenziale: si presenta in forma seriale, con le parti prodotte da un reparto che diventano input per un altro; in essa la prima unità deve funzionare correttamente affinché la seconda funzioni a sua volta correttamente. Ciò rappresenta un livello più alto rispetto all'interdipendenza generica, perché le unità si scambiano risorse e dipendono da altre per ottenere buoni risultati, e crea una maggiore necessità di meccanismi orizzontali come i ruoli di integrazione o le task force. L'interdipendenza sequenziale si verifica in presenza di "tecnologie sequenziali", ovvero si riferisce alla combinazione all'interno di un'organizzazione di stadi consecutivi di produzione; ogni stadio di produzione impiega come suoi input l'output dello stadio precedente e realizza gli input per lo stadio seguente. È necessario un coordinamento tra gli impianti o le unità collegate, sono estese attività di pianificazione e programmazione, è richiesto un certo livello di comunicazione quotidiana tra gli impianti per gestire i problemi;
  3. Reciproca: quando l'output dell'operazione A costituisce l'input dell'operazione B e l'output dell'operazione B costituisce, a sua volta, l'input dell'operazione A. I prodotti delle unità influiscono quindi sulle unità stesse in maniera reciproca. L'interdipendenza reciproca tende a verificarsi in organizzazione caratterizzate da "tecnologie intensive", ovvero forniscono al cliente una varietà di prodotti e servizi in combinazione tra loro [ospedali; struttura e comunicazione orizzontale; è la più complessa che l'organizzazione si trova a gestire]. È necessaria una estesa attività di pianificazione, ma i piani non saranno in grado di prevenire o risolvere tutti i problemi, è necessaria un'interazione giornaliera e un adattamento reciproco tra le varie unità.

·        Impatto della tecnologia sulla progettazione della mansione

La relazione tra nuova tecnologia e organizzazione ha effetti sul contenuto delle mansioni e sulla progettazione dell'organizzazione

Progettazione della mansione

La progettazione della mansione (job design) prevede l'assegnazione di obiettivi e compiti che devono essere realizzati dai dipendenti. I manager possono modificare gli elementi di job design, allo scopo di migliorare la produttività o la motivazione di un dipendente. Ad esempio, nel caso in cui i dipendenti vengono impegnati in compiti noiosi e ripetitivi, i manager possono introdurre una rotazione delle mansioni (job rotation) che si concretizza nello spostare i dipendenti da una mansione ad un'altra per offrire loro una varietà maggiore di compiti.

I manager possono anche influire in maniera non pianificata sul job design, attraverso l'introduzione di nuove tecnologie, il che può modificare il modo in cui vengono svolti i compiti e la natura profonda delle posizioni.

Le tecnologie di produzione di massa tendono a produrre una semplificazione delle mansioni(job simplification): la varietà e la difficoltà dei compiti svolti da una singola persona vengono ridotti.

La tecnologia può avere effetti sui rimanenti lavori svolti da persone, le tecnologie di produzione di massa tendono a produrre una semplificazione delle mansioni (job simplification), vengono ridotte la varietà e la difficoltà dei compiti.

La tecnologia più avanzata tende a provocare un' arricchimento della mansione (job enrichment) , nel senso che la mansione offre un livello maggiore di responsabilità, di riconoscimento e di opportunità per la crescita e sviluppo. Queste tecnologie creano una maggiore necessità di formazione e istruzione dei dipendenti.

La tecnologia manifatturiera flessibile può anche contribuire all'allargamento della mansione (job enlargement) che consiste in un aumento del numero dei diversi compiti eseguiti dai dipendenti. Dal momento che con la nuova tecnologia si rende necessario un numero minore di dipendenti, ognuno di essi deve essere in grado di eseguire una maggiore quantità e varietà di compiti.

Sistemi socio - tecnici

Riconosce l'interazione delle esigenze tecniche e di quelle umane, che si verifica in un'efficace attività di job design. L'elemento sociale si riferisce alle persone e ai gruppi che lavorano nelle organizzazioni, e a come il lavoro viene organizzato e coordinato; l'elemento tecnico si riferisce ai materiali, agli strumenti, alle macchine e ai processi utilizzati per trasformare gli input dell'organizzazione in output.

Il sistema sociale comprende tutti i fattori umani che influiscono sui risultati del lavoro (comportamenti individuali e di gruppo, cultura organizzativa, pratiche di gestione.). Il sistema tecnico riguarda il tipo di tecnologia produttiva, il livello di interdipendenza, la complessità dei compiti. l'obiettivo è quello di progettare l'organizzazione in modo da ottenere una ottimizzazione congiunta, cioè un'organizzazione funziona meglio quando i sistemi sociali e tecnici sono progettati per adattarsi alle reciproche necessità.

Questo approccio tenta di trovare un equilibrio tra ciò che i dipendenti vogliono e ciò di cui hanno bisogno, e le esigenze tecniche del sistema produttivo dell'organizzazione.

Infine, un principio afferma che le persone dovrebbero essere considerate come risorse e dovrebbero essere loro fornite capacità adeguate, compiti significativi e incentivi appropriati.

CAP 8      TECNOLOGIE DELL'INFORMAZIONE E CONTROLLO

L'efficace utilizzo dell'information technology è un aspetto fondamentale del business, in quanto ha fornito nuove opportunità per lo svolgimento di attività commerciali, nuovi modi per raccogliere e diffondere informazioni all'interno di un network globale.

·        L'evoluzione dell'information technology

Il management di primo livello è interessato a problemi ben definiti riguardanti l'operatività e la produzione. Il top management si occupa di strategia e pianificazione.

Inizialmente i sistemi di information technology utilizzati nelle organizzazioni, venivano applicati alle attività produttive. Si trattava di sistemi, conosciuti come Transaction Processing Stystem (TPS), che automatizzavano le transazioni giornaliere, raccoglievano dati da transazioni quali le vendite, gli acquisti dai fornitori e le variazioni di magazzino e li memorizzava in un database.

Ultimamente si sono diffusi i "data warehousing", ovvero grandi database che riuniscono tutti i dati relativi all'azienda e permettono di accedere direttamente ai dati, creare report., e i "data mining", che consentono agli utenti di dare un senso a questi dati, utilizzando processi decisionali per eseguire ricerche sui dati grezzi secondo schemi e relazioni, rilevanti per gli utenti [i governi statali di Virginia, Texas e Iowa li utilizzano per individuare persone e aziende che non pagano le tasse].

·        Le informazioni a supporto del processo decisionale e del controllo

I sistemi informativi di gestione, ovvero i sistemi informativi di reporting, i sistemi di supporto alle decisioni e i sistemi informativi direzionali, facilitano un processo decisionale rapido ed efficace.

Sistemi di supporto al processo decisionale dell'organizzazione

  • un sistema informativo di gestione (MIS, Management Information System) è un sistema computer - based che fornisce informazioni e supporto per il processo decisionale dei manager, è supportato dai sistemi organizzativi di elaborazione delle transazioni e dai database dell'organizzazione;
  • i sistemi informativi di reporting, rappresentano la forma più comune dei MIS, e forniscono ai manager rapporti che sintetizzano i dati e danno un aiuto per le decisioni operative giornaliere;
  • un sistema informativo direzionale (EIS,Executive Information System) ha il compito di facilitare il processo decisionale ai più alti livelli del managament, si basa su software in gradi di convertire dati complessi in informazioni pertinenti e fornisce informazioni ai top manager in modo tempestivo;
  • un sistema di supporto alle decisioni (DDS, Decision Support System) offre vantaggi ai manager dell'organizzazione. Si fondano su modelli decisionali e du database integrati, gli utenti possono porre una serie di domande del tipo what - if per simulare varie alternative.

Sistemi di controllo e feedback

I sistemi di controllo efficaci prevedono l'uso del feedback per determinare se la performance dell'organizzazione soddisfi i parametri prefissati. Ci sono quattro passaggi fondamentali del modello di controllo a feedback:

  • bisogna fissare gli obiettivi strategici per le varie unità o l'organizzazione intera;
  • bisogna stabilire parametri di performance;
  • bisogna misurare e confrontare la performance effettiva con i parametri;
  • bisogna correggere o modificare le attività a seconda delle esigenze.

Sistemi di controllo di gestione

Sono definiti come le routine formalizzate, i report e le procedure che utilizzano informazioni per mantenere o modificare gli schemi delle attività organizzative.

I processi nel campo dell'IT hanno migliorato l'efficienza e l'efficacia di tali sistemi.

Ci sono quattro elementi di sistema di controllo , nucleo dei sistemi di controllo di gestione:

  • il budget, utilizzato per stabilire gli obiettivi  di spesa dell'organizzazione per l'anno per fornire un report dei costi effettivi su base mensile o trimestrale. Indica sia i dati effettivi che quelli pianificati rispetto alla spesa, in modo che i manager intervengono per correggere gli scostamenti. È usato per allocare le risorse, per pianificare il futuro e ridurre l'incertezza sulla disponibilità delle risorse umane e materiali necessari per lo svolgimento dei compiti;
    • lo stato patrimoniale, mostra la situazione finanziaria dell'azienda rispetto all'attivo e al passivo in un determinato momento;
    • il conto economico, o conto profitto e perdite, riassume la performance finanziaria dell'azienda, in un dato periodo di tempo, mostra i ricavi e i costi dell'azienda, e il reddito netto (profitto o perdita).
  • i rapporti statistici periodici per valutare le performance di tipo non finanziario, come la soddisfazione dei clienti, la performance dei dipendenti o il tasso di turnover. I rapporti non finanziari sono di solito elaborati tramite computer e possono essere disponibili quotidianamente, settimanalmente o mensilmente;
  • i sistemi di ricompensa, che offrono incentivi indirizzati a manager e dipendenti allo scopo di ottenere un miglioramento delle prestazioni e di raggiungere gli obiettivi delle unità organizzative. Le ricompense sono legate al processo annuale di valutazione della performance;
  • i sistemi di controllo della qualità, che i manager utilizzano per addestrare i dipendenti nei metodi di controllo della qualità, fissare gli obiettivi di partecipazione dei dipendenti, stabilire le linee guida di benchmarking.
  • il benchmarking è il processo di misurazione continua dei prodotti, dei servizi e delle pratiche in confronto con i concorrenti più validi riconosciute leader del settore.

Balanced scorecard

È un sistema di controllo generale che bilancia le tradizionali misurazioni di tipo finanziario, con misure operative legate ai fattori critici di successo dell'azienda. Esso comprende 4 prospettive principali:

  • Performance finanziaria, si preoccupa che le attività dell'organizzazione contribuiscano al miglioramento delle prestazioni finanziarie, comprende misure tradizionali come il reddito netto e il ROI;
  • Gli indicatori del servizio ai clienti, misurano ascpetti come l'opinione che i clienti hanno dell'organizzazione, la fedeltà e la soddisfazione del cliente;
  • Gli indicatori dei processi di business interni,si concentrano sulle statistiche produttive e operative, come il completamento degli ordini;
  • La capacità dell'organizzazione di apprendere e crescere.

Esso offre ai manager una visione bilanciata dell'organizzazione integrando le misure finanziarie tradizionali e i rapporti statistici con un interesse per i mercati, clienti e dipendenti.

·        L'IT come arma strategica per il coordinamento interno

I vari sistemi basati sul computer si sono fusi formando un sistema di IT generale che può essere utilizzato come arma strategica.

I tre principali strumenti dell'IT, usati per supportare un maggiore coordinamento interno e una maggiore flessibilità, sono:

  • Intranet, sistema informativo privato, di proprietà dell'azienda, che utilizza protocolli di comunicazione e standard propri di Internet e del World Wide Web, ma è accessibile soltanto alle persone all'interno delle aziende; è un network aziendale che collega persone e unità organizzative all'interno dello stesso edificio o edifici diversi dell'azienda. Migliora e velocizza la comunicazione interna, dando accesso a tutte le informazioni necessarie, per tenersi aggiornati su ciò che accade all'interno dell'organizzazione.
  • Enterprise resource planning, ERP, raccolgono, elaborano e forniscono informazioni riguardante ogni aspetto dell'azienda, compresi la gestione degli ordini, la progettazione dei prodotti, gli acquisti, il magazzino, la produzione, le risorse umane, le ricevute di pagamento e la previsione della domanda futura. Collega tutte le aree di attività di un network. Il software ERP può, ad esempio, pagare le fatture ai fornitori, quando un dipendente conferma la consegna dei beni in magazzino, inviare on line un ordine di acquisto.;
  • Knowledge management, è un nuovo modo di pensare all'organizzazione e alla condivisione delle risorse intellettuali e creative di un organizzazione; esso si sforza di trovare, organizzare e rendere disponibile il capitale intellettuale di un'azienda e di alimentare una cultura di apprendimento continuo e condivisione della conoscenza. Il capitale intellettuale dell'azienda è l'insieme delle informazioni, dell'esperienza, delle conoscenze concrete, delle relazioni. Un sistema completo di KM include anche i modi per generare nuova conoscenza, attraverso l'apprendimento, e per condividere la conoscenza all'interno dell'organizzazione.

Che cos'è la conoscenza?

I dati, a differenza della conoscenza, sono fatti e numeri semplici e assoluti, di scarsa utilità. Per esempio, un azienda può avere un dato che mostra il 30% di un prodotto è venduto in un determinato paese. I dati vengono elaborati in informazioni attraverso il oro collegamento ad altri dati.

Le informazioni sono costituite da dati collegati con altri dati. La conoscenza invece è qualcosa in più, consiste nella conclusione che deriva dal collegamento di un'informazione con altre informazioni, e dal confronto con le conoscenze già acquisite.

Esistono due tipi di conoscenze: quella esplicita, ovvero la conoscenza formale e sistematica, codificata o messa in forma scritta e trasmessa agli altri per mezzo di documenti, e quella implicita, difficile da tradurre in parole, in quanto si basa sull'esperienza personale, su regole approssimative, giudizi. Comprende tutte le conoscenze, competenze professionali e pratiche, le soluzioni creative.

Approcci al knowledge management

L'approccuio culturale incoraggia la collaborazione e la condivisione della conoscenza.

Il primo approccio riguarda la raccolta e la condivisione di conoscenza esplicita, attraverso l'utilizzo di sofisticati sistemi di IT. La conoscenza esplicita può comprendere brevetti e licenze, processi operativi come politiche e procedure, informazioni sui clienti. La conoscenza viene raccolta dagli individui che la posseggono e organizzata in documenti, accessibili da altri.

Il secondo approccio si concentra sulla valorizzazione dell'esperienza e del know - how individuale, collegando le persone fisicamente o con l'uso di media interattivi. L'organizzazione usa i sistemi di IT per facilitare le conversazioni e la condivisione di esperienze, competenze e idee.

·        L'IT come arma strategica per rafforzare le relazioni esterne

Le applicazioni esterne dell'IT utilizzate per rafforzare le relazioni con i clienti, fornitori e i partner comprendono:

  • Electronic Data Interchange ed extranet, mette a contatto i produttori con i fornitori; collega il computer di un'azienda al computer di un'altra azienda per la trasmissione di dati; le aziende possono risparmiare molto utilizzando l'EDI per coordinare le movimentazioni di materiali. Un problema posto dalla EDI è costituito dal costo dell'installazione, ma adesso con lo sviluppo di internet, le piccole aziende trasmettono i dati attraverso la rete. Oggi molti utilizzano Extranet, sistema per le comunicazioni esterne che utilizza internet ed è condiviso da due o più organizzazioni. Ogni organizzazione sposta determinati dati al di fuori della propria Intranet, rendendoli disponibili solamente alle altre aziende con cui condivide l'Extranet;
  • L'integrated Enterprise, utilizza tecnologie informatiche avanzate per consentire uno stretto coordinamento tra un'azienda e i suoi fornitori, partner e clienti. Un suo aspetto importante è il "supply chain management", ossia la gestione della sequenza di fornitori e acquirenti in tutte le fasi della lavorazioni, dall'approvvigionamento delle materie prime alla distribuzione dei beni finiti ai consumatori.

-         Collegamenti informatici, l'IE crea una linea continua e integra tra i consumatori e i fornitori delle materie prime. Conoscendo i dati relativi alla domanda, il produttore può fabbricare e inviare i prodotti secondo le necessità.

-         Relazioni orizzontali, lo scopo dell'integrazione è quello di far lavorare tutti a contratto e in sincronia per soddisfare le esigenze di prodotto e di tempistica dei clienti.

  • Progettazione organizzativa dell'e-business, con e-business si definisce ogni attività che ha luogo tramite processi digitali su una network di computer anziché in un luogo fisico; si riferisce ai collegamenti elettronici attraverso Internet con i clienti, partner, fornitori, dipendenti o altre parti fondamentali. Per avviare una e-business, le aziende possono scegliere tra:

-         Unità interna, che consente una stretta integrazione tra l'attività via internet e l'attività tradizionale dell'organizzazione. L'azienda crea un'unità distinta che opera all'interno della struttura e dell'orientamento dell'organizzazione tradizionale, offrendo diversi vantaggi alla nuova unità, che si appoggia all'azienda tradizionale, come il riconoscimento della marca, potere contrattuale con i fornitori, condivisione delle informazioni con i clienti, opportunità di marketing. Un problema è che la nuova attività non ha flessibilità e autonomia, necessarie per muoversi con rapidità nel mondo interattivo;

-         Spin-off, per offrire all'attività via internet maggiore autonomia, flessibilità e focus, alcune organizzazione scelgono di creare un'azienda separata mediante uno spin-off [la Barnes & Noble, che creò un'unità distinta, la barnesandnoble.com, che si sviluppò in uno spin - off, per competere con la Amazon]. I vantaggi sono: un processo decisionale più veloce, maggiore flessibilità e reattività ai mutamenti delle condizioni di mercato, cultura imprenditoriale e un management concentrato sul successo dell'attività on-line. Ma esistono anche degli svantaggi, come minor riconoscimento della marca, minori opportunità di marketing, maggiori costi d'avviamento e perdita di potere dei fornitori;

-         Partnership strategico, consentendo alle organizzazione di sfruttare alcuni dei vantaggi e di evitare alcuni svantaggi dell'approccio esterno o interno. Ad esempio, la Toys "R" Us ha stretto una partnership con un'azienda affermata nell' e - commerce, Amazon.com, per sfruttare vantaggi sia dell'integrazione sia della separazione. La Amazon.com apporta l'esperienza di e - commerci e la mentalità imprenditoriale, mentre la Toys "R" Us offre potere d'acquisto, il riconoscimento della marca e una base consolidata di clienti. Uno svantaggio è il tempo speso per gestire le relazioni, potenziali conflitti tra i partner, possibilità che un'azienda non rispetti gli impegni presi o esca dal business.

·        L'impatto dell'information technology sulla progettazione organizzativa

I processi dell'IT stanno esercitando un impatto considerevole su tutte le organizzazioni in ogni settore:

  1. organizzazioni più piccole, alcune aziende che operano su internet esistono solo nella rete, non esiste un'organizzazione formale. Una o più persone possono gestire il sito dalle proprie abitazioni o dal luogo di lavoro in affitto. Lo stesso vale per le aziende tradizionali, dove le nuove tecnologie consentono all'organizzazione di svolgere lo stesso lavoro con un numero inferiore di persone. Le aziende possono esternalizzare molte funzioni e utilizzare meno risorse interne;
  2. strutture organizzative decentrate, le tecnologie informatiche hanno permesso alle organizzazioni di ridurre i livelli di management e di decentrare il processo decisionale. Le informazioni sono disponibili per tutta l'organizzazione, così i manager possono prendere decisioni importanti, senza aspettare che vengano prese decisioni dalla sede centrale. La tecnologia permette di realizzare il lavoro a distanza, i dipendenti possono svolgere dai computer di casa propria o da altri luoghi il lavoro che veniva eseguito in ufficio.
  3. miglioramento del coordinamento interno ed esterno, uno dei migliori risultati delle nuove tecnologie informatiche. Le intranet e antri tipi di network possono connettere persone tra loro, anche sei in uffisi sparsi nel mondo;
  4. migliori relazioni interorganizzative, l'IT può migliorare il coordinamento orizzontale e la collaborazione con le parti esterne come i fornitori, i clienti e i partner. Le extranet sono molto importanti per il collegamento delle aziende con i produttori a contatto e i subappaltatori. Le nuove IT hanno incrementato il potere dei consumatori, fornendo loro accesso elettronico alle informazioni su migliaia di aziende, un accesso diretto ai produttori, ha modificato le aspettative dei consumatori relativamente alla convenienza, velocità e servizio;
  5. struttura modulare rafforzata, dove è necessario un livello elevato di collaborazione interorganizzativa. Si chiamano anche strutture organizzative di network od organizzazioni virtuali. L'outsourcing è una tendenza importante grazie alla tecnologia computer - based che collega le aziende in un flusso continuo di informazioni. La maggior parte delle attività è esternalizzata e le varie funzioni necessarie all'organizzazione vengono svolte da aziende diverse.

CAP 9      DIMENSIONI ORGANIZZATIVE, CICLO DI VITA E DECLINO

Quando le aziende diventano più grandi hanno bisogno di sistemi e procedure più complesse, ma possono verificarsi problemi di inefficienza, rigidità e tempi di risposta lenti; tutte le organizzazioni lottano con problemi di dimensioni organizzative, di burocrazia e di controllo.

Molte organizzazioni burocratiche sono quelle che ci danno una grande quantità di prodotti e sevizi e prestazioni straordinarie, come l'esplorazione di Marte, la consegna di pacchi ogni giorni in ogni parte del mondo, la programmazione e il cordinamento dei voli.

·        Dimensioni organizzative: grande è meglio?

Spinte alla crescita

Il mondo aziendale è entrato nell'era delle mega - aziende. Ultimamente, fusioni hanno portato alla nascita di colossi, come DaimlerChrysler AG e Citygroup, nel settore pubblicitario, quattro giganti, come Omnicom Group, WPP Group, le quali possiedono decine di aziende che svolgono attività di pubblicità, promozione on line e relazioni pubbliche. Elementi che spingono le organizzazioni verso la crescita sono: servire meglio i loro clienti, restare economicamente sane, posti di lavoro pieni di vita e stimolanti, il che permette di attrarre e mantenere al proprio interno risorse umane di qualità, infatti l'azienda potrebbe offrire occasione e opportunità per l'avanzamento di carriera.

Il dilemma delle grandi dimensioni

Grande

Molte organizzazioni hanno bisogno di enormi risorse ed economia di scala per competere a livello globale, risorse necessarie per fornire sostegno economico e sociale nei periodi di difficoltà [nel 1995 il terremoto che colpì Kobe, in Giappone, distrusse un impianto chiave della Procter & Gamble, sconvolgendo la vita di un migliaio di dipendenti. L'azienda affittò un altro terreno, trovò alloggio per i lavoratori senza tetto e raccolse fondi per le vittime del disastro]. Le grandi aziende sono standardizzate, complesse e funzionali in maniera meccanicistica, e una volta consolidate possono costituire una presenza che rende stabile un mercato per anni.

Piccolo

I requisiti per il successo in un'economia globale sono la reattività e la flessibilità, in mercati che cambiano rapidamente. Negli ultimi anni, grandi aziende sono diventate ancora più grandi attraverso le fusioni, ma non tutte di queste sono riuscite bene. Le grandi dimensioni, perciò, non comportano una miglior performance.

Grazie all'evoluzione del settore di servizi, molte aziende rimangono piccole per servire meglio i clienti.

Le piccole organizzazioni hanno una struttura piatta e uno stile di gestione organico e flessibile che incoraggia l'innovazione. Infine, il coinvolgimento personale dei dipendenti stimola la motivazione e l'impegno, dato che i dipendenti si identificano con la missione dell'azienda.

Ibrido Grande azienda/Piccole aziende

Le piccole aziende, tuttavia possono diventare vittime del proprio stesso successo quando raggiungono grandi dimensioni, spostandosi verso una struttura meccanica che evidenzia le gerarchie verticali e produce burocrati piuttosto che imprenditori. Le aziende gigantesche sono costruite per ottimizzare, non per innovare. Esse si impegnano nei prodotti e nelle tecnologie esistenti e incontrano difficoltà nel supportare le innovazioni per il futuro.

Ibrido grande azienda/piccole aziende, unisce le risorse e il raggio d'azione di una grande aziende con la semplicità e la flessibilità di una piccola. Ristrutturandosi in gruppi di piccole organizzazioni, queste enormi aziende sono in grado di dotarsi dei vantaggi propri dell'essere piccole [la J&J è un gruppo di 180 società separate, quando in uno dei laboratori si crea un nuovo prodotto, una nuova azienda è stata creata assieme ad esso].

Un altro approccio alla creazione di un ibrido è chiamato approccio interno/esterno: invece di dividere l'azienda in business separati, ognuno con i propri prodotti e clienti, l'azienda è divisa in unità che hanno diversi ruoli. La parte "interna" dell'organizzazione si concentra sulla creazione e realizzazione di prodotti e servizi, mentre la parte "esterna" si concentra sull'integrazione e la consegna dei prodotti e servizi ai clienti.

·        Ciclo di vita organizzativo

Un modo utile per pensare alla crescita e al cambiamento organizzativa è il concetto del "ciclo di vita" dell'organizzazione, che ipotizza che le organizzazione nascono, crescono e muoiono.

Stadi dello sviluppo del ciclo di vita

Il ciclo di vita dell'organizzazione è caratterizzato da quattro stadi principali:

  1. Stadio imprenditoriale:

- quando un' organizzazione prende vita, l'efficacia viene posta sulla creazione di un prodotto e sulla sopravvivenza nel mercato;

- i fondatori sono imprenditori e si dedicano alle attività tecniche di produzione e di marketing;

- l'organizzazione è di carattere formale e non burocratico;

- le ore di lavoro sono lunghe;

- il controllo è basato sulla supervisione dei proprietari;      

- la crescita avviene sulla base di un nuovo prodotto o servizio "creativo".

CRISI: bisogno di leadership. Man mano che l'organizzazione cresce, il maggior numero di dipendenti determina l'insorgere dei problemi; i proprietari si concentrano sulla commercializzazione del prodotto o sull'ideazione di nuovi prodotti e servizi. Invece, gli imprenditori devono adattare la struttura dell'organizzazione per assecondare un processo continuo di crescita oppure introdurre nella struttura manager capaci, in grado di svolgere al loro posto questo compito.

  1. Stadio della collettività:

- se la crisi di leadership viene superata, i risultato che si ottiene è una leadership forte e l'inizio dello sviluppo degli obiettivi chiari;

- vengono stabilite le unità organizzative, insieme a una gerarchia di autorità, alla definizione dei compiti e a una prima divisione del lavoro;

- i dipendenti si identificano nella missione dell'organizzazione e si dedicano a lungo a contribuire al successo organizzativo;

- i membri si sentono parte di un collettivo, e le attività di comunicazione e controllo sono prevalentemente a carattere informale, sebbene iniziano a comparire alcuni sistemi formali.

CRISI: bisogno di delega. Se un nuovo management ha operato con successo, i dipendenti dei livelli inferiori si troveranno limitati dalla forte leadership esercitata dall'alto. I manager di livello inferiore inizieranno ad acquistare fiducia nelle proprie aree funzionali e vorranno un maggiore controllo. Una crisi di autonomia si verifica quando i manager del vertice non intendono affidare agli altri responsabilità di gestione, ma non è necessaria la supervisione diretta del vertice.

  1. Stadio della formalizzazione:

- riguarda l'introduzione e l'utilizzo di regole, procedure e sistemi di controllo;

- la comunicazione è più formale, e possono essere assunti ingegneri, specialisti di risorse umane e altre figure professionali;

- la direzione generale pone l'attenzione sulla strategia e pianificazione, lasciando gli aspetti produttivi dell'azienda al middle management;

- i nuovi sistemi permettono di continuare a crescere, realizzando meccanismi di collegamento tra la direzione generale e le unità operative.

CRISI: eccesso di burocrazia. A questo punto di sviluppo dell'organizzazione la quantità di sistemi e programmi può soffocare il middle management che  può mal sopportare "intrusioni" da parte del personale di staff, e l'innovazione può anche risentirne e risultarne limitata. L'organizzazione appare burocratizzata.

  1. Stadi di elaborazione:

- la soluzione alla crisi di burocrazia consiste in un nuovo senso di collaborazione, ovvero all'interno di tutta l'organizzazione, i manager spingono allo sviluppo di capacità utili ad affrontare i problemi e a lavorare insieme;

- i manager imparano a lavorare all'interno della burocrazia senza doverla accrescere ulteriormente;

- l'organizzazione può essere scomposta in più divisioni per avere l'aspetto di piccola azienda.

- i sistemi formali possono essere sostituiti da gruppi di manager e task force.

CRISI: bisogno di rivitalizzazione. Dopo che l'organizzazione è matura, può entrare in periodi di temporaneo declino. La necessità di un rinnovamento si può manifestare con cadenze che vanno dai 10 ai 20 anni. Durante questo periodo vengono spesso sostituiti i manager al vertice. Infine, tutte le organizzazioni mature devono passare attraverso rivitalizzazioni periodiche, altrimenti sono destinate al declino.

Caratteristiche organizzative e ciclo di vita

Man mano che le organizzazione si evolvono attraverso i 4 stadi del ciclo di vita, si verificano cambiamenti che riguardano strutture, sistemi di controllo, innovazione e obiettivi:

Stadio Imprenditoriale: inizialmente l'organizzazione è di piccole dimensioni, non burocratica e il suo destino dipende da un'unica persona. Il manager al vertice fornisce la struttura e il sistema di controllo. L'energia organizzativa è dedicata alla sopravvivenza e alla produzione di un singolo prodotto o servizio.

Stadio della collettività: costituisce il periodo di giovinezza dell'organizzazione; la crescita è rapida è i dipendenti sono entusiasti e impegnati nel soddisfare la missione organizzativa. La struttura e ancora prevalentemente informale. L'obiettivo principale è la crescita continua.

Stadio della formalizzazione: l'organizzazione entra nella sua fase di "mezza età"; emergono le caratteristiche burocratiche. L'organizzazione aggiunge gruppi di supporto agli staff, formalizza procedure e stabilisce una gerarchia e una divisione di lavoro chiara. L'innovazione può essere ottenuta istituendo un' unità di ricerca e sviluppo separata. Gli obiettivi principali sono la stabilità interna e l'espansione nel mercato. Le organizzazioni possono sviluppare prodotti complementari per offrire una linea di prodotto completa.

Stadio di elaborazione: l'organizzazione matura è grande e burocratica, con sistemi di controllo articolati, regole e procedure. I manager dell'organizzazione cercano di sviluppare un' orientamento al gruppo all' interno della burocrazia per evitare un'ulteriore sviluppo della burocrazia stessa. Essi realizzano tutti gli aspetti di un'organizzazione. Il management può infine attaccare la burocrazia e snellirla.

·        Burocrazia organizzativa e controllo

Che cos'è la burocrazia?

Secondo Max Weber la burocrazia è una minaccia nei confronti delle fondamentali libertà personali, ma la riconobbe anche come il sistema più efficiente possibile per organizzarsi. Regole e procedure standard permettevano di eseguire le attività organizzative in modo prevedibile e routinario. L'introduzione di compiti specializzati comportava il fatto che a ogni dipendente venisse assegnato un compito chiaro da eseguire.

La gerarchia forniva un meccanismo ragionevole per la supervisione e il controllo, e il criterio in base al quale le persone venivano assunte era la competenza tecnica, anziché le amicizie, legami familiari e favoritismi, che riducevano le prestazioni di lavoro. La tenuta di archivi scritti forniva, infine, una forma di memoria e unità organizzativa nel tempo.

Il modello di Weber era importante, la burocrazia ha portato vantaggi rispetto alle forme di organizzazione precedenti, basati su favoritismi, posizione sociale, legami di parentela o corruzione.

Dimensione e controllo strutturale

Formalizzazione

Riguarda regole, procedure e documentazione scritta, come manuali di politica aziendali e descrizione della posizione (Job description), che illustrano diritti e doveri dei dipendenti. Le grandi organizzazione sono maggiormente formalizzate; perché fanno affidamento su regole, procedure, e attività amministrative, per ottenere la standardizzazione e il controllo nei confronti di grandi numeri di dipendenti e di unità organizzative, mentre i top manager possono utilizzare la propria capacità di organizzazione personale per controllare organizzazione di piccole dimensioni.

Centralizzazione

Riguarda il livello gerarchico che ha l'autorità per prendere decisioni, decisioni che tendono a essere prese al vertice, nelle organizzazione decentrate, invece, sono prese a un livello inferiore. Quando un'organizzazione raggiunge dimensioni più elevate e un numero maggiore di persone e unità, tutte le decisioni non possono essere inoltrate al vertice, in quanto i manager risulterebbero carichi di lavoro, quindi organizzazioni di maggiori dimensioni debbono essere contraddistinte da un più alto grado di decentramento.

Indicatori del personale

l'indicatore più frequentemente utilizzato e quello amministrativo. Vi sono due linee di tendenza: il rapporto tra amministrazioni di livello superiori e totale dei dipendenti è più piccolo nelle grandi organizzazione, il che indica che le organizzazione sperimentano economie amministrative, man mano che raggiungono maggiori dimensioni; gli indicatori degli staff di supporto d'ufficio e professionali tendono ad aumentare in proporzione alle dimensioni dell'organizzazione. L'indicatore di staff aumenta per l'aumentata necessità di competenze specifiche in organizzazioni più grandi e complesse.

·        La burocrazia in che modo cambia

Le caratteristiche burocratiche presentano vantaggi. Istituendo una gerarchia di autorità e specifiche regole e procedure, la burocrazia ha fornito un modo efficace per portare ordine all'interno di grandi gruppi ed evitare abuso di potere.

Molte organizzazioni aziendali dovrebbero ridurre la formalizzazione e la burocrazia, per esempio le descrizioni di posizione troppo precise, tendono a limitare la creatività e la rapidità di risposta.

L'organizzazione di sistemi temporanei per la flessibilità e l'innovazione

Un approccio adottato per superare i problemi causati dalla burocrazia consiste in una soluzione strutturale chiamata "incident command system" (ICS), che consente all'organizzazione di rispondere rapidamente a situazioni di emergenza o di crisi, come la polizia, vigili del fuoco. Viene utilizzato anche da altri tipi di organizzazioni per aiutarle a rispondere rapidamente alle nuove opportunità, alle minacce competitive impreviste o alle crisi organizzative.

L'incident commander è responsabile di tutte le attività che hanno luogo e tutti sanno chi è il responsabile di quale aspetto della situazione. Il sistema è basato sulla fiducia che i lavoratori dei livelli inferiori conoscano perfettamente la missione e prendano decisioni e provvedimenti, in base agli obiettivi dell'organizzazione.

Altri approcci per ridurre la burocrazia

Molte organizzazioni eliminano i livelli gerarchici, mantenendo le piccole dimensioni degli organi di staff della sede centrale e dando ai dipendenti una maggiore libertà decisionale, senza caricarli di regole.

Molte aziende devono essere grandi per avere risorse sufficienti e una complessità che permetta di realizzare prodotti destinati ad un ambiente globale. Esse danno ai lavoratori di linea più responsabilità per definire e dirigere i propri compiti, creando gruppi auto - diretti,per coordinare il lavoro, aumentare la produttività e servire i clienti.

Un altro modo per ridurre la burocrazia è dato dalla crescente professionalità dei dipendenti, ovvero la lunghezza del periodo che comprende tutte le attività di formalizzazione e le esperienze formali del dipendente. Secondo studi, la formalizzazione non è necessaria, perché consente di normalizzare un alto standard di comportamento da parte dei dipendenti, sostituendo la burocrazia. È emersa una forma di organizzazione chiamata partnership professionale, formata da professionisti, comprende studi medici, legali e società di consulenza.

·        Strategie di controllo organizzativo

Ogni organizzazione ha bisogno di sistemi per guidare e controllare l'organizzazione stessa. I manager possono scegliere tra tre approcci generali sulle attività di controllo:

Controllo burocratico

Consiste nell'utilizzo di regole, politiche, gerarchie, documentazione scritta, e altri meccanismi burocratici, ai fini di standardizzare il comportamento e valutare le prestazioni. Lo scopo principale è la standardizzazione e il controllo del comportamento dei dipendenti.

Weber ha identificato tre tipi di autorità, che spiegano il controllo di una grande organizzazione:

-         l'autorità razionale - legale, che si basa sulla fiducia dei dipendenti nel valore legale delle regole e nel diritto di dare ordini da parte di coloro che sono stati elevati a posizioni di autorità. È la base sia per la creazione sia per il controllo della maggior parte delle organizzazioni governative;

-         l'autorità tradizionale, che consiste nella fiducia, nelle tradizioni e nella legittimità dello status delle persone che esercitano l'autorità per mezzo di tali tradizioni. È esercitata dalle monarchie e organizzazioni ecclesiastiche;

-         l'autorità carismatica, che è basata sulla devozione nei confronti del carattere esemplare o dell'eroismo di una persona fisica e dell'ordine da questa stabilito. È esercitata dalle organizzazioni militari rivoluzionarie, che si basano spesso sul carisma del leader. Riflettono la personalità e i valori del leader.

Controllo di mercato

Si verifica quando viene utilizzata la competizione di prezzo per valutare l'output e la produttività di un'organizzazione. I top manager utilizzano il meccanismo del prezzo per valutare le performance aziendali. L'uso del controllo di mercato richiede che l'output sia sufficientemente esplicito, in modo che possa essere assegnato un prezzo e che possa esservi competizione. Esso può essere utilizzato solo quando al prodotto di una azienda, di una divisione o di una unità può essere assegnato un prezzo in valuta e quando esiste competizione.

Controllo di clan

Consiste nell'uso di fattori sociali, come cultura aziendale, valori condivisi, impegno, tradizioni, opinioni, per controllare il comportamento. Le organizzazioni, che utilizzano questo tipo di controllo, hanno bisogno di valori condivisi e di fiducia tra i dipendenti. Alta incertezza significa che l'organizzazione non può assegnare un prezzo ai propri servizi e le cose cambiano velocemente, che regole e regolamenti non sono in grado di specificare ogni comportamento corretto. Viene utilizzato principalmente nelle piccole organizzazioni, informali, o organizzazioni con una forte cultura, data dal coinvolgimento personale e dall'impegno nei confronti dello scopo dell'organizzazione. Le aziende moderne stanno cercando di diventare learning organization e fanno l'uso del controllo di clan o autocontrollo, simile al controllo di clan, deriva da valori, obiettivi e standard individuali.

Possono essere utilizzate in specifiche unità organizzative, come la pianificazione strategica, dove l'incertezza è alta ed è difficile misurare le prestazioni.

·        Declino organizzativo e "downsizing"

Definizione e cause

Il declino organizzativo è una condizione nella quale si verifica una diminuzione sostanziale di risorse di un'organizzazione in un certo periodo di tempo. È associato speso al declino ambientale, come una diminuzione della domanda, o una riduzione di forma, come un cambiamento nelle preferenze dei consumatori. Tre fattori sono generalmente causa di declino organizzativo:

  1. Atrofia organizzativa: le organizzazione diventano inefficienti e sovra - burocratizzati. L'atrofia segue speso un lungo periodo di successo: I segnali d'allarme comprendono un numero eccessivo di personale di staff, procedure amministrative ingombranti, mancanza di comunicazione e coordinamento efficaci e una struttura organizzativa sorpassata.
  2. Vulnerabilità: incapacità strategica di un organizzazione di prosperare all'interno del suo ambiente. Questo accade spesso alle piccole organizzazione che sono ancora pienamente consolidate; esse sono vulnerabili rispetto ai cambiamenti dei gusti dei consumatori o della situazione economica della comunità.
  3. Declino ambientale o competizione: si riferisce a una diminuzione nell'energia e nelle risorse disponibili per supportare un organizzazione Quando l'ambiente ha minori capacità di sostenere le organizzazione, queste devono diminuire progressivamente le loro attività oppure spostarsi in un altro ambiente di riferimento.

Un modello di stadi del declino organizzativo

Il declino, se non è gestito correttamente, può attraversare 5 stadi, portando alla dissoluzione dell'organizzazione:

  1. Stadio della cecità: costituito dai cambiamenti interni e esterni che minacciano la sopravvivenza in lungo termine e può richiedere che l'organizzazione prende misure appropriate. L'organizzazione può presentare personale in eccesso, procedure ingombranti o mancanza di armonia con i propri clienti. I leader spesso non avvertono i segnali di declino, e la soluzione consiste nello sviluppare controlli efficaci che indichino quando qualcosa non funziona come dovrebbe;
  2. Stadio dell'inattività: si negano le condizioni correnti malgrado i segni del deterioramento delle prestazioni. La soluzione è che i leader riconoscano il declino e intraprendano azioni tempestive per riallineare l'organizzazione con l'ambiente;
  3. Stadio dell'errore: l'organizzazione affronta problemi gravi e gli indicatori, che mostrano i cattivi risultati, non possono essere ignorati. La mancata reazione al declino può portare al fallimento dell'organizzazione. I leader dovrebbero ridurre l'incertezza dei dipendenti chiarendo valori e fornendo informazioni, riducendo i costi, come tagli al personale e ridimensionamenti;
  4. Stadio della crisi: l'organizzazione non è stata ancora in grado di gestire efficacemente il declino e si trovo in una situazione di panico. L'unica soluzione è di intraprendere una radicale riorganizzazione. Sono necessarie azioni straordinarie, come la sostituzione del vertice e cambiamenti rivoluzionari nella struttura, nella strategia e nella cultura;
  5. Stadio della dissoluzione: questo stadio del declino è irreversibile. L'organizzazione subisce perdita di quota di mercato e di reputazione, degli elementi migliori del suo personale e dei capitali. L'unica strategia possibile è di porre fine all'organizzazione in maniera ordinata e ridurre il trauma da separazione dei dipendenti.

Alcune decisioni difficili da prendere sono il ridimensionamento, downsizing, ovvero la riduzione intenzionale delle dimensioni dell'organico di un'organizzazione.

L'implementazione del ridimensionamento

Oggi il ridimensionamento è una pratica diffusa presso le organizzazioni americane, che fa parte di molte iniziative di cambiamento nelle organizzazioni attuali (fusioni e acquisizioni, competizione globale, la tendenza all'outsourcing).

A volte il ridimensionamento non è efficace, così esistono una serie di tecniche che possono agevolare tale processo e alleviare la tensione dei dipendenti:

- aumentare la comunicazione, non diminuirla, i manager dovrebbero avvisare in anticipo il licenziamento fornendo la maggior quantità di informazione. I dipendenti che rimangono devono sapere cosa li aspetta;

- fornire assistenza ai lavoratori licenziati, l'organizzazione ha la responsabilità di aiutare i lavoratori licenziati ad affrontare la perdita del posto e a ristabilirsi nel mercato del lavoro;

- aiutare i "sopravvissuti" a prosperare, i leader dovrebbero ricordare le esigenze emotive anche dei dipendenti che rimangono, molti dei quali vivono sentimenti di colpa, rabbia, confusione e tristezza dopo la perdita dei colleghi.

CAP 11     INNOVAZIONE E CAMBIAMENTO

Ogni azienda, per sopravvivere deve cambiare e innovarsi, le nuove scoperte ed invenzioni sostituiscono i metodi tradizionali di operare. Molte aziende già consolidate non riescono ad innovarsi e cercano modi per incoraggiare il cambiamento al fine di stare al passo con i cambiamenti dell'ambiente esterno.

·        Innovare o perire: il ruolo strategico del cambiamento

Le organizzazioni attuali devono trovare le forze per innovare e cambiare, soprattutto per sopravvivere in un mondo, dove la competizione è molto alta. Le organizzazioni moderne devono fare fronte alle necessità di un cambiamento strategico e culturale di vasta portata e di applicare innovazioni rapide e continue nella tecnologia, nei servizi, nei prodotti e nei processi.

Cambiamento incrementale e cambiamento radicale

Il cambiamento incrementale rappresenta una serie continua di progressi che mantengono l'equilibrio generale dell'organizzazione e ne influenzano solo una parte.

Questo cambiamento si verifica nell'ambito della struttura e dei processi di gestione consolidati e può comprendere miglioramenti di prodotto, o miglioramenti tecnologici.

Un esempio è la creazione di team di vendita all'interno dell'unità di marketing.

Il cambiamento radicale è un opera di rottura con il modello di riferimento dell'organizzazione, trasformandola interamente.

Questo cambiamento comporta la creazione di una nuova struttura e di nuovi processi di gestione. La nuova tecnologia è fortemente innovativa e i nuovi prodotti creati danno vita a nuovi mercati.

Un esempio è il passaggio dell'intera organizzazione da una struttura verticale ad una struttura orizzontale, con tutti i dipendenti che lavorano su specifici processi chiave in gruppi.

Tipologie strategiche di cambiamento

I manager possono focalizzarsi su quattro tipi di cambiamento, nell'ambito delle organizzazione, per conseguire un vantaggio strategico:

-         Cambiamenti tecnologici sono variazioni nel processo produttivo di un'organizzazione, compresa la sua base di conoscenza e capacità, che permettono di creare una competenza distintiva e sono progettati per rendere la produzione più efficiente o per riuscire a ottenere un volume di output maggiore. I cambiamenti tecnologici riguardano le tecniche utilizzate per realizzare prodotti o servizi e comprendono metodi di lavoro, macchinari e flusso del lavoro;

-         Cambiamenti di prodotto e di servizio riguardano gli output di un organizzazione in termini di prodotto o servizio. I nuovi prodotti possono risultare da piccole modifiche di prodotti esistenti o derivare da linee di prodotto completamente nuove. I nuovi prodotti e servizi sono generalmente progettati per aumentare la quota di mercato o per raggiungere nuovi mercati, consumatori o clienti;

-         Cambiamenti di strategia e struttura sono relativi alla sfera amministrativa di un'organizzazione, che riguarda la supervisione e gestione dell'organizzazione Tali cambiamenti riguardano la struttura organizzativa, la gestione strategica, le politiche, i sistemi di ricompensa. Solitamente i cambiamenti di struttura e di sistemi avvengono dall'alto al basso, mentre i cambiamento di prodotto e tecnologia emergono spesso dalla base dell'organizzazione;

-         Cambiamenti culturali si riferiscono a cambiamenti nei valori, nelle attitudini, nelle aspettative, nelle opinioni, nelle capacità e nel comportamento dei dipendenti. Essi consistono in modifiche nel modo di pensare dei dipendenti e sono quindi di approccio mentale piuttosto che di tecnologie, struttura o prodotti.

·        Elementi per un cambiamento di successo

Per cambiamento organizzativo si intende l'adozione da parte di un'organizzazione di un nuovo concetto o comportamento. L'innovazione organizzativa consiste nell'adozione di un concetto o di un comportamento che nuovo per il settore, il mercato o l'ambiente generale relativi a un'organizzazione. La prima organizzazione a introdurre un nuovo prodotto è considerata l'innovatore, mentre le altre organizzazioni che lo copiano sono dette organizzazioni che adottano un cambiamento. Le innovazioni sono tipicamente assimilata da un'organizzazione attraverso una serie di passi o elementi:

  1. Idea: consiste in un nuovo modo di fare le cose; può essere rappresentata da un nuovo prodotto o servizio, da un nuovo concetto di gestione o da una nuova procedura per il lavoro comune all'interno dell'organizzazione Le idee possono venire dall'interno o dall'esterno di questa ultima. La creatività è l'insieme delle idee nuove che possono soddisfare le esigenze percepite e rispondere a opportunità. Alcune tecniche per incentivare la creatività interna possono essere aumentare la diversità all'interno dell'organizzazione, assicurare che i dipendenti dispongano di molte opportunità per interagire con persone diverse da loro, offrire tempo e libertà per la sperimentazione.
  2. Bisogno: le idee non sono generalmente considerate seriamente a meno che non ci sia una necessità percepita di cambiamento, la quale si verifica quando i manager osservano nell'organizzazione un divario tra le prestazioni effettive e le prestazioni desiderate. Essi provano a creare un senso di urgenza in modo che gli altri capiscano la necessità di operare un cambiamento;
  3. Adozione: si verifica quando chi detiene il potere decisionale sceglie di portare avanti un'idea che era stata proposta. I manager chiave e i dipendenti devono essere in accordo per poter sostenere il cambiamento;
  4. Implementazione: si verifica quando i membri dell'organizzazione utilizzano una nuova idea, tecnica o comportamento. Può esservi la necessità di acquistare materiali e apparecchiature ed è possibile che i lavoratori debbano essere formati adeguatamente per sfruttare tale nuova idea. Se le persone non utilizzano la nuova idea, allora nessun cambiamento è avvenuto;
  5. Risorse: per realizzare un cambiamento sono necessarie energie e attività umane. Il cambiamento richiede tempo e risorse sia per creare sia per realizzare una nuova idea. La maggior parte delle innovazioni richiedono dei finanziamenti speciali.

·        Cambiamento tecnologico

Un organizzazione innovativa è caratterizzata da flessibilità, responsabilizzazione dei dipendenti e assenze di regole di lavoro rigido. Il cambiamento è di solito associato a un'organizzazione organica e informale, che è considerata la forma migliore di organizzazione per l'adattamento a un ambiente caotico. La flessibilità di un organizzazione organica è attribuita alla libertà delle persone di creare e introdurre nuove idee, che scaturiscono dai dipendenti dei livelli intermedi e inferiori, perché a essi viene data la libertà di proporre idee e fare esperimenti. Per raggiungere entrambi gli aspetti del cambiamento tecnologico, molte organizzazione utilizzano "l'approccio ambidestro".

Approccio ambidestro

Consiste nell'incorporare strutture e processi di gestione che sono appropriati sia per la creazione sia per l'utilizzo dell'innovazione. L'organizzazione può così comportarsi in modo organico, quando la situazione richiede l'avvio di nuove idee, e in modo meccanico, per implementare e utilizzare le idee stesse [la Honda e la Canon hanno adottato un approccio ambidestro. Esse assegnano il lavoro di progettazione a un tema composto da persone giovani, sottoposti alla guida di una persona matura, e sono incaricati di fare qualsiasi cosa necessaria per sviluppare idee e prodotti nuovi].

Tecniche per incoraggiare il cambiamento tecnologico

Alcune tecniche utilizzate dalle aziende per mantenere un approccio ambidestro sono:

- Strutture mutevoli: si intende che un organizzazione crea una struttura organica nel momento in cui una di questa si rende necessaria per l'avviamento di nuove idee;

- Unità creative separate: unità di staff, come ricerca e sviluppo, Engineering, pianificazione organizzativa e analisi dei sistemi, creano cambiamenti che vengono adottati in altre unità. Un tipo analogo di unità creativa è "l'incubatore di idee", per facilitare lo sviluppo di nuove idee, costituisce un luogo protetto ove le idee provenienti da tutta l'organizzazione possono essere sviluppati senza interferenza da parte della burocrazia o delle politiche aziendali;

- Venture Team: sono una tecnica utilizzata per dare libero sfogo alla creatività all'interno delle organizzazione Spesso ai venture team vengono assegnati luoghi di lavoro e strutture separate, in modo che non siano limitati da procedure organizzative. Una venture team assomiglia a una piccola azienda all'interno di una grande azienda. Un particolare tipo di venture team è lo "Skunkworks" (gruppo divergente), ossia un piccolo gruppo separato, informale, dotato di ampia autonomia e spesso caratterizzato da segretezza che si concentra sulle idee più innovative per il business. Una variazione di venture team è il "new-venture fund", che fornisce risorse finanziarie perché i dipendenti possano sviluppare nuove idee, prodotti o business;

- Imprenditorialità aziendale interna: mira a sviluppare uno spirito imprenditoriale e una struttura che producano un numero di innovazioni superiori alla media. Essa implica l'utilizzo delle unità creative e dei venture team, ma tenta anche di liberare l'energia creativa di tutti i dipendenti dell'organizzazione. Il risultato più importante consiste nell'agevolare i "champion intellettuali" i quali vengono indicati come fautori, imprenditori o agenti di cambiamento; questi mettono a disposizione il tempo e l'energia necessaria per fare in modo che le cose accadano, e lottano per superare la naturale resistenza al cambiamento e per convincere gli altri alla nuova idea.

I champion intellettuali si dividono in due tipologie: il campione tecnico o di prodotto, è la persona che genera o adotta e sviluppa un'idea relativa a un innovazione tecnologica e si dedica ad essa, anche fino a rischiare la propria posizione o il proprio prestigio, e il campione gestionale, che agisce come sostenitore e sponsor dell'idea, per proteggerla e promuoverla all'interno dell'organizzazione; riconosce le potenziali applicazioni dell'idea e a il prestigio e l'autorità per assicurarle una sufficiente visibilità e l'allocazione di risorse.

I campioni tecnici e gestionali lavorano spesso insieme, dal momento che un'idea di carattere tecnico avrà maggiori possibilità di successo se si trova un manager che lo sponsorizzi (NOKIA).

·        Nuovi prodotti e servizi

Tasso di successo per i nuovi prodotti

Vi è molta incertezza associata allo sviluppo e alla commercializzazione di nuovi prodotti, i quali spesso si rivelano un fallimento, ma fa tutto parte del business di ogni settore. Le aziende di prodotti alimentari confezionati spendono miliardi nella ricerca e sviluppo d nuovi prodotti, ma molti di essi falliscono ogni anno. L'innovazione di prodotto è uno dei modi principali con cui esse si adottano ai cambiamenti che si verificano nei mercati, nelle tecnologie e nel gioco competitivo.

Ragioni alla base del successo di un nuovo prodotto

Il successo di un'innovazione è legato alla collaborazione tra le unità tecniche e di marketing. I nuovi prodotti davano maggiore attenzione verso i consumatori.

Gli aspetti fondamentali quindi sono: una migliore comprensione della necessità del cliente e molta più attenzione agli aspetti di marketing, un uso più efficace di tecnologia e aiuti esterni, e un supporto da parte della direzione generale proveniente dai manager con maggiore competenza e autorevolezza

Modello di collegamento orizzontale

La progettazione organizzativa, per l'ottenimento di un'innovazione di prodotto, coinvolge tre aspetti:

- Specializzazione: le unità chiave nel processo di sviluppo di un nuovo prodotto sono la ricerca e sviluppo, il marketing e al produzione. Il personale di tutte e 3 queste unità deve essere estremamente competente circa i propri compiti, in quanto le varie unità hanno competenze, obiettivi e attitudini appropriati alle loro specifiche funzioni;

- Ruoli di confine: ogni unità coinvolta nei nuovi prodotti deve avere un ottimo collegamento con i settori rilevanti dell'ambiente esterno. Il personale del marketing è strettamente collegato con i bisogni dei consumatori; i dipendenti di questa unità ascoltano ciò che i clienti hanno da dire e analizzano i prodotti dei concorrenti e i suggerimenti dei distributori.

- Collegamenti orizzontali: questo aspetto si traduce nel fatto che il personale delle unità tecniche, di marketing e di produzione condivide idee e informazioni cooperando tra di loro. La decisione di lanciare un nuovo prodotto è in definitiva una decisione congiunta di tutte e tre le unità. La maggior parte delle aziende si sforza di promuovere un alto livello di comunicazione e coordinamento sin dall'inizio della progettazione del prodotto e del processo di sviluppo.

Ottenere un vantaggio competitivo: la necessità di essere rapidi

Le aziende trasformano le idee in prodotti e servizi nuovi velocemente. La concorrenza basata sul tempo prevede che i prodotti e i servizi vengano consegnati più rapidamente dei concorrenti, ottenendo un vantaggio competitivo.

Un altro aspetto è quello di progettare prodotti che possano competere su scala globale e commercializzarli con successo a livello internazionale. Molti team sono globali perché sviluppano prodotti che soddisfano le esigenze dei consumatori di tutto il mondo [Ford Motor Company utilizza intranet e sistemi di tele - conferenza globale per collegare i team di progettazione di auto sparsi in tutto il mondo, per formare un gruppo unificato.

·        Cambiamenti strategici e strutturali

Le aziende hanno avuto la necessità di operare cambiamenti radicali nella strategia, struttura e nei processi di gestione, per adattarsi a nuove esigenze competitive. Molte aziende stanno decentrando il processo decisionale, eliminando i livelli di management. C'è uno spostamento verso strutture orizzontali, con team di personale di front line, con la responsabilità di prendere decisioni e risolvere i problemi autonomamente.

L'approccio duale

L'approccio duale al cambiamento organizzativo mette a confronto i cambiamenti di natura amministrativa, che riguardano la progettazione e la struttura dell'organizzazione (processi di ristrutturazione, gruppi di lavoro, sistemi di controllo.), e quelli di natura tecnica. I cambiamenti amministrativi si verificano con meno frequenza di quelli tecnici, e si verificano in risposta a vari settori ambientali e seguono un processo interno diverso da quello che caratterizza i cambiamenti tecnologici. Il nucleo amministrativo è in una posizione superiore rispetto al nucleo tecnico. La responsabilità del nucleo amministrativo include la struttura, il controllo e il coordinamento dell'organizzazione nel suo complesso e riguarda le sfere ambientali del governo, delle risorse finanziarie, delle condizioni economiche generali, delle risorse umane e dei concorrenti dell'azienda. Il nucleo tecnico ha a che fare con la trasformazione delle materie prime in prodotti e servizi e coinvolge le sfere ambientali relative ai clienti e alla tecnologia.

La progettazione organizzativa per la realizzazione di un cambiamento amministrativo

Una struttura organizzativa meccanica è adatta a frequenti cambiamenti amministrativi, queste sono aziende caratterizzate da un tasso di personale amministrativo maggiore, da grandi dimensioni e sono centralizzate e formalizzate in confronto a organizzazioni che adottano molti cambiamenti tecnici [adozione di politiche anti - fumo, politiche contro le molestie sessuali o nuove procedure di sicurezza].

In una struttura organica, i dipendenti dei livelli inferiori hanno maggiore autonomia e libertà e possono opporre resistenza alle iniziative prese dall'alto. Questo tipo di struttura è adatta per frequenti cambiamenti tecnologici e sui prodotti.

·        Cambiamento culturale

Cambiare la cultura aziendale modifica il modo in cui viene svolto il lavoro in un'organizzazione e conduce a un impegno e una responsabilizzazione rinnovati da parte dei dipendenti e ad un legame più forte tra azienda e clienti.

Le forze del cambiamento culturale

Alcuni fattori che richiedono un cambiamento nella cultura e nella mentalità dei dipendenti sono:

-         il reengineering e lo spostamento verso forme organizzative orizzontali, questa trasformazione (da una struttura verticale ad una orizzontale) modifica il modo in cui manager e dipendenti devono capire lo svolgimento del lavoro e richiede una maggiore attenzione verso l'empowerment dei dipendenti, la collaborazione, la condivisione delle informazioni e il soddisfacimento delle esigenze dei clienti. I manager considerano i dipendenti come colleghi e i dipendenti si abituano ad avere un grado più alto di autonomia e responsabilità;

-         una maggiore diversità di dipendenti e clienti, molte organizzazioni stanno adottando nuovi metodi di assunzioni, promozione, programmi di formazione, severe politiche contro le molestie sessuali e la discriminazione razziale e nuovi programmi di benefit in risposta ad una forza lavoro varia;

-         la learning organization, richiede l'abbattimento delle barriere all'interno dell'organizzazione e tra organizzazioni diverse per creare aziende concentrate sulla condivisione della conoscenza e sull'apprendimento continuo. Una learning organization non esiste senza una cultura aperta, che pone l'attenzione sull'uguaglianza, l'adattabilità e la partecipazione dei dipendenti.

Interventi di sviluppo organizzativo per il cambiamento culturale

Un metodo per raggiungere un cambiamento culturale è rappresentato dallo "sviluppo organizzativo" (organization development, OD) che si concentra sugli aspetti umani e sociali dell'organizzazione, come strumenti per migliorare la capacità dell'organizzazione di adattarsi e risolvere i problemi, e sfrutta la conoscenza delle scienze comportamentali per creare un ambiente di apprendimento attraverso il rafforzamento della fiducia, il confronto aperto sui problemi, la responsabilizzazione e la partecipazione dei dipendenti., per apportare cambiamenti negli atteggiamenti individuali e nelle relazioni interpersonali. Vi sono varie tecniche utilizzate per il miglioramento delle competenze degli individui attraverso l'OD:

-         interventi su grandi gruppi, le prime attività  si occupavano di piccoli gruppi, mentre recentemente le tecniche OD si rivolgevano a gruppi più numerosi, idonei a realizzare trasformazioni o cambiamenti radicali nelle organizzazioni che operano in ambienti complessi. Questo approccio riunisce membri di ogni parte dell'organizzazione in un contesto esterno all'organizzazione per discutere problemi e opportunità e pianificare il cambiamento;

-         team building, promuove l'idea che le persone che lavorano insieme possono operare come un gruppo di lavoro, creato per occuparsi di aspetti relativi a conflitti emersi, obiettivi, al processo decisionale, alla comunicazione. tale attività aumenta aumentano la comunicazione e la collaborazione e rafforzano la coesione dei gruppi organizzativi;

-         attività trans - unità, i rappresentanti di varie unità vengono riuniti in un unico luogo per far emergere i conflitti, diagnosticarne le cause e studiare i miglioramenti nella comunicazione e nel coordinamento. Questo tipo di intervento è stato applicato a conflitti tra sindacati e management, tra sede centrale e uffici locali, tra unità organizzative diverse e tra aziende in casi di fusione.

·        Strategie per la realizzazione del cambiamento

La fase di realizzazione del cambiamento è la parte più importante del processo ma anche la più difficile, in quanto il cambiamento comporta trasformazioni impegnative e costituisce motivo di disagio per i manager e per i dipendenti.

Leadership per il cambiamento

È necessaria una forte leadership per guidare i dipendenti attraverso la turbolenza e l'incertezza e costruire un senso di dedizione verso il cambiamento a livello dell'intera organizzazione. Un cambiamento ha successo solo quando i dipendenti sono disposti a dedicare il tempo e l'energia necessari per raggiungere nuovi obiettivi , e sopportare anche tensioni e difficoltà. I leader si occupano di costruire un senso di impegno comune a livello dell'intera organizzazione, facendo attraversare ai dipendenti i tre stadi del processo di sviluppo dell'impegno nei confronti del cambiamento:

- preparazione, dove i dipendenti conoscono il cambiamento attraverso promemoria, riunioni, discorsi ufficiali e si rendono conto che il cambiamento influirà sul loro lavoro;

- accettazione, dove i leader dovrebbero aiutare i dipendenti a sviluppare una comprensione dell'impatto complessivo del cambiamento e dei risultati positivi che possono derivare dalla sua realizzazione;

- sviluppo del senso di impegno comune, che prevede le fasi di insediamento, un processo di prova del cambiamento, che da ai leader l'opportunità di discutere i problemi dei dipendenti e di costruire una motivazione verso l'azione concreta, e di istituzionalizzazione, dove i dipendenti vedono il cambiamento non come qualcosa di nuovo, ma come parte normale delle attività organizzative.

Barriere al cambiamento

Esistono diverse barriere al cambiamento, a livello sia individuale sia organizzativo:

-         l'eccessiva attenzione ai costi, il management pensa che i costi rappresentano l'aspetto più importante, quindi non si concentrano sul fatto che l'importanza del cambiamento è focalizzata su altri aspetti, come la motivazione dei dipendenti o la soddisfazione dei clienti;

-         la mancata percezione dei benefici, qualsiasi cambiamento significativo produrrà reazioni sia positive sia negative;

-         la mancanza di coordinamento e di cooperazione organizzativo, il conflitto deriva spesso dalla mancanza di coordinamento adeguato per la realizzazione del cambiamento;

-         l'avversione all'incertezza, è necessaria una comunicazione costante  per eliminare l'incertezza;

-         il timore di privazioni a livello individuale, i manager e i dipendenti possono temere la perdita di potere e status o anche del proprio porto di lavoro, quindi essi dovrebbero essere coinvolti il più possibile nel processo di cambiamento.

Tecniche per la realizzazione del cambiamento

Esistono diverse tecniche che possono essere utilizzate per realizzare un cambiamento con successo:

-         diffondere un senso di urgenza e necessità al cambiamento, quando i manager riscontrano una reale necessità di cambiamento;

-         istituire una coalizione per guidare il processo di cambiamento, i manager devono formare una coalizione di persone provenienti da ogni parte dell'organizzazione che abbiano il potere e l'influenza sufficienti a guidare il processo di cambiamento. Deve esserci il sostegno del top management per ogni progetto di cambiamento;

-         creare una visione e una strategia per raggiungere il cambiamento, i leader si concentrano sulla formulazione e l'articolazione di una visione convincente e di una strategia che guideranno il processo di cambiamento;

-         trovare un idea che risponda alla necessità, che implica procedure di ricerca, come colloqui con altri manager, creazione di task force, con il compito di esaminare il problema;

-         elaborare piani per superare la resistenza al cambiamento, il manager deve riconoscere l'esistenza di conflitti, minacce e potenziali perdite percepite dai dipendenti. I manager possono utilizzare delle strategie per superare il problema della resistenza, come un allineamento alle necessità e a gli obiettivi degli utenti, includere gli utenti nel processo di cambiamento, comunicando e formando loro, fornire sicurezza psicologica e in rari casi forzare l'innovazione se è necessario;

-         creare team di cambiamento;

-         incoraggiare i champion intellettuali, chi si fa promotore di una nuova idea nella quale è coinvolto, si assicura che tutte le attività tecniche siano corrette e completate.

CAP 12    PROCESSI DECISIONALI

Il processo decisionale si colloca in un contesto caratterizzato da una serie di fattori in costante cambiamento, informazioni incerte e punti di vista contrastanti.

·        Definizioni

La "decisione organizzativa" è definita come il processo di identificazione e risoluzione dei problemi. Il processo è costituito da due stadi principali:

-         identificazione del problema: le informazioni sulle condizioni ambientali e organizzative sono monitorate al fine di determinare se le prestazioni siano o meno soddisfacenti e diagnosticare la causa delle insufficienze;

-         soluzione del problema: corrisponde al momento in cui si prendono in considerazione i possibili percorsi di azione e si sceglie e si realizza un'alternativa.

Le decisioni organizzative hanno diversi gradi di complessità e possono essere suddivise in:

-         decisioni programmate: sono ripetitive e ben definite, ed esistono procedure per la risoluzione del problema. Sono strutturate perché i criteri di prestazione sono chiari, sono disponibili buone informazioni sulle prestazioni attuali, le alternative sono facilmente specificate con la probabilità di avere successo. Esempi di decisioni programmate sono le regole di decisione, come la scelta di quando sostituire una fotocopiatrice in uffici, quando rimborsare i manager per le spese di viaggio.

-         decisioni non programmate: sono nuove e poco definite e non esiste alcuna procedura per la risoluzione del problema. Sono utilizzate quando un'organizzazione non ha precedente esperienza del problema e non sa come affrontarlo. Non esistono criteri precisi di decisioni, le alternative sono confuse e vi è incertezza sull'efficacia di ogni soluzione proposta. Tipicamente per ogni decisione non programmata possono essere sviluppate poche alternative, quindi ogni singola soluzione è ritagliata su misura per il problema. Molte decisioni implicano una pianificazione strategica, perché l'incertezza è grande e le decisioni sono complesse. Esempi di decisioni non programmate vengono dall'aviazione civile, che sta attraversando un periodo di recessione a causa della paura del terrorismo. Le decisioni non programmate particolarmente complesse sono considerate "maligne", in quanto associati a conflitti manageriali su obiettivi e alternative, su circostanze che cambiano rapidamente, perché la definizione del problema può rivelarsi un compito arduo.

I manager di oggi affrontano una serie più alta di decisioni non programmate, in quanto si lavora in un ambiente competitivo in rapido cambiamento. L'ambiente attuale ha determinato un aumento sia di numero sia di decisioni che devono essere prese e richiede l'attivazione di nuovi processi decisionali.

·        Decisioni individuale

Può essere descritta in due modi:

Approccio razionale

Enfatizza la necessità di analisi sistematiche del problema, seguite da una scelta e dalla realizzazione, lungo una sequenza logica precisa. Aiuta i manager a prendere decisioni in modo sistematico e razionale, anche in assenza di informazioni chiare. Esistono otto fasi:

  1. Monitorare l'ambiente: un manager controlla le informazioni interne ed esterne che indicheranno deviazioni dal comportamento programmato o accettabile. Parla ai colleghi e revisiona i rendiconti finanziari, le valutazioni di prestazioni, gli indici di settori, le attività dei concorrenti.
  2. Definire il problema: il manager identifica i dettagli essenziali del problema (dove, quando, chi era coinvolto, interessato e qual è l'impatto sulle attività attuali);
  3. Specificare gli obiettivi della decisione: il manager determina quali risultati di performance dovrebbero essere ottenuti come una conseguenza di una decisione.
  4. Diagnosticare il problema: il manager cerca di capire la causa del problema; per agevolare la diagnosi possono essere raccolti dati aggiuntivi. La comprensione della causa permette di individuare la linea di azione appropriata (scarse vendite dovute al ribasso dei prezzi della concorrenza, o non aver collocato gli articoli più promettenti in una posizione visibile);
  5. Sviluppare soluzioni alternative: prima che un manager possa realizzare un piano di azione, deve avere una visione chiara delle diverse opzioni disponibili per ottenere gli obiettivi desiderati. Il manager può andare alla ricerca di idee e suggerimenti rivolgendosi ad altre persone (acquisto di nuovi prodotti);
  6. Valutare le alternative: implica l'uso di tecniche statistiche o delle esperienze personali per valutare la probabilità di successo;
  7. Scegliere l'alternativa migliore: rappresenta il nucleo del processo decisionale. Il manager utilizza la sua analisi del problema, degli obiettivi e delle alternative per selezionare il percorso di azione con le maggiori possibilità di successo (ridurre i personale al posto di investire in pubblicità o applicare ribassi);
  8. Realizzare l'alternativa scelta: il manager utilizza le sue capacità manageriali, amministrative e la sua abilità di persuasione per assicurare che la decisione presa sia portata a termine.

I primi 4 appartengono allo stadio di identificazione del problema, mentre gli altri rappresentano lo stadio di soluzione del problema del processo decisionale.

Il tentativo di essere razionale può essere limitato perché le decisioni devono essere prese molto velocemente o vie è complessità di molti problemi.

Prospettiva della razionalità limitata

Le grandi decisioni non sono solo complesse per essere trattate in modo completo, ma molti altri vincoli ostacolano l'azione del responsabile della decisione. Le circostanze sono ambigue e richiedono sostegno sociale, una prospettiva condivisa, accettazione e accordo.

Il processo decisionale è influenzato anche dalla cultura aziendale e dai valori etici. I manager prendono decisioni per compiacere i superiori, coloro che percepiscono come i detentori del potere o altre persone che rispettano e vogliono emulare.

La prospettiva della razionalità limitata è spesso associata a processi decisionali "intuitivi", basandosi sull'esperienza e giudizio personale, piuttosto che sulla logica o il ragionamento. L'importanza dell'intuizione è sostenuta da un crescente corpo di ricerca svolta in discipline come la psicologia, la scienza dell'organizzazione.

Una visione troppo semplice di un problema spesso porta al fallimento decisionale e i manager preferiscono rispondere in modo intuitivo ad un problema piuttosto che ad un'opportunità. I processi intuitivi sono utilizzati anche nella fase di soluzione del problema. I dirigenti decidono senza espliciti riferimenti all'impatto sugli utili o su altri fattori misurabili.

Questi tipi di prospettive si adattano a decisioni non programmate, che implicano la non disponibilità di dati forti e procedure logiche.

·        I processi decisionali organizzativi

Molte decisioni organizzative coinvolgono numerosi manager. L'identificazione del problema e la soluzione interessano molte aree aziendali e possono coinvolgere altre organizzazioni superando l'ambito decisionale di un singolo dirigente. Esistono 4 tipi di processi decisionali, influenzati da diversi fattori, come la struttura interna delle organizzazioni o il grado di stabilità o instabilità dell'ambiente esterno.

L'approccio delle scienze manageriali

Corrisponde all'approccio razionale utilizzato dai singoli manager. Fare calcoli veloci attraverso prove ed errori o usando l'intuizione richiedono troppo tempo e non garantiscono il successo. Quindi importante è la scienza manageriale. Ha avuto successo nella soluzione di molti problemi militari, si è diffuso nelle aziende e nelle scuole di business. E' un eccellente strumento a supporto dei processi decisionali organizzativi quando i problemi sono analizzabili e quando le variabili possono essere misurabili e identificate. La scienza manageriale può risolvere in modo preciso e veloce problemi molto diversi che hanno troppe variabili esplicite per poter essere trattate dall'uomo (trovare il luogo giusto per un supermercato, trivellare in cerca di petrolio., scheduling dei dipendenti delle linee aeree, del personale delle ambulanze, degli operatori telefonici.). La sempre più sofisticata tecnologia informatica e i software disponibile permettono alla scienza manageriale di coprire una gamma di problemi sempre più ampia [Kellogg Company utilizza sistemi di entrerprise resource planning e un sistema chiamato Kellogg Company System per prendere decisioni operative che ottengono un coordinamento della produzione e distribuzione a livello globale dei cereali]. Essa è stata anche causa di molti fallimenti; negli anni recenti molte banche hanno iniziato ad utilizzare sistemi di punteggio computerizzati per valutare i crediti, ma alcuni sostengono che il giudizio umano sia indispensabile per ponderare correttamente alcune circostanze.

Un problema di questo approccio è che i dati quantitativi non sono ricchi e non trasmettono la conoscenza tacita. Le analisi matematiche non sono importanti quanto la conoscenza personale del manager, se i fattori più rilevanti non possono essere quantificati e inclusi nel modello.

Il modello Carnegie

È basato sul lavoro di Cyert, March e Simon studiosi della Carnegie-Mellon University. La loro ricerca a aiutato a formulare l'approccio della razionalità limitata alla decisione individuale e ha fornito nuove riflessioni riguardo alle decisioni organizzative. Secondo Carnegie le decisioni di livello organizzativo coinvolgono molti manager e la scelta finale si basa su una loro coalizione. La coalizione è un'alleanza tra numerosi manager che concordano sugli obiettivi organizzativi e sulle priorità dei problemi. Le coalizioni manageriali sono necessarie per 2 ragioni:

-         quando gli obiettivi sono ambigui e contrastanti, i manager dissentono sulla priorità dei problemi, essi devono negoziare sui problemi e costituire una coalizione finalizzata a stabilire quali risolvere;

-         i singoli manager si propongono di essere razionali ma sono soggetti a dei limiti, non hanno il tempo, le risorse o le capacità necessarie per identificare tutte le dimensioni e trattare tutte le informazioni su una decisione. Per questo motivo si creano delle coalizioni, scambiando punti di vista per raccogliere informazioni e ridurre l'ambiguità.

Tale processo ha numerose implicazioni per il comportamento decisionale nelle organizzazioni. Le decisioni sono prese per essere soddisfacenti invece che per ottimizzare le soluzioni del problema. Le organizzazioni accettano un livello soddisfacente di prestazioni che uno massimo, il che consente loro di raggiungere numerosi obiettivi contemporaneamente. I manager, inoltre, sono interessati ai problemi attuali e a soluzioni di efficacia immediata, essi si impegnano alla ricerca per problemi, ovvero esplorano l'ambiente circostante alla ricerca di una soluzione che risolva velocemente il problema.

Per questo modello la ricerca è sufficiente a produrre una soluzione soddisfacente e i manager adottano solitamente la prima alternativa utile che emerge.

Il modello del processo decisionale incrementatale

Henry Mintzberg e i suoi collaboratori si sono avvicinati al tema del processo decisionale partendo da una prospettiva diversa. Esse hanno identificato 25 decisioni prese nelle organizzazione e hanno approfondito gli eventi associati a queste decisioni, portando all'identificazione di ogni passo della sequenza di pensieri e azioni che porta alla decisione (modello del processo decisionale incrementale), questo pone minore enfasi sui fattori politici e sociali descritti nel modello di Carnegie, ma dice molto di più sulla sequenza strutturata delle attività intraprese dalla scoperta di un problema alla sua soluzione.

Una scoperta scaturita da questa ricerca è che le più importanti scelte di un'organizzazione sono costituite da una serie di piccole scelte che si combinano per la decisione principale. Le organizzazione si spostano attraverso numerosi punti di decisioni e possono incontrare barriere che Mintzberg ha chiamato "arresti decisionali". Un arresto può significare che un'organizzazione deve ritornare su una precedente decisione e provare qualcosa di nuovo. Esistono 3 fasi in questo modello:

·        Fase dell'identificazione: significa riconoscere un problema e prendere una decisione, raccogliendo informazioni e diagnosticando il problema, che nasce quando cambiano gli elementi dell'ambiente esterno o quando le prestazioni interne sono percepite come inferiori agli standard attesi;

·        Fase dello sviluppo: si verifica quando viene modellata una soluzione per risolvere il problema; esso consiste nella ricerca di alternative, di soluzioni e nel progettare una soluzione ad hoc attraverso un processo "prove ed errori";

·        Fase della selezione: si verifica con la scelta della soluzione, che può essere realizzata in 3 modi: la forma di giudizio, utilizzata quando la scelta finale ricade su un singolo responsabile e richiede un giudizio basato sull'esperienza; la contrattazione, che si verifica quando la selezione coinvolge un gruppo di responsabili; ogni responsabile può aver un interesse diverso nel risultato emergendo il conflitto, fino a quando non si forma una coalizione; l'autorizzazione, quando una decisione è accettata formalmente dall'organizzazione. L'autorizzazione è di routine perché la competenza e la conoscenza appartengono ai responsabili inferiori che hanno identificato il problema e hanno sviluppato la soluzione.

Fattori dinamici

La maggior parte delle decisioni ha luogo in un lungo periodo di tempo, quindi le circostanze cambiano. La decisione è un processo dinamico che può richiedere molti cicli prima che un problema venga risolto.

·        La learning organization

Alcune organizzazioni sono caratterizzate da incertezza con riferimento sia alla fase di identificazione sia allo stadio di soluzione del problema. Sono stati sviluppati due approcci al processo decisionale per aiutare i manager a fronteggiare questa incertezza e complessità.

Combinare il modello Carnegie e il modello del processo incrementale

Quando gli argomenti sono ambigui o quando i manager sono in conflitto sulla gravità del problema, sono necessarie discussioni, negoziato e coalizioni. Una volta raggiunto l'accordo sul problema, l'organizzazione può orientarsi verso una soluzione.

Il processo incrementale sottolinea i vari passi da compiere per raggiungere una soluzione, provando diverse soluzioni per verificare l'efficacia. Se la soluzione non è chiara può essere impostato un modello di ricerca per prove ed errori.

Modello del contenitore dei rifiuti

Aiuta a pensare all'organizzazione nel suo complesso e alle frequenti decisioni che i manager prendono in ogni parte di essa.

Anarchie organizzate

Le situazioni caratterizzate da un elevata incertezza si chiamano anarchie organizzative, una forma organica di organizzazione. Esse non si affidano alla tradizionale gerarchia verticale di autorità e alle procedure decisionali burocratiche e sono determinate da tre caratteristiche: preferenze problematiche, dove obiettivi, problemi e alternative sono poco definiti; tecnologia non chiara e poco interiorizzata, è difficile identificare i rapporti causa - effetto all'interno dell'organizzazione; turnover, le posizioni organizzative sperimentano un elevato turnover dei titolari.

L'anarchia organizzata descrive organizzazioni caratterizzate da un rapido cambiamento e da un ambiente non burocratico.

Flussi di eventi

Il processo decisionale non è visto come una sequenza di passi che inizia con un problema e termina con una soluzione.

Ci sono quattro flussi rilevanti ai fini del processo decisionale organizzativo:

-         problemi, punti di insoddisfazione verso le attività e le prestazioni correnti. Rappresentano un divario tra prestazioni desiderate e attività attuali. Un problema può condurre ad una soluzione e potrebbero anche non essere risolti dalle soluzioni adottate;

-         soluzioni potenziali, una soluzione è un'idea che qualcuno propone per essere adottata, fornendo un flusso di soluzioni alternative

-         partecipanti, sono i dipendenti che circolano nell'organizzazione, i quali si differenziano per le loro idee, la loro percezione dei problemi, la loro esperienza.

-         opportunità di scelta, sono le circostanze in cui di solito un'organizzazione prende una decisione. Si presentano quando i contratti sono firmati, le persone sono assunte o un nuovo prodotto è autorizzato.

Conseguenze

Sono quattro:

-         le soluzioni possono essere proposte anche quando i problemi non esistono (utilizzo del computer negli anni '60);

-         le scelte sono fatte senza risolvere i problemi, come la creazione di un nuovo ufficio o reparto in modo errato;

-         i problemi possono persistere senza essere risolti, quando i partecipanti si abituano a certi problemi e smettono di cercare una soluzione per essi;

-         alcuni problemi trovano una soluzione, quando il processo di decisione funziona.

·        Modello contingente per il processo decisionale

L'uso di un approccio è condizionato dalle caratteristiche dell'organizzazione. Esistono due variabili organizzative che determinano l'utilizzo dei vati approcci decisionali.

Il consenso sui problemi

Si riferisce all'accordo tra i manager sulla natura di un problema o di un'opportunità e su quali obiettivi e risultati perseguire. Tende ad essere basso quando le organizzazioni sono differenziate. Gli ambienti incerti spingono le unità organizzative a differenziarsi su obiettivi e atteggiamenti e a specializzarsi in specifiche aree di attività. La differenziazione conduce a disaccordo e conflitto sugli obiettivi organizzativi.

Conoscenza tecnica relativa alle soluzioni

Si riferisce alla comprensione e all'accordo sul modo in cui risolvere i problemi e ottenere gli obiettivi organizzativi. Quando i mezzi sono ben conosciuti e compresi, le alternative appropriate possono essere identificate e calcolate con qualche grado di certezza.

Il modello contingente

Riunisce le due dimensioni del consenso sul problema e della conoscenza tecnica delle soluzioni. Ogni casella rappresenta una situazione organizzativa associabile agli approcci al processo decisionale.

                   Certo                             Consenso sul problema              Incerto

1.

Individuo: approccio razionale, conforto.

Organizzazione: scienze manageriali.

2.

Individuo: negoziazione, formazione di coalizione.

Organizzazione: modello Carnegie.

3.

Individuo: giudizio, prove ed errori.

Organizzazione: modello del processo decisionale incrementale.

4.

Individuo: negoziazione e giudizio, ispirazione e imitazione.

Organizzazione: modello di Carnagie e del processo incrementale, evolventi nel modello del contenitore di rifuiti.

Certo

Conoscenza

della

soluzione

Incerto

Casella 1

Vengono utilizzate procedure razionali di decisione perché i problemi sono condivisi, i rapporti causa - effetto sono chiari e c'è poca incertezza. È possibile identificare le alternative e adottare la soluzione migliore attraverso analisi e calcoli.

Casella 2

Siamo in presenza di un elevata incertezza sui problemi e sulle priorità e vengono utilizzati la contrattazione e il compromesso per ottenere il consenso. I manager dovrebbero perseguire un'ampia partecipazione per ottenere il consenso nel processo decisionale. L'organizzazione non procederà come un'unità integrata.

Casella 3

I problemi e gli standard di prestazione sono certi, ma le soluzioni tecniche alternative sono vaghe e incerte. L'intuizione costituirà la linea di condotta del manager, il quale farà affidamento sull'esperienza passata e sul giudizio, gli approcci razionali e analitici non sono efficaci, perché le alternative non possono essere né identificate né calcolate. Quando si presentano nuovi problemi, l'organizzazione può tornare indietro nel ciclo e ricominciare nuovamente. Alla fine, l'organizzazione acquisterà l'esperienza sufficiente per risolvere il problema in modo soddisfacente.

Casella 4

È caratterizzata da una elevata incertezza riguardo a problemi e soluzioni.

Il manager, per risolvere i problemi, può costruire una coalizione per stabilire gli obiettivi e le priorità e utilizzare il giudizio o il procedimento per prove e errori.

Possono essere richieste tecniche aggiuntive, come l'ispirazione, che si riferisce ad una soluzione innovativa e creativa, non scaturita da procedure logiche, è basata sulla profonda conoscenza e comprensione di un problema, e l'imitazione, consiste nell'adottare una decisione presa altrove nella speranza che funzioni anche nella situazione precedente.

·        Circostanze di decisioni particolari

Ambienti ad alta velocità

Le aziende prendono decisioni in ambienti ad alta velocità per capire se esse tendono ad abbandonare gli approcci razionali o se abbiano il tempo sufficiente per un'implementazione di tipo incrementale. Per aumentare le probabilità di riuscita in condizioni di alta velocità, alcune organizzazioni stimolano un conflitto costruttivo attraverso la tecnica chiamata punto - contrappunto, in base alla quale i decisori vengono divisi in due gruppi e incaricati di responsabilità diverse e contrastanti. I gruppi si scambiano proposte, discutendo le varie opzioni finché non arrivano ad un insieme condiviso di idee e raccomandazioni. Può non essere raggiunto l'obiettivo, ma questo consente di esaminare diverse opzioni e proporre le proprie opinioni, fornendo ai manager una visione più ampia.

Errori decisionali e apprendimento

Le decisioni organizzative producono molti errori, soprattutto se prese in condizioni di alta incertezza. I manager non possono determinare quale alternative risolveranno un determinato problema. L'organizzazione prede una decisione adottando un ottica di tentativi ed errori, se un'alternativa non ha successo, da questa l'organizzazione può apprendere e provarne un'altra che si adatti meglio alla situazione.

Incoraggiare il progresso attraverso tentativi ed errori facilita infatti l'apprendimento organizzativo.

Persistenza nell'errore

Ci sono due situazioni quando i manager continuano a persistere nell'errore.

La prima che i manager bloccano le informazioni negative quando essi sono personalmente responsabili di una decisione sbagliata, impiegano somme di denaro anche quando una strategia sembra errata.

La seconda riguarda che la coerenza e la persistenza sono valutate positivamente nella società attuale. I manager coerenti sono considerati migliori di quelli che passano da un approccio all'altro.

CAP 13    CONFLITTO, POTERE E POLITICA

Il conflitto è un risultato naturale e inevitabile dell'interazione di persone che possono avere opinioni e valori diversi, che mirano a diversi obiettivi e godono, nell'organizzazione, di un diverso accesso a risorse e informazioni. Gli obiettivi e i gruppi utilizzeranno il proprio potere e l'attività politica per gestire le differenze e i conflitti.

·        Il conflitto intergruppo nelle organizzazioni

Il conflitto intergruppo è caratterizzato da 3 elementi:

-         identificazione del gruppo, i dipendenti devono percepire se stessi come parte di un gruppo o di un'unità;

-         differenza osservabili tra i gruppi, i gruppi possono essere situati su piani diversi dell'edificio, i membri possono provenire da diversi contesti sociali. La capacità di identificarsi come una parte di un gruppo e osservare differenze rispetto ad altri gruppi è necessaria per il conflitto;

-         frustrazione, se un gruppo raggiunge il proprio obiettivo, l'altro non lo farà. Non è necessario che sia grave, ma basta che sia prevista per accedere il conflitto intergruppo, ovvero il comportamento che si verifica tra gruppi di un'organizzazione quando i partecipanti si identificano con un gruppo e hanno la percezione che un altro gruppo possa bloccare il raggiungimento dei loro obiettivi.

Per competizione si intende la rivalità tra i gruppi nel contendersi un premio comune, mentre il conflitto presume interferenze dirette con il raggiungimento degli obiettivi.

Il conflitto può verificarsi orizzontalmente, tra le unità, o verticalmente, tra diversi livelli di organizzazione. O fra gruppi come sindacati e management, o franchisee e franchisor.

Le fonti del conflitto

Le fonti di conflitto intergruppo sono:

Incompatibilità di obiettivi

il raggiungimento degli obiettivi di un unità interferisce spesso con gli obiettivi di un'altra unità. Il potenziale conflitto è quello tra marketing e produzione, perché gli obiettivi di queste due unità sono spesso in contrasto. Il marketing cerca di aumentare l'ampiezza della linea di prodotto per andare incontro alle preferenze dei clienti con la varietà, ma una linea di prodotto ampia significa cicli di produzione più brevi e costi maggiori.

Differenziazione

La specializzazione funzionale richiede personale con formazione, capacità, attitudine e orizzonti di tempo. La mancanza di fiducia all'interno dell'organizzazione può accentuare queste differenze naturali e incrementale il potenziale di conflitto tra le unità e con i top manager.

Interdipendenza dei compiti

Si riferisce alla dipendenza di un'unità da un'altra per materiali, risorse o informazioni. All'aumentare dell'interdipendenza aumenta il conflitto, nell'interdipendenza generica, le unità hanno poca necessità di interagire e il conflitto è minimo. Maggiore interdipendenza significa che le unità premono per avere una risposta veloce in quanto il loro lavoro non può procedere se non arriva il contributo dell'altra unità.

Risorse limitate

Le organizzazione hanno denaro limitato, strutture fisiche, risorse di personale e umane da condividere tra tutte le unità. Per centrare i propri obiettivi, i gruppi vogliono aumentare le risorse di cui possono disporre e ciò li porta al conflitto. I manager possono sviluppare strategie per ottenere il livello auspicato di risorse.

Le risorse sono anche indicatori di potere e dell'influenza all'interno di un'organizzazione.

Modello razionale e modello politico

Nel modello razionale di un'organizzazione, gli obiettivi sono allineati, c'è una differenziazione minima, le unità sono caratterizzate da interdipendenza generica e le risorse sembrano abbondanti.

I comportamenti non sono casuali o accidentali, gli obiettivi sono chiari e le scelte fatte in modo logico.

Nel modello politico le differenze sono grandi e i gruppi dell'organizzazione hanno interessi, obiettivi e valori separati. Il disaccordo e il conflitto sono normali, quindi il potere e l'influenza sono necessari per prendere le decisioni. Questo modello descrive le organizzazioni che si impegnano per un processo decisionale democratico che faccia partecipare e conferisca potere ai lavoratori.

·        Il potere e le organizzazioni

Il potere è la forza intangibile nelle organizzazioni, definito come la capacità potenziale di una persona di influenzare altre persone ad esigere un ordine o a fare qualcosa che altrimenti non farebbero.

Il potere è la capacità di una persona o di un'unità in un'organizzazione di influenzare altre persone per conseguire i risultati desiderati. La fonte deriva spesso da un rapporto di scambio in cui una posizione o unità fornisce risorse scarse o di valore ad altre unità.

Potere individuale e potere organizzativo

I manager hanno 5 fonti di potere personale:

  1. potere legittimo, è l'autorità garantita dall'organizzazione alla posizione formale che il manager ricopre;
  2. potere di ricompensa, deriva dalla capacità di conferire ricompense, promozioni, aumenti ad altre persone;
  3. potere coercitivo, l'autorità di punire o raccomandare una punizione;
  4. potere della competenza, deriva dalle maggiori capacità o conoscenze sui compiti da svolgere;
  5. potere di riferimento, deriva da caratteristiche personali tali che spingono ad ammirare i manager ed emularli o identificarsi con loro.

Potere e autorità

Anche l'autorità è una forza con cui ottenere i risultati desiderati, ma solo quando previsto dalle relazioni di gerarchia formale e di controllo. Sono tre le proprietà identificano l'autorità:

  1. l'autorità è conferita a posizioni organizzative, le persone hanno autorità per la posizione che ricoprono, non per le loro caratteristiche o risorse personali;
  2. l'autorità è accettata dai subordinati, i subordinati eseguono gli ordini perché credono che i titolari della posizione abbiano un diritto legittimo di esercitare l'autorità;
  3. l'autorità fluisce lungo la gerarchia verticale, l'autorità si esplica lungo la catena formale di comando e le posizioni al vertice della gerarchia sono investite di più autorità formale di quelle alla base.

Nelle organizzazione, il potere organizzativo può essere esercitato verso l'alto, verso il basso e orizzontalmente; l'autorità formale è esercitata verso il basso lungo la catena gerarchica ed equivale al potere verticale e al potere legittimo.

Fonti verticali e orizzontali di potere

Ci sono quattro fonti principali del potere verticale.

Posizione formale

I dipendenti di tutta l'organizzazione accettano il diritto legittimo del top management di stabilire obiettivi, prevedere decisioni e dirigere le attività. Il potere che proviene da posizioni formali è chiamato potere legittimo.

L'assegnazione di potere ai quadri intermedi e al personale è importante perché il potere permette ai dipendenti di essere produttivi: i dipendenti svolgono lavori non di routine e partecipano a gruppi e task force autonomi per risolvere i problemi, sono incoraggiati a essere flessibili e creativi e ad utilizzare la propria capacità.

Risorse

Le organizzazioni distribuiscono quantità consistenti di risorse, ogni anno nuove risorse sono assegnate dal topo management sotto forma di budget. L'alta direzione controlla le risorse e può determinare la loro distribuzione. L'assegnazione di risorse crea anche rapporti di dipendenza.

Controllo delle premesse alle decisioni e delle informazioni

L'alta direzione pone dei vincoli sulle decisioni prese a livelli inferiori, specificando un quadro decisionale di riferimento e delle linee guida. Il top management decide quale obiettivo un'organizzazione proverà a raggiungere, come aumentare la quota di mercato, mentre i dipendenti di livello più basso decidono come deve essere raggiunto un obiettivo.

Il controllo delle informazioni costituisce una fonte di potere. I manager sanno che nelle organizzazioni di oggi le informazioni sono una risorsa primaria.

Anche il middle management e i dipendenti di livello più basso hanno accesso ad informazioni in grado di aumentare il loro potere.

Centralità nella rete

Indica che si è collegati in un nodo centrale dell'organizzazione e si ha accesso a informazioni critiche per il successo dell'azienda.

I dirigenti superiori aumentano spesso il loro potere circondandosi di una rete di subordinati leali e usandola per tenersi informati su ciò che accade nell'organizzazione.

I dipendenti aumentano la loro centralità nella rete diventando conoscitore ed esperti di particolari attività o caricandosi di compiti difficili e acquisendo conoscenze specifiche che li rendono indispensabili ai superiori.

Fonti orizzontali di potere

Il potere orizzontale fa riferimento al rapporto tra unità. Di solito tutti i direttori di unità sono allo stesso livello sull'organigramma. Si dispone di alcuni indicatori che forniscono delle spiegazioni iniziali sulle differenze di potere tra unità.

Contingenze strategiche

Sono eventi e attività sia interni sia esterni ad un'organizzazione, essenziali per l'ottenimento degli obiettivi organizzativi.

Fonti di potere

Ci sono cinque fonti di potere, che si sovrappongono, ma ognuno fornisce un modo utile per misurare il potere orizzontale:

-         dipendenza, è un elemento chiave alla base del potere relativo. Il potere deriva dall'avere qualcosa che qualcun altro vuole. L'unità che riceve risorse è in una posizione inferiore rispetto all'unità che le fornisce. Importanti sono anche il numero e la forza delle dipendenze. Allo stesso modo, un'unità che si trovi in una posizione di scarso potere può guadagnare potere attraverso le dipendenze;

-         risorse finanziarie, il denaro può essere convertito in altri tipi di risorse che sono necessarie ad altre unità, genera dipendenza. Le unità che producono reddito per un'organizzazione hanno un potere maggiore;

-         centralità, riflette il ruolo di un'unità nell'attività principale di un'organizzazione. È associata al potere perché riflette il contributo dato all'organizzazione;

-         non sostituibilità, le funzioni di un'unità non possono essere svolte da altre risorse disponibili facilmente. Se un'organizzazione non ha alcuna fonte alternativa di conoscenza e informazioni, il potere dell'unità sarà maggiore;

-         fronteggiare l'incertezza, gli elementi dell'ambiente possono cambiare velocemente e risultare complessi e imprevedibili. Di fronte all'incertezza, i manager dispongono di poche informazioni sulla base delle quali intraprendere azioni appropriate. Una delle tecniche per fronteggiare l'incertezza è l'attività revisionale, o ottenere informazioni in anticipo, un'unità può ridurre l'incertezza di un'organizzazione prevedendo un evento,  o precedendo e prevenendo elementi negativi, o assorbire, quando un'unità esegue delle azioni per ridurne le conseguenze.

·        I Processi politici nelle organizzazioni

La politica è intangibile e difficile da misurare, è nascosta alla vista ed è difficile da osservare in modo sistematico.

Definizione

La politica è l'uso del potere per influire sulle decisioni al fine di ottenere quei risultati. L'esercizio del potere e l'influenza hanno condotto a due modi di definire la politica, come un comportamento volto all'interesse personale e implica attività che non sono legittimate entro l'organizzazione generando conflitti, la politica implica l'inganno e la disonestà per scopi  di interesse personale e conduce al conflitto e alla disarmonia all'interno dell'ambiente di lavoro. Anche se la politica può essere usata in modo negativo, l'uso appropriato del comportamento politico serve agli obiettivi dell'organizzazione.

Il potere può essere visto anche come un processo di decisione naturale nelle organizzazioni, finalizzato a risolvere le differenze tra i gruppi di interesse dell'organizzazione. La politica è il processo di contrattazione e di negoziazione utilizzato per superare i conflitti e le differenze di opinione.

Per politica organizzativa si intende che l'esercizio dell'attività politica entro l'organizzazione implica l'acquistare, sviluppare e utilizzare potere e altre risorse per ottenere il risultato desiderato quando c'è incertezza o disaccordo sulle scelte.

Il comportamento politico può essere una forza sia positiva sia negativa. L'incertezza e il conflitto sono naturali e inevitabili, e la politica è il meccanismo per raggiungere un accordo; essa comprende discussioni informali che permettono ai partecipanti di arrivare al consenso e di prendere decisioni.

Quando si usa l'attività politica?

I tre ambiti dell'attività politica (le aree in cui la politica gioca un ruolo) nella maggior parte delle organizzazione sono il cambiamento delle strutture, come l'assunzione di nuovi dirigenti, le promozioni e i trasferimenti, la successione del management, può generare incertezza, discussione e disaccordo, i direttori possono utilizzare le assunzioni e le promozioni per rafforzare le reti di alleanze e coalizioni. La terza area è l'assegnazione delle risorse, che riguardano tutte le risorse necessarie alle attività organizzative, come stipendi, bilanci operativi, dipendenti.

·        L'utilizzo del potere, della politica e della collaborazione

Tattiche per aumentare il potere

Sono quattro:

-         entrare in aree ad alta incertezza, se i manager sanno identificare le incertezze chiave e fare dei passi per rimuoverle, al base di potere dell'unità sarà aumentata. Le incertezze possono nascere da arresti sulla linea di assemblaggio, dalla qualità necessaria a un nuovo prodotto. I compiti incerti non saranno risolti subito, ma sono necessarie delle prove ed errori;

-         creare dipendenze, il potere può essere aumentato generando obblighi, fare del lavoro aggiuntivo che supporta altre unità obbligherà tali unità a ricambiare in futuro. Si può ridurre la dipendenza da altre unità acquisendo informazioni o l'esperienza necessaria;

-         fornire risorse scarse, importanti per la sopravvivenza delle organizzazioni;

-         soddisfare le contingenze strategiche.

Tattiche politiche per l'utilizzo del potere

-         creare coalizioni, impegnare il tempo a parlare con altri manager per convincerli del proprio punto di vista. Importante è la predisposizione di buoni rapporti interpersonali, basati sulla stima, fiducia e rispetto;

-         espandere la rete, che può essere estesa arrivando a stabilire un contatto con ulteriori manager, creando nuove alleanze attraverso l'assunzione, il trasferimento e la promozione, o assumendo dei dissenzienti;

-         controllare le premesse alle decisioni, ovvero porre dei limiti alla libertà di una decisione, come selezionare o limitare le informazioni fornite ad altri manager;

-         aumentare la legittimità e la competenza;

-         rivolgere un appello diretto, l'attività politica è efficace solo quando gli obiettivi e le necessità sono resi espliciti in modo che l'organizzazione possa rispondere. Una proposta esplicita riceverà un trattamento positivo, in quanto le altre alternative sono meno definite.

Tattiche per l'aumento della collaborazione

Importante è ridurre il conflitto stimolando la cooperazione e la collaborazione tra unità per sostenere il conseguimento degli obiettivi organizzativi. Le tattiche sono:

-         creare strumenti di integrazione, gruppi, task force e project manager, coinvolgere rappresentanti di unità in conflitto in gruppi congiunti di risoluzione dei problemi è un modo efficace per aumentare la collaborazione;

-         utilizzare il confronto e il negoziato, il primo si verifica quando le parti in conflitto si confrontano direttamente le une con le altre e provano a considerare le differenze reciproche, il secondo è il processo di contrattazione che si verifica durante il confronto e che permette alle parti di raggiungere sistematicamente una soluzione. Un tipo di negoziato per risolvere le divergenze tra lavoratori e management è la contrattazione collettiva;

-         programmare una consulenza intergruppo, serve per ridurre il conflitto, in quanto implica il coinvolgere delle parti in contrasto, dando modo ad ognuna di presentare la sua versione della realtà;

-         praticare la rotazione delle persone, può essere chiesto ad individui di unità di lavorare in un'altra unità in maniera provvisoria o permanente. Questo permette uno scambio sicuro e accurato nei punti di vista e delle informazioni;

-         creare una missione condivisa e degli obiettivi sovraordinati, con un personale unito e cooperativo. Gli obiettivi devono essere sostanziali e ai dipendenti deve essere concesso il tempo di lavorare in cooperazione per tali obiettivi. Il più potente obiettivo è la sopravvivenza dell'impresa, se un'organizzazione sta per fallire e si rischia di perdere il posto di lavoro, tutti i gruppi cercando di salvare l'organizzazione dimenticando le loro differenze.

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